Automatiskt avtalsupprättande
När förvaltningen är i behov av att externplacera en invånare för att staden inte kan tillgodose behovet inom staden skulle de uppgifter som lagts upp i offertförfrågan automatiskt föras in i ett avtal som sedan skickas för signering för att efter signering diarieföras. Därefter ska ansvarig handläggare notifieras om att avtalet är på plats så att arbetet med verkställandet kan påbörjas.
Så här fungerar modulen
En RPA kommer hämta det underlaget som läggs in i offertförfrågan och utifrån den samt underlaget i beslutet i Lifecare upprätta ett avtal som skickas till den som vunnit upphandlingen. Därefter ska dokumentet läggas upp i det digitala signeringsverktyget och skickas till samtliga som behöver skriva på det. En kopia kommer sedan skickas till entreprenören och en kommer diarieföras i verksamhetssystemet för diarieföring. När dokumentet är diariefört kommer RPA att skicka ett meddelande till ansvarig handläggare att arbetet med verkställandet kan påbörjas.
Bakgrund
Idag förekommer det ärenden där den egna verksamheten inte kan åta sig uppdraget. Det kan handla om omfattande behov eller att behovet bättre skulle tillgodoses i annan kommun av diverse anledningar. Dessa ärenden behöver placeras externt. Idag sköts det arbetet av en handläggare som behöver lägga ut en offertförfrågan, bevaka offerter och sedan upprätta avtal som skickas för signering. Många av dessa moment skulle kunna gå att automatisera.
Effekter
- Minskad administrativt arbete
- Snabbare hantering
Lansering
Planeras till 2025
Kontaktuppgifter
- Elisabeth Arvidsson, Projektledare: elisabeth.arvidsson@helsingborg.se