När media hör av sig

1. Fråga efter och anteckna namn, telefon, tidning/kanal.
2. Ta reda på om journalisten kontaktar dig för ren faktainsamling, eller om det gäller en intervju där även dina åsikter ska publiceras.
3. Om det handlar om en intervju: Vilka frågor vill journalisten ha svar på? Be gärna att få frågorna via mejl.
4. Köp tid genom att be att få ringa tillbaka senare samma dag. Du kan till exempel säga ””Jag sitter tyvärr i möte just nu, men ringer dig när mötet är slut.”
5. Kontakta din närmsta chef.
6. Bestäm tillsammans med din chef vem som bäst lämpar sig att svara.
7. Ta fram fakta och budskap som ska användas.
8. Skilj noga på din roll som privatperson och som företrädare för kommunen – och var tydlig med din roll vid kontakter med media.
9. Be att få läsa/lyssna på dina citat.

• Var öppen och svara så gott du kan. Om du inte vet svaret, gissa inte! Be att få kolla upp och återkomma.
• Låt dig inte överrumplas av frågorna. Be istället om att få kontrollera fakta och återkomma om en stund. Använd också den tiden till att fundera ut hur du ska presentera dina fakta.
• Skilj noga på din roll som privatperson och som företrädare för kommunen och var tydligt med din roll vid kontakter med media.
• Om du inte själv kan eller vill svara – hänvisa till ansvarig person, eller be att få återkomma.
• Om din chef har bestämt att det är hen som talar för verksamhetens räkning – hänvisa då till chefen. Men glöm inte att du har rätt att framföra din personliga åsikt (var då tydlig med att det är din personliga åsikt, inte din åsikt som anställd).
• Var kortfattad och ge sanningsenlig information. Lyft gärna olika aspekter i svaren på frågan.
• Bemöt sakliga fel, men försök inte bortförklara missförhållanden som uppmärksammas.
• Be att få
  • läsa artikeln innan den går i tryck eller
  • lyssna på inspelade citat innan de sänds i radio eller
  • se din filmade intervju innan det visas på TV.
    Grundregeln är att du får föreslå ändringar, men journalisten kan vägra ändra annat än uppenbara faktafel.

• Vad har hänt?
• Hur har situationen kunnat uppstå?
• Varför har situationen uppstått?
• Vilka konsekvenser har situationen gett? Vem har drabbats och hur?
• Vem bär ansvaret för situationen?

”Medierna spelar som förmedlare av information, opinionsbildare och inte minst granskare av den kommunala verksamheten en viktig demokratisk roll. Sammantaget utgör medierna också en ovärderlig kanal till medborgarna som Helsingborgs stad i största möjliga mån ska tas tillvara, särskilt då det förs fram kritiska åsikter om verksamheten. En öppenhet i kommunikationen stärker stadens trovärdighet medan tystnad undergräver den. Chefer ska verka för att anställda betraktar massmedia som en möjlighet att nå medborgarna med kunskap och information samt för att öka förståelsen inför medias roll.

Stadens kontakter med massmedia ska genomsyras av respekt, förståelse, öppenhet och serviceanda. I relationen med journalister bör vi vara korrekta, sakliga och professionella.”

//Kommunikationspolicy, Helsingborgs stad, dnr 680/2007

Vi arbetar på en myndighet. Alla handlingar som kommer till vår arbetsplats och alla handlingar som vi själva upprättar är offentliga, om det inte finns någon paragraf i sekretesslagen som säger att det inte är det. Detta innebär att alla som vill också har rätt till att få ta del av dem. Kommunen har enligt lag skyldighet att tillhandahålla information.

Verksamhetsansvariga har ett särskilt ansvar att företräda sin verksamhet gentemot medier. Om du som medarbetare inte är insatt i ämnet behöver du heller inte uttala dig, utan kan hänvisa till någon mer kunnig. Du är inte skyldig att yttra dig offentligt men får gärna göra det ifall du själv önskar. Journalister ska snabbt komma i kontakt med den eller de medarbetare som har ansvar och/eller kompetens i frågan.

Den internationellt sett unika svenska offentlighetsprincipen finns inskrivet i en av Sveriges grundlagar, tryckfrihetsförordningen, och finns till för att landets medborgare ska kunna ha kontroll över vad vi som arbetar åt dem har för oss.

Läs mer om offentlighetsprincipen.

De avsnitt av offentlighets- och sekretesslagen som man inom en kommunal förvaltning oftast kommer i kontakt med är reglerna som finns med hänsyn till skyddet för en enskilds personliga och ekonomiska förhållanden. Dessa regler är uppbyggda på olika avvägningar som måste göras mellan intresset av offentlighet och intresset för individens integritet.

Tänk på att om du träffar en journalist på din arbetsplats så kan det finnas känsligt material, till exempel sekretesskyddade uppgifter och handlingar, som inte får hamna i orätta händer eller på bild. Det kan också finnas personer i närheten, framför allt barn, som inte får synas i bild.

Läs mer om offentlighetsprincipen och sekretess
Läs mer om offentlighets- och sekretesslagen.

Meddelarfriheten innebär att du som arbetar inom en förvaltning, både som privatperson och i din yrkesroll, har rätt att uttrycka din uppfattning och lämna uppgifter om den egna myndigheten till massmedia.

Den rätten gäller oavsett om du vill vara anonym eller öppen. Rätten gäller i många fall även sådant som i andra sammanhang omfattas av tystnadsplikt.

Meddelarfriheten innebär att vi muntligen får berätta för en journalist vad som står i en handling, även om vi inte får lämna ut den. Detta gäller i viss utsträckning även sekretessbelagda uppgifter.

Meddelarfriheten regleras i Tryckfrihetsförordningen och Yttrandefrihetsgrundlagen.

Myndigheten måste respektera källskyddet. Anonyma källor får inte efterforskas, med andra ord, din chef eller andra chefer får inte lov att fråga eller luska vem det är som har uttalat sig. Den som försöker ta reda på vem källan är begår ett brott.

Om du i kontakter med massmedia begär att få vara anonym har du rätt att få vara det. Journalister, utgivare och andra som arbetar inom ett medieföretag måste respektera anonymiteten; om de inte gör det kan de under vissa förutsättningar dömas för brott mot tystnadsplikt.

Läs mer om efterforskningsförbudet.

Mannen på gatan, journalisten eller någon annan har inte bara rätt att ta del av vad som pågår innanför väggarna hos kommunen. Hen kan också, utan att riskera något, på vilket sätt hen vill uttrycka sina tankar, åsikter och känslor om myndigheterna. Denna yttrandefrihet är en av våra grundläggande fri- och rättigheter och finns inskriven i en annan av grundlagarna, regeringsformen.

Läs mer om yttrandefriheten.

Friheten att uttrycka sig i tryckt skrift är uppbyggt på olika grundstenar. Förbud mot censur är en och rätten för vem som helst att ge ut en tryckt skrift är en annan. Ansvaret för det som skrivs i en tryckt skrift ligger på en enda person, den ansvarige utgivaren. Ansvarets placering är en förutsättning på en tredje grundsten i tryckfriheten, nämligen meddelarfriheten. Den enes ansvar är den andres frihet.

Läs mer om tryckfrihet.