Representation och förmåner på socialförvaltningen
Representation förekommer som en naturlig del i vår verksamhet. Ibland kopplat till värdskap och externa gäster men också i interna sammanhang, exempelvis vid personalsociala aktiviteter som julluncher, avtackningsgåvor och personalfester.
När det gäller representation finns ett omfattande och bitvis komplext regelverk från Skatteverket som vi måste följa. Detta regelverk tillsammans med Kommunfullmäktiges tidigare beslut kring hur staden ska förhålla sig till representation, ligger till grund för de riktlinjer som beskrivs i detta dokument.
Den mest grundläggande principen när det gäller representation i Helsingborgs stads verksamhet är att nivå och omfattning av representationen ska hållas inom ramen för gott omdöme och aktsamhet om stadens medel.
I samband med representation finns lagstadgade krav på underlag som ska bifogas redovisningen. Generellt gäller att följande ska framgå av underlaget:
- syftet med representationen
- vem som är värd/värdinna
- deltagarnas för- och efternamn
- namn på organisation som gäster företräder (extern representation)
- attest av närmast överordnad chef (obs: den som besluts attesterar får inte själv ha deltagit vid representationstillfället)
Observera att Skatteverket ställer krav på att samtliga deltagares för- och efternamn anges, även vid stora antal deltagare. För att förenkla administrationen kan förslagsvis mötesinbjudningar från Outlook eller en agenda med deltagarförteckning, bifogas till fakturan i ekonomisystemet. Här behöver man då notera om någon av de inbjudna deltagarna inte dök upp. Vid enklare förtäring, exempelvis kaffe/läsk med bulle/kaka, är stadens policy att det räcker att ange deltagargrupp och syfte (exempelvis ”informationsmöte för SOF:s HR-enhet”), utan namn på alla deltagare.