Digitalisering av pappersakter
Helsingborgs stad har beslutat att digitalisera personakter på pågående kundärende. Det här är ett projekt som främst kommer påverka myndigheten och närarkivet. Upprätthållande av digitala personakter och gallring av inkomna handlingar kommer bli en del av det dagliga arbetet för LSS-handläggarna. Myndigheten tar detta steg för att bidra till stadens ambition om den datadrivna staden.
Vad ska projektet leda till?
Projektet kommer leda till att kundernas personakter kommer att digitaliseras från dess nuvarande pappersform. När dessa har digitaliserats kommer inkomna handlingar att gallras. Genom projektet kommer myndigheten tvingas till aktvård vilket kommer leda till mer ordning i akterna. Dessutom möjliggör det för att kunna arbeta med hela akten även vid distansarbete. Vidare frigörs utrymme i arkivet som för närvarande börjar bli fullt.
Bakgrund
Under 2020 uppdagades att det fanns brister i registervården av verksamhetssystemet vilket medförde att systemförvaltare inte kunde hämta de nödvändiga gallringslistorna för att gallra akter på centrala stadsarkivet. Mot bakgrund av detta beslutades det i samråd mellan vård-och omsorgsförvaltningen och centrala stadsarkivet att inga akter skulle skickas till centrala stadsarkivet innan arbetet med gallring kunde återupptas. Som en lokal lösning upprättade myndigheten ett lokalt arkiv på Maria Park som nu börjar nå sin maxkapacitet.
Parallellt började myndigheten som en följd av pandemin även ha en mer generös hållning till distansarbete. I april 2022 bedömde folkhälsomyndigheten att Covid-19 inte längre var att betraktas som en samhällsfarlig sjukdom. Myndigheten hade under den perioden sett fördelarna med distansarbete och valde därför att övergå till hybridarbete. Handläggarna var dock begränsade i arbetet hemifrån då det inte var möjligt att skanna in handlingar till verksamhetssystemet. Januari 2023 tillkom en lösning och numera kan myndigheten skanna in handlingar i samtliga verksamhetssystem för handläggning av ärenden enligt LSS (lag om stöd och service till vissa funktionshindrade), BAB (bostadsanpassningsbidrag) och SoL (socialtjänstlagen).
Effekter
- Ökad effektivitet och flexibilitet för distansarbete
- Minskad risk för att pappershandlingar kommer bort
- Snabbare hantering vid begäran av utlämnande av personakt från kund/ombud
- Minskat behov av arkivutrymme
Lansering
Pågående under hela 2024
Kontaktuppgifter
- Nicolas Ferreira, Enhetschef för Myndighetens gemensamma resurser: nicolas.ferreira@helsingborg.se