Intern kontroll
Att arbeta med intern kontroll handlar om att vi ska bedriva vår verksamhet så rättssäkert, effektivt och med så god kvalitet som möjligt för de vi finns till för.
Varför har vi intern kontroll?
Intern kontroll är en viktig del av kvalitetsarbetet och är ett sätt att utveckla och förbättra vår verksamhet. Det handlar om att göra rätt saker på rätt sätt, och i tid ta reda på vad som kan gå fel – och förhindra det. Genom att följa processer i intern kontroll som är viktiga i vårt uppdrag får vi kunskap om vad som fungerar, men också om vad vi behöver förändra i vårt sätt att jobba.
En ny kontrollplan tas fram varje år
Planen utgår från risker som kan hindra oss från att fullfölja vårt uppdrag och nå våra mål. Riskerna som ska finnas med i planen tas fram på olika sätt:
- Använda de analyser som görs löpande i förvaltningen
- Workshopar med olika grupper i förvaltningen, som lednings- eller tvärgrupper. Vilka som deltar varierar utifrån behov.
- Workshop med nämnden, som görs årligen för att fånga upp vilka risker nämnden ser från sitt perspektiv.
Utifrån alla risker som tas fram gör förvaltningens ledningsgrupp (FLG) ett förslag på en kontrollplan till nämnden, som sedan fastställer planen.
Risker följs upp
Av planen framgår inte bara vilka risker vi måste följa upp utan är också en beskrivning av hur det ska göras. Det kan till exempel vara genom stickprov, enkäter eller djupintervjuer. Processägare (verksamhets- och enhetschefer) och granskare (till exempel en HR-administratör) följer upp punkterna som finns i planen. Samma grupp analyserar sedan utfallet av kontrollen för att dra lärdomar kring;
- resultatet
- goda exempel
- förbättringsområden
Vad händer med resultatet?
Resultatet av uppföljningarna är viktigt för vår nulägeskoll och ett viktigt underlag för att skapa bättre rutiner och processer, så att vi kan undvika och minimera risker och avvikelser.
Helsingborgs stads nämnder har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen. Arbetsmarknadsnämnden är med vid riskanalyser och beslutar om vilka punkter som ska ingå i planen. Nämnden får även en uppföljning av intern kontroll halvårsvis. Då redovisar förvaltningen resultatet av sin uppföljning inom intern kontroll och sina analyser av resultatet. I rapporten framgår också vilka åtgärder förvaltningen ska vidta utifrån resultatet.
Vi bockar av det som funkar
Tidigare års granskningspunkter följs upp och stryks när uppföljningen visar att processen fungerar. När till exempel en granskad rutin rullar på och fungerar anses risken för fel minimal och punkten stryks. I andra fall är punkter kvar till kommande år, men delmoment som fungerar tas bort och punkten omformuleras.
Plan för uppföljning av intern kontroll 2025
Här hittar du stödmaterial om du ska jobba med intern kontroll.