Handkassa

Regler och riktlinjer för handkassa på socialförvaltningen

Handkassan är främst avsedd för relationsskapande vid  klientsamtal utanför kontoret eller boendet, som tex fika, se ytterligare förtydligande nedan angående fika, klientaktivitet där faktura ej kan erhållas eller vid akut oförutsedd händelse, som tex kan uppstå vid ej planerad placering och/eller omplacering. Alla övriga inköp tex kontorsmaterial, it-tillbehör, livsmedel, blommor, böcker och liknande har staden avtal för och detta får därför inte inhandlas med handkassan. Om köp  utanför avtal ändå skulle göras är det närmast behörig chefs ansvar. Har du frågor kring inköp och avtal kan du vända dig till inkop.sof@helsingborg.se

Personligt ansvar

För handkassa gäller personligt ansvar och kan inte överlåtas till annan person. Vid upphörande av anställning, ledighet eller annan förändring ska anmälan göras och slutredovisning lämnas till ekonomiavdelningen. Du som ansvarar för handkassa måste kunna redovisa kvitto på anvisad blankett. Maxbelopp för beviljad handkassa är 2 000 kronor.

Swedbank förladdat kort eller kontantkassa

Det finns två alternativ för handkassa. Antingen sätts handkassan in på ditt bankkonto eller på ett Swedbank förladdat kort som tillhandahålls av ekonomienheten.

Redovisning

Redovisning ska göras minst en gång/år, i december månad inför årsbokslut.
Redovisning sker via anvisad blankett som tillsammans med kvitto skickas till ekonomienheten, i blanketten finner ni mer utförliga rutiner för hur redovisning ska ske.

Kvitto

Godkänt kvitto i original ska alltid bifogas redovisning, saknas kvitto får ansvarig för handkassan antingen själv betala in den summan eller se till att den medarbetare som ej lämnat kvitto får återbetala den summan till vårt plusgiro 407 85 74-3.

• Du får aldrig ändra något på kvittot, som exempelvis momsbelopp eller summa.
• Det ska alltid framgå moms på kvittona på de varor som är momsbelagda, om företaget är momsberättigande. Gör det inte det måste man begära ett nytt kvitto där det framgår.
• Det ska alltid framgå på kvittot vad som köpts. Gör det inte det ska detta framgå vid redovisning av kvittot.
• Kvitto får endast bestå av inköp gjorda för verksamheten.
• Avser kvittot personalaktivitet/personalförmån ska alltid syfte, agenda och deltagarlista, med för- och efternamn, bifogas.

Privata inköp

Privata inköp får EJ göras med handkassor och får inte heller finnas på de kvitto som redovisas (blanda aldrig privat inköp med inköp till din arbetsplats). Detta kan leda till att handkassan dras in.

Fika med klient.

Riktlinje gällande fika är cirka 60 – 80 kr, men det är bra att sätta ett maxbelopp för vad som gäller och detta maxbelopp är något ansvarig chef får bestämma.

• Riktlinje för klient gällande fika är cirka 70 – 80 kr.
• För personal är det enkel dryck som gäller för max 60 kr, vill man ha något lyxigare eller kaka/smörgås så får personalen stå för den kostnaden själv (tänk på att ha det som är privat på ett eget separat kvitto).
• Upphandlingsregler gäller ej för fika med klient, vilket innebär att man kan fika på valfritt ställe

Parkering och resor

Parkering får betalas med handkassan, men endast om du reser med tjänstebil. Resor ska beställas via boka och beställ på intranätet, enligt de rutiner och riktlinjer som finns där. Viktigt att kvitto finns även vid parkering för att utlägget ska vara giltigt.

Om regler och riktlinjer inte följs

Följs inte regler och riktlinjer samt om redovisning inte sker minst en gång per år, se punkt redovisning ovan, kan det leda till att handkassan dras in.

Har du frågor gällande handkassa kontakta ekonomi.sof@helsingborg.se

Ansvarig chef ansöker om handkassa i nedan formulär.