Sommar 2025 – att rigga inför ledigheten
När du är redo att gå på semester är det några saker du ska tänka på att ordna innan. Här hittar du en komihåg-lista, så att du får bra koll på tidrapportering, ledigheter och fakturor Här är också några tips på att rigga telefon och e-post med bra besked för kollegor och allmänhet.
Fakturahantering/Ersättare som attesterare i ekonomisystemet
Varför ska ersättare utses?
- Så att fakturan kan behandlas i rätt tid och period
- Du som chef ska kunna följa upp det ekonomiska utfallet.
När behövs det en ersättare?
- När mottagnings – eller beslutsattestant är frånvarande
- Alla användare går in i ekonomisystemet och anger vem hens ersättare är under frånvaroperioden
- Finns inte ersättaren valbar så kontakta ekonomiavdelningen.kf@helsingborg.se
Medvind – medarbetare
Godkänn dina tider i Medvind innan du går på ledighet.
Tänk på att godkänna tiderna ända fram tills du kommer tillbaka till jobbet igen.
Innan du godkänner ska du kontrollera att:
- Att all ledighet och frånvaro är inlagd och att din chef beviljat det som behövs
- Att eventuell övertid är godkänd av din chef
- Att dina arbetstider är rätt inskrivna och stämmer med hur du arbetat
- Att ”allt” är inlagt
Tidplan för godkännande och attest i Medvind för innevarande år hittar du under Viktiga datum på HR-sidan.
Medvind – chef
- Kontrollera om det finns några ledighetsansökningar eller någon övertid att ta ställning till.
- Om dina medarbetare har hunnit godkänna sina tider innan du går på ledighet, kontrollera och attestera tiderna. I de fall tiderna ännu inte är godkända, tala med din ersättare och be hen hantera attesterna under din frånvaro.
Tidplan för godkännande och attest i Medvind för innevarande år hittar du under Viktiga datum på HR-sidan.
Koppla telefonen
Hantera frånvaromeddelande och omkoppling av samtal i appen One x Telenor. Mer info om detta finns på denna länk.
Lägg in ombud för e-post och ett autosvar till e-posten, ta hand om papperspost
Allmänna handlingar är offentliga. Det gäller även en stor del av din e-post.
Därför har du skyldighet att se till att eventuella svar och registrering av post sker medan du är borta. Inkommande e-post måste öppnas och behandlas varje dag.
Tänk även på att din papperspost inte får bli liggande ohanterad under din ledighet utan se till att någon annan hanterar den.
Kom därför ihåg att:
- Lägga in frånvaromeddelande
Det är viktigt att du lägger frånvaromeddelande i Outlook inför längre ledighet så att avsändaren får ett automatiskt svar som talar om när du kommer tillbaka. - Välj ombud för e-post
Du ska också utse en kollega som ombud i Outlook. När du registrerar ombudet väljer du själv vilka rättigheter personen ska ha. Det räcker i regel att vara granskare. Om något brev måste till diariet kan man ge en utskrift till registratorn. Ombudet ska i första hand vara någon på din egen avdelning. Funktionen OMBUD hittar du under Arkiv/Kontoinställningar.