Arkivansvarig och personuppgiftsombud i kulturförvaltningen

Sedan en tid tillbaka har Åsa Bergström Bengtsson en delvis ny roll inom kulturförvaltningen. Hon har blivit utsedd till arkivansvarig och till personuppgiftsombud. Nedan beskriver hon vad de båda rollerna innebär.

ARKIVANSVARIG
Som arkivansvarig för kulturnämnden är det jag som är länken mellan Helsingborgs stads arkivmyndighet[1] och den egna förvaltningen.

Arkivarbetet inom en myndighet regleras dels utifrån lagstiftning, dels utifrån Helsingborgs stads arkivreglemente. Nämnden/förvaltningen är skyldig att utse en arkivansvarig.

Min roll är främst att arbeta bevakande och samordnande men rollen innebär också en arbetsledande funktion för förvaltningens arkivredogörare kring det praktiska arkivarbetet ute i de egna verksamheterna. Det är den arkivansvarige som bestämmer hur arkivredogörarna organiseras.

Stadsarkivets roll är att genom råd, handledning och regelbundna inspektioner stödja den arkivansvarige.

Arkivredogörare inom varje verksamhet
Varje verksamhet ansvarar för att det finns en eller flera arkivredogörare inom den egna verksamheten. Arkivredogöraren ansvarar för det praktiska arbetet med verksamhetens dokumenthanteringsplan och den praktiska hanteringen av arkivet och har som uppgift att hålla handlingarna ordnade och tillgängliga enligt tryckfrihetsförordningens, arkivlagens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser.
Om en verksamhet har mer än en arkivredogörare delar man vanligen upp arbetet så att var och en ansvarar för olika områden; diariearkiv, arkivering av personalhandlingar, ekonomihandling, marknadsföringsmaterial och så vidare.

PERSONUPPGIFTSOMBUD
Kulturnämnden är personuppgiftsansvarig och skyldig att utse ett personuppgiftsombud.
Som personuppgiftsombud för kulturnämnden är jag vår representant i det stadsövergripande nätverket för personuppgiftsombud och kontaktperson gentemot tillsynsmyndigheten, Datainspektionen.
I personuppgiftslagen finns regler som den personuppgiftsansvarige måste följa. Dessa regler finns till för att den enskildes personuppgifter ska behandlas bara om det är lagligt.

Det är min uppgift att kontrollera att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt och i enlighet med god sed inom vår organisation. Det är också min uppgift att komma med råd och vägledning till verksamheterna i dessa frågor och att förteckna de personuppgiftsbehandlingar som sker inom nämndens verksamheter.

Verksamheterna
Ansvarar för att den dagliga hanteringen av personuppgifter inom verksamheten sker i enlighet med personuppgiftslagen och dess efterträdare GDPR[2].
Lämnar löpande in uppgifter om personuppgiftsbehandling till mig som personuppgiftsombud.

GDPR
I maj 2018 träder den nya dataskyddsförordningen (GDPR) i kraft. Den kommer bland annat att innebära skärpta regler och utökade sanktionsmöjligheter. Inför införandet av GDPR kommer vi att behöva göra en ny inventering av vilka personuppgifter som behandlas inom våra verksamheter.

Fotnot:
[1] Kommunstyrelsen, representerat av Helsingborgs stadsarkiv
2 GDPR står för General Data Protection Regulation. Det är en EU-förordning som blir svensk lag från och med 25 maj 2018.