Lathund för regler vid utlämnande av allmän handling

Vem tar ställning?

• I första hand är det den tjänsteman/handläggare som har hand om handlingen som tar
  ställning till om den ska lämnas ut eller inte. Om en handling är både allmän och
  offentlig kan den alltså lämnas ut av handläggaren.
• Bedömer handläggaren att det finns något hinder mot att lämna ut handlingen ska
  frågan överlämnas till den som har delegation på att ta beslut om utlämnande av
  allmän handling. Om allt det som sökanden efterfrågar kan lämnas ut, krävs inget
  formellt beslut utan utlämnande betraktas som verkställighet.
• Ansvarig för beslut i fråga om utlämnande av allmän handling i enskilt ärende är
  enhetschef. Denne gör tillsammans med socialsekreteraren en menprövning av
  materialet. Nämndsekreteraren har dock ansvar i ärenden där det varken finns
  enhetschef eller socialsekreterare som har kännedom (Se 1 under Förklaring termer) om ärendet samt då myndighet begär ut handlingar (Se 2 under Förklaring termer)
• Om handling i ärende som för närvarande finns hos mottagningen begärs utlämnad,
  ska ärendet återgå till den enhet där ärendet senast handlades. Om ingen enhet tidigare
  handlagt ärendet gör mottagningen prövningen. För utlämnande av avslutade ärenden
  som undantas från gallring och därefter har överlämnats till stadsarkivet, svarar
  stadsarkivet. För handlingar i ärenden som är avslutade men förvaras hos arkivet i
  väntan på gallring ansvarar vi.

Menprövning

Om ett ärende är pågående eller avslutat har betydelse för sekretessprövningen när någon som är eller har varit part i ärendet begär ut handlingar.

• En part har medan ärendet pågår rätt att få ta del av handling eller material i ärendet
  (sådant som har tillförts ärendet(Se 3 under Förklaring termer) även om uppgiften är sekretessbelagd. Rätten
  innebär att parten även har rätt att ta del av uppgifter om annan som förekommer i
  ärendet. Den enda möjlighet som finns att sekretessbelägga material för part är om det
  med hänsyn till allmänt eller enskilt intresse är av synnerlig vikt att materialet inte
  lämnas ut. (Observera att det även finns vissa undantag när det gäller barn. Föräldrarna
  är ju här parter men har inte alltid rätt att ta del av allt material som rör barnet)
• När ett ärende inte längre pågår har en enskild visserligen rätt till uppgifter om honom
  eller henne själv men inte längre samma rätt till hela sin akt som när han eller hon var
  part i ärendet (om det ej finns beaktansvärda skäl).
  Tredje man kan därmed ha ett sekretesskydd även gentemot den som handlingarna
  direkt berör. Av detta följer att en person inte utan vidare kan få ta del av sin egen
  socialakt i dess helhet såvida den inte hänför sig till ett pågående ärende. Sådana
  uppgifter som en person redan har kännedom om ska dock alltid lämnas ut.

När varken part eller den ärendet berör begär ut handling

Eftersom det råder omvänd sekretess inom socialtjänsten d.v.s. presumtion för sekretess så
kan i normalfallet inget material lämnas ut om någon som varken är part i ärendet eller är den som ärendet gäller, begär ut material. Vissa undantag finns dock.

• Sekretess gäller inte för beslut om frihetsberövande enligt LVU, LVM eller lagen om
  verkställighet om sluten ungdomsvård. Offentligheten gäller beslutet och
  beslutsmotiveringen om denna är en integrerad del av själva beslutsklämmen. Däremot
  är den bakomliggande utredningen i regel skyddad av sekretess.
• Ett barns rätt att få reda på sitt biologiska ursprung får gå före skyddet för moderns
  eller faderns integritet. Socialnämnden är skyldig att lämna ut uppgifter som behövs
  för att ta reda på vem hans biologiska föräldrar är, under förutsättning att sökanden är
  myndig.

Beslut/överklagande

• Ett beslut att inte lämna ut handling ska vara skriftligt och innehålla skälen för
  avslaget dvs. hänvisning till tillämplig bestämmelse i SekrL samt information om hur
  man överklagar. Den som har delegation ska underteckna beslutet.
• Rätt att överklaga har bara den som har begärt att få ut handlingen.
• Sökanden har rätt att få ett avslagsbeslut även om handlingen inte finns hos
  myndigheten.

Efterforskningsförbud

• Socialnämnden får inte på grund av att någon begär att få ut en allmän handling
  efterforska vem personen är eller syftet med begäran i större utsträckning än som
  behövs för att kunna pröva om sekretesshinder finns mot att handlingen lämnas ut.
  Därför ska man först göra en prövning av om handlingarna kan lämnas ut över huvud
  taget och först om så är fallet kan frågor kring identitet eller syfte ställas, i den
  utsträckning det krävs för menprövningen.

Skyndsamhetskravet

• Enligt stadens policy (samt förarbeten, doktrin osv.) ska inte en menprövning, oavsett
  om materialet är omfattande ta mer än fem arbetsdagar i anspråk. I vissa fall kan det
  till och med krävas att handlingar skickas iväg samma dag, eller i vart fall dagen efter,
  förfrågan inkom. Att hänvisa till arbetsbelastning eller att den som har delegation på
  utlämnande av handlingar inte är i tjänst är inte acceptabelt.

Den praktiska hanteringen

• Inkommen förfrågan om att få ut handlingar diarieförs. När en hel akt begärs utlämnad
  måste akten först kopieras i sin helhet. Därefter måste alla dokument läsas igenom och
  de uppgifter som inte ska lämnas ut får maskas med täckande överstrykningspenna
  eller tipexpenna (observera att hela dokument inte får plockas bort, det är endast
  uppgifter som kan sekretessbeläggas, ej handlingar). Härefter kopieras samtliga
  handlingar igen. Denna kopia är den som lämnas ut till den som begärt handlingarna.
  Den första kopian sparas i diariet så att det inte råder några tvivel om vad som lämnats
  ut. Avslagsbeslut med besvärshänvisning upprättas. Inkommen förfrågan, ev
  avslagsbeslut samt kopia av de utlämnade handlingarna läggs i diariet. Händelsen
  antecknas i journalen med hänvisning till diariet. Det kan även vara lämpligt att vid
  ärenden som varit svårbedömda motivera beslutet ytterligare (i särskild upprättad
  handling som också läggs i diariet) utöver vad som skrivs i anslagsbeslutet.

OBS: Eftersom det är fråga om ett delegeringsbeslut ska detta även anmälas till nämnden
vilket lämpligen sker genom att en kopia av avslagsbeslutet inlämnas till nämndsekreteraren.

Sammanfattning/checklista

• Se till så att begäran blir diarieförd. Är det en muntlig begäran så skriv en rad om
  vilket datum begäran kom, vad den gäller osv. och lämna för diareföring (dvs. till
  någon av förvaltningssekreterarna på 5:e våningen).
• Ta reda på vilka sekretessregler som gäller i det aktuella fallet, är personen part eller
  inte? Handlar det om något beslut som är offentligt osv.? Är du osäker, ta kontakt
  med nämndsekreteraren som hjälper dig med vilka regler som är tillämpliga!
• Dra ut en kopia av samtligt material.
• Gör menprövningen. Kom ihåg att din eller din enhetschefs kunskap om ärendet är en
  tillgång. Kunskap om inbördes familjeförhållanden osv. kan t.ex. göra att du får en bra
  uppfattning om det innebär men eller inte om en uppgift om någon lämnas ut till
  någon annan. Det är den subjektiva känslan hos den som uppgifterna handlar om som
  främst ska vara vägledande.
• Om en genomgång av materialet visar att samtligt material som begärts ut kan lämnas
  så behövs inget formellt beslut. Gör en notering i akten om att materialet utlämnats,
  till vem och när. Se även till att det noteras i diariet att samtligt efterfrågat material
  utlämnats.
• Om samtligt begärt material inte kan lämnas så maskera de uppgifter som inte ska
  lämnas ut med tipex eller täckande penna. Ta sedan en ny kopia på handlingarna med
  maskeringar. Denna handling är den som ska lämnas ut. Den kopia där maskeringarna
  gjorts ska sparas i diariet.
• Vid avslag; Skriv ett avslagsbeslut med hänvisning till tillämplig bestämmelse i
  SekrL. Information om hur man överklagar ska bifogas. Den som har delegation ska
  underteckna beslutet. Behövs hjälp med avslagsbeslut, kontakta nämndsekreteraren!
• Om allt gått rätt till ska alltså inkommen begäran, eventuellt avslagsbeslut samt kopia
  på det som utlämnats finnas i diariet. I journalen ska finnas notering med hänvisning
  till diariet om att det där finns handlingar i utlämnandeärende avseende material i
  akten.
• Se till så att en kopia av avslagsbeslutet lämnas till nämndsekreteraren för anmälan till
  nämnd.

Förklaring termer

1. Med kännedom avses att vid något tillfälle ha handlagt ärendet.
2. Inte då myndighet via medgivande från den handlingarna berör begär ut material, då är det socialsekreterare/enhetschef som gör bedömningen och enhetschef som fattar beslut (om kännedom finns i ärendet.)
3. Ordet ”tillföra” innebär inte att varje handling som faktiskt finns i den till ärendet hörande akten ska anses tillförd ärendet. En part kan således inte göra anspråk på att allt som förvaras i akten utan vidare ska lämnas över till honom eller henne. Myndigheten kan förklara att visst material inte har tillförts ärendet i den mening som avses i 16 § FL. Material som tillför sakuppgift i ärendet måste naturligtvis alltid anses som tillfört.