Vi har utvärderat en metod för att förhindra felaktiga utbetalningar
Om ekonomiskt bistånd utbetalas på felaktig grund orsakar det stora obefogade kostnader för samhället. Att rätt bidrag betalas till rätt person ska därför var ett tydligt fokus för vårt arbete.
Det kontrollsystem med stickprov vi har nu på AMF lyfter bara enskilda inkomst- och utgiftsposter, vi tittar inte på invånarens planering. Det gör att vi inte ser hela ärendet och de eventuella felaktigheter som kan finnas där. Under våren 2023 fick därför en arbets-/kontrollgrupp, med representanter från verksamheterna ekonomiskt bistånd, arbetsmarknad och support, i uppdrag att ta fram en ny metod som skulle kunna ersätta stickproven.
Test av metod: Särskild avstämning
Frågan som ställdes var: Hur kan vi på bästa sätt hitta de fel som har störst ekonomisk påverkan på biståndet? Den metod som valdes för att upptäcka fler felaktigheter vid ansökan var att socialsekreterare och guider skulle gå igenom (stämma av) ärenden tillsammans. Tanken var att man med hjälp av en kollega i en annan verksamhet får en helhetssyn över ärendet.
Under två ”piloter”, en i november och en i april, jobbade några socialsekreterare och guider tätt tillsammans med de ärenden som togs ut för granskning.
Urval – felaktiga familjeförhållanden
Den ärendetyp som valdes för piloten var ensamstående förälder med barn, och blev slumpvis uttagna för avstämning. Totalt gick gruppen igenom 20 ärenden.
Socialsekreterare och guider gick först igenom ärendena var för sig. Vid ansökan kontrollerar socialsekreterarna främst kontoutdrag (ur ett ekonomiskt perspektiv), folkbokföring och boendehistorik och guider ser på ärenden utifrån invånarens planering, hälsa och familjeförhållanden.
– Jag gick igenom planeringen för att se om något som stack ut och socialsekreteran gjorde likadant med sitt material, berättar guiden Emma Ornell. Sedan träffades vi och gick bland annat igenom kontoutdraget tillsammans.
– Kontoutdraget säger mycket om hur invånaren lever och under piloten har vi grävt mer på djupet, säger socialsekreterarens Frida Parment. Betalar invånaren det de säger att de betalar? Jag har till exempel sett låga kostnader för matinköp men även parkeringsavgifter och bensin. Det blev tydligt i piloten att det är viktig att jobba tätare med guiderna, fortsätter Frida, guiden kan till exempel veta att invånaren kommer i bil till Scala. Man kan få en känsla av att något inte är som det ska – inget konkret – men om jag misstänker något kan jag ringa guiden och så bygger vi ett pussel.
– Det nära samarbetet är positivt för att man får en bredare förståelse för invånarens livssituation, säger Emma. Socialsekreteraren bildar sig en uppfattning om personen, men jag har ett annat perspektiv. Även misstankar om personen kan ha sin naturliga förklaring.
I de fall avstämningen av ärendet påverkade beslutet av ekonomiskt bistånd träffade socialsekreteraren och guiden även invånaren tillsammans.
Och resultatet?
– Det är en bra metod, säger Frida, och väldigt bra med två handläggare i ett ärende. Men det har tagit enormt mycket tid.
–Vi har testat ett nytt sätt att arbeta – men även om vi tyckte att metoden i sig fungerade så är det alldeles för resurskrävande, säger utredaren Linh Mårtensson som varit med i kontrollgruppen för piloten. Det tar alldeles för mycket tid. Men vi är en lärande organisation och vi kan alltid bli vassare.
Vägen framåt
Den metod med särskild avstämning som nu testats kommer inte att införas som ett arbetssätt på arbetsmarknadsförvaltningen; men samtidigt har de båda piloterna gett oss lärdomar att:
- ha mer fokus på kontoutdragen
- både socialsekreterare och guider måste vara uppmärksamma på avvikelser
- jobba vidare med hur befintliga stickprov ska kunna bli mer effektiva
– Även i vardagen, när allt går fort, är det viktigt att checka av med varandra, säger Frida. Saker man tänker är små kan vara viktiga, det kan dyka upp något om en månad eller om ett år. Den stora vinsten är att vi får en gemensam bild av vad vi behöver vara uppmärksamma på i framtiden.
Kontrollgruppen har ett pågående uppdrag att se över våra processer för att förhindra välfärdsbrott. Detta innebär ett kontinuerligt förbättringsarbete.