Deltagande på distans vid sammanträden
Med anledning av skärpta restriktioner kopplat till smittspridning av coronaviruset har stadens krisledning beslutat att möten och sammankomster i möjligaste mån ska genomföras digitalt under den tid som de skärpta allmänna råden gäller. Detta bör även gälla samtliga politiska möten.
Enligt bestämmelsen om distansdeltagande i kommunallagen ska alla som deltar i mötet, både de som deltar fysiskt och de som deltar digitalt ”se och höra varandra och delta på lika villkor”. Detta har tidigare tolkats som att deltagarna ska kunna se varandra hela tiden, men Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) har i sin vägledning kring digitala sammanträden, med tanke på rådande situation, lättat på tolkningen av bestämmelsen. De anser inte att man behöver se och höra varandra vid varje given tidpunkt på mötet. Denna tolkning har öppnat upp för att fler ledamöter kan delta på distans.
Enligt kommunallagen ska sammanträdet alltid äga rum på en fysisk plats och SKR föreslår att ordföranden, sekreteraren och eventuellt justeraren är på plats fysiskt. Det är viktigt att komma ihåg att ordföranden inte kan förbjuda någon ledamot/ersättare att delta fysiskt, utan endast uppmana ledamöterna till att delta digitalt.
För att kunna delta på distans behöver du förbereda följande:
- Du har laddat ner app/skrivbordsversion av Teams på den tekniska utrustning som ska användas. Observera att du måste ha laddat ner teamsappen i god tid före sammanträdet. Om du känner dig osäker kan du be din nämndsekreterare att bjuda in dig till ”testmöte” några dagar innan det ordinarie sammanträdet.
- Inbjudan till mötet kommer att ske genom att du får ett mejl med en inbjudan till din helsingborg.se e-postadress som du ska acceptera. Du behöver därför känna till användarnamn och lösenord till din helsingborg.se e-postadress. När det så väl är dags för teamsmötet ska du logga in på teamsmötet via din mötesförfrågan i kalendern.
- Det är väldigt viktigt att din tekniska utrustning är ansluten till ett bra WIFI-nätverk. Om din anslutning går ner så måste sammanträdet avbrytas till dess att du återanslutits till mötet.
- Du har tillgång till headset/hörlurar med mikrofon. Ljudupplevelsen blir bättre för alla parter som deltar i mötet om du har tillgång till ett headset/hörlurar med mikrofon.
- Du behöver ha tillgång till en avskild plats när du kopplar upp dig till mötet så att ingen utomstående kan ta del av vad som sägs och de uppgifter som i övrigt behandlas på sammanträdet.
Tillämpningsanvisningar för deltagande på distans vid sammanträden
Du hittar mer vägledning under framtagna tillämpningsanvisningar för deltagande på distans.
Här kan du bland annat läsa mer om: