E-tjänster

Börja med att säkra att du har svar på dessa två frågor. Det kvalitetssäkrar arbetet framåt och hjälper den som ska besluta om e-tjänstens skapande.

1. Vilket behov är det e-tjänsten ska uppfylla?
2. På vilka sätt kommer den här e-tjänsten förbättra förvaltningens arbete och invånarens upplevda stöd?

1. Presentera förslaget om e-tjänsten för den som är ansvarig för den aktuella verksamhetsprocessen som den här tjänsten ska ingå i.
2. Tillsammans säkrar och involverar ni den person som tar ägarskap för även e-tjänstens del i verksamhetsprocessen. Den personen ska ha mandat att ge arbetet stöd med de resurser och arbetsrutiner som behöver anpassas och förvaltas.
3. Ni blir överens om vem som driver och beslutar i arbetet, och sedan får du ett godkännande på att arbetet ska planeras och genomföras.

Ta kontakt med förvaltningens kommunikatörer och definiera sedan tillsammans dessa områden.

• Målgrupp – Vem har behovet och är mottagare av resultatet?
• Intressenter – Vilka roller/grupper är beroende av information från och om e-tjänsten?
• Kanaler – Vilka kanaler kommer du och tjänsten använda i kontakt med respektive intressent?
• Ansvar – Vilka roller ansvarar för att tjänsten skapas och sedan förvaltas?
• Process – Beskriv hur e-tjänsten påverkar och påverkas av hela verksamhetsprocessen (övergripande processkarta och e-tjänstens del i den).

Ha fortsatt en kommunikatör med i arbetet framåt.

Nu är det dags att skapa innehållet till e-tjänsten.

Ta hjälp av stadens stödmall för att förstå arbetsprocessen och det innehåll du behöver förbereda inför en beställning.

• Motivera internt att den information som samlas in i e-tjänsten är nödvändig och tas in på rätt laglig grund för att tjänsten ska kunna utföras
• Säkerställ att sekretesskyddad, känslig eller extra skyddsvärd information hanteras korrekt
• Ta tillsammans med kommunikatör och informationshanteringsspecialist fram en korrekt informationstext gällande tjänstens personuppgiftshantering
• Säkra tillsammans med informationshanteringsansvarig att hanteringen dokumenteras i förvaltningens registerförteckning, att informationen hanteras och gallras korrekt, samt att justeringar vid behov görs i informationshanteringsplanen

Nu är du redo att beställa din e-tjänst från stadens e-tjänstutvecklare.
Det gör du genom att gå till Jag vill beställa och samarbeta (helsingborg.se)

Du blir kontaktad av e-tjänstutvecklarna inom kort och ni lägger en plan härifrån fram till tester och publicering.

Medan e-tjänsten skapas och testas förbereds publiceringen genom att:

• Säkra att det finns ett anpassat arbetssätt och en tydlig manual för de som ska handlägga e-tjänstens ärenden. Stäm av innehållet med berörda intressenter.
• Förbered ändringar på samtliga informationsytor (texter, länkar, knappar) tillsammans med kommunikatör
• Förbered och planera kommunikationsinsatserna inför, under och efter publiceringen av e-tjänsten tillsammans med kommunikatör
• Involvera alla intressenter med tydlig information och planera tillsammans när e-tjänsten ska tas i drift
• Säkra att förvaltaren av e-tjänsten (och processen) har all information och dokumentation som behövs innan e-tjänsten publiceras och arbetet avslutas.
  Förändringar i e-tjänsten görs via samma formulär som beställningen gjordes Jag vill beställa och samarbeta (helsingborg.se)

Nu har ni en plan för kommunikation och förvaltning av e-tjänsten. Följ den och publicera den färdiga e-tjänsten på de platser som ni har anpassat för den informationen.

Kom ihåg att påminna förvaltaren om att ge extra stöd vid införandet av det nya arbetssättet och uppföljning med de olika intressenterna.

Lycka till!