Digitala akter
Varför är det viktigt?
Digitala akter gör socialsekreterarnas arbete mer effektivt och ökar invånarnas möjlighet till delaktighet. Det ökar rättssäkerheten eftersom alla handlingar finns på samma plats och det blir mer överskådligt. I en tid av pandemi har det gjort att medarbetarna kan arbeta på andra platser än på socialförvaltningen men ändå ha full tillgång till adekvat material. Det säkrar att inte pappersdokument kommer på avvägar. Digitala akter är ett steg mot förvaltningens målbild 2022, att kunna erbjuda socialt anpassade tjänster när och var invånaren vill.
Vad gjorde vi?
En styrgrupp sattes ihop bestående av personer med erfarenhet inom socialtjänst, juridik, GDPR samt verksamhetssystem. Dessa ledde arbetet med att gå igenom dokumenthanteringsplanen med samtliga verksamhetsområden inom förvaltningen och fungerade också som ett bollplank kring frågor som har med den praktiska vardagen att göra. Varje enhet hade som ansvar att inventera och uppdatera vilka dokument som är aktuella för den egna verksamheten och att hanteringen och förvaringen av dessa hanteras rättssäkert enligt gällande lagar och regler.
Vad lärde vi oss?
Att förändringar tar tid och att det finns en rädsla för teknik. Att pappersakter kan vara en trygghet för medarbetare. Att man måste våga testa och ifrågasätta vad vi gör, om det har någon mening. Att vi gör samma arbetsuppgifter på flera ställen och på olika sätt. Här finns mycket tid att spara, tid som vi kan använda till annat.
Vad borde nästa steg vara?
Att fortsätta se över rutiner och delegation så att vi blir effektiva och användarvänliga. Familjerättens akter har varit digitala sedan två år tillbaka. Vi räknar med att hösten 2021 arbetar de flesta utredande och verkställande verksamheter med dokumentationsskyldighet med digitala akter.
Vem borde involveras?
Jurister, GDPR samordnare, medarbetare och chefer.
Resultat: Detta är till stor del implementerat och klart men behöver naturligtvis uppdateras kontinuerligt.