Mejl och kalender ska flyttas till M365 innan sommaren

Nu är det snart dags att flytta mejl och kalender till ”molnet”. Innan dess behöver du förbereda dig och rensa mejlbox och kalender från känsliga personuppgifter och sekretess. Rensningen ska vara genomförd 10 juni. Själva flytten genomförs på fastighetsförvaltningen den 26 juni.

I mitten av oktober i år går supporten för stadens nuvarande mejlplattform (Exchange 2016) ut. Efter detta kommer plattformen inte längre få säkerhetsuppdateringar och blir därför sårbar för intrång och incidenter.

Mejl och kalender kommer flyttas förvaltningsvis under maj–oktober 2025. För oss på fastighetsförvaltningen kommer det att genomföras den 26 juni.

Rensa senast 10 juni

Vi har bara några veckor på oss att förbereda oss och rensa. Senast den 10 juni ska vi vara klara. Vi gjorde en rensning för ett par år sedan och sedan dess har vi fått olika verktyg för att skicka och ta emot känslig information. Till exempel tjänsten Säkra meddelanden som du kan läsa mer om här på Portalen intranätet. Så förhoppningsvis har vi inte så mycket att rensa denna gång.

Kom ihåg att rensa/tömma mappen Borttaget när du har rensat klart. Du behöver också rensa eventuella funktionsbrevlådor som du är ansvarig för.

Anledningen till att arbetet med rensning ska vara klart så mycket tidigare än själva flytten är för att projektet kommer att behöva påbörja en försynk som inte får innehålla känslig information.

Detta behöver du göra inför flytten

Du behöver säkra att din mejl och kalender inte innehåller någon känslig information inför men även efter den planerade flytten.

Vad som räknas som känslig information kan du läsa om här på intranätet.

Du kan också se exempel som fastighetsförvaltningen har tagit fram.

Så gör du I samband med flytten

• Stäng av din dator på eftermiddagen innan flytt.
• Ladda ner Outlook-appen till mobilen (eller koppla om den efter flytt om du redan har den).
• Registrera tvåfaktorsinloggning om du inte redan har gjort det.
• Kontakta support om eventuella problem uppstår efter flytt.

Så gör du efter flytten

• Förändra arbetssätt vid skriftlig kommunikation av känsliga uppgifter – använda T-dialog, SDK och andra godkända lösningar för röd och gul information.
• Skyndsamt hantera inkommande känsliga uppgifter genom att flytta den till verksamhetssystem eller en säker lagringsyta. Är du osäker på var det ska ligga, ta kontakt med din chef. Mejla inte informationen vidare. Radera mejlet från inkorgen och från mappen Borttagna objekt.

Mer information

Om flytten till mejl och kalender, läs mer på Intranätet.

Om appen Outlook för mejl och kalender på mobil enhet. Observera att standardappen för mejl i telefonen kommer inte att fungera efter flytten.