JournalKoll
Projekt JournalKoll vill testa att med hjälp av en robot undersöka om HSL-journaler innehåller obligatorisk dokumentation. Det är ett led i en kvalitetshöjning av arbetet med journalgranskningar men framförallt ett sätt att öka patientsäkerheten.
Projektet är avslutat då roboten är i drift. Roboten kommer dels att användas löpande då den gör fyra journalkontroller varje vecka för varje verksamhet och dels inför verksamhetsuppföljningarna då den kontrollerar samtliga journaler för verksamheten.
Roboten kontrollerar både journaler för vård- och omsorgsförvaltningen samt för Attendo.
Bakgrund
Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) har ansvar för kvalitetsgranskning av hälso-och sjukvårds (HSL)-journaler. I Helsingborg stad finns cirka 3 400 HSL-journaler och då är de kunder som endast har hjälpmedel eller bor på privata vårdboenden ej inräknade. Det finns två MAS. Idag genomförs journalgranskning vid planerad kvalitetsgranskning eller om behov uppstår, exempelvis om en avvikelse inkommer. Kvalitetsgranskningar gjordes 2019 i 11 verksamheter och 10% av journalerna (max 10 journaler per verksamhet) granskades.
MAS har uppmärksammat att det förekommer att det saknas obligatorisk dokumentation under rubriker i journaler vilket medför att MAS kvalitetsgranskning av innehållet har ett begränsat värde.
MAS Aziza Munke har med anledning av ovanstående föreslagit en RPA-lösning för granskning av förekomst av dokumentation i HSL-journaler. RPA-lösningen möjliggör att ett betydligt större antal journaler kan granskas och MAS kan lägga resurser på kvalitetsgranskning av fullständiga journaler.
Roboten föreslås kontrollera förekomsten av dokumentation i journalen, inte innehållet eller kvaliteten på dokumentationen. Som en följd av att fler ofullständiga journaler uppmärksammas och åtgärdas förväntas patientsäkerheten öka.
Vård- och omsorgsförvaltningen har tidigare erfarenhet av att arbeta med RPA-lösningar i arbetet med sjuklöner inom LSS. Centralt stödjer SLF arbetet genom digitaliseringsavdelningen med teknisk kompetens, stöd i dialog med upphandlade utvecklare samt avtal.
Syfte
Syftet är att vi behöver ha bättre koll på att våra kunders journaler möter de lagkrav som ställs på dokumentation enligt HSL och med fullständiga journaler antas patientsäkerheten öka. Ett andra syfte är att använda MAS arbetstid på ett mer meningsfullt sätt, med kvalitetsgranskning av fullständiga journaler.
Mål
Målet är att ha utvecklat och implementerat en RPA-lösning som kollar förekomsten av dokumentation i HSL-journaler senast 2021-05-01.
Organisation
- Projektledare är Aziza Munke, avdelningen för kvalitet och utveckling aziza.munke@helsingborg.se
- Arbetsgruppen i projektet består av Aziza Munke, MAS, Hedvig Klippenbock och Susan Öhrstedt, systemförvaltare Procapita samt Lars-Åke Nilsson och Rune Liljegren från digitaliseringsavdelningen SLF. Därutöver finns referensgrupper bestående av dokumentationsgrupp, HSL-chefer och vårdboendechefer.
- Styrgruppen består av Ingrid Nyman, avdelningschef för kvalitet och utveckling och projektägare, Eric Semb, verksamhetschef för verksamhetsområde 2, Ingrid Bergh, verksamhetschef för verksamhetsområde 1 samt Anna Danielsson, medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR).