Om Rutinhandboken

Under vintern 2017-2018 skapade miljöförvaltningen en plats på intranätet där vi publicerar interna rutiner och processbeskrivningar. Vi kallar den Rutinhandbok. Syftet är att ha all intern information på ett ställe och att vi själva ska kunna bygga strukturen. Innan låg våra rutiner och processer i externa system som vi inte var nöjda med.

Därpå började arbetet med att konvertera material från det gamla systemet till Rutinhandboken. Inför det gjorde vi flera genomgångar av vilket material som skulle finnas inom respektive process och vilka uppdateringar som var nödvändiga. I samband med det tog vi fram en processtruktur för miljöförvaltningen och det är den sorteringen vi följer i Rutinhandboken.

Under hösten 2019 kommer projektet Rutinhandbok, som är ett delprojekt i förvaltningens Digiprojekt, att avslutas. Implementeringen är färdig och det externa systemet är avvecklat. Det som nu återstår är förvaltning av Rutinhandboken. För att ge bästa förutsättningar för förvaltningen samlas i denna förvaltningsplan de principer som under det inledande arbetet kommit att bli grundläggande och som bör följas även i fortsättningen. Vidare finns även ett system för kvalitetssäkring, riktlinjer för utformning och instruktion om hur sidor publiceras.

 

Inför att vi skapade Rutinhandboken, och under det fortsatta arbetet med den har några principer visat sig vara viktiga. De har kommit till uttryck från både chefer och medarbetare. De bör vara vägledande i förvaltningen av Rutinhandboken.

1. Alla rutiner på en plats

Innan Rutinhandboken var vi i ett läge där många hade personliga rutiner på egna lappar. Det fanns nog flera tänkbara orsaker såsom att systemet inte var uppdaterat och inte innehöll den information som behövdes. Vi insåg att det ledde till rättsosäkerhet och ineffektivitet. Därför blev det viktigt att alla rutiner skulle samlas på ett ställe.

2. Bara de rutiner vi behöver

För oss är det viktigt att de rutiner som finns är aktuella och därför tror vi att vi bara ska ha de rutiner som verkligen behövs. Skälen till att vi har en rutin kan variera, att det är flera som ska göra samma sak på samma sätt, att det är något som vi gör sällan, att det är tidskänsligt – det är medarbetarna som arbetar i processen som vet om det behövs en rutin, men när den finns ska den underhållas.

3. Kvalitetssäkrad information

För att Rutinhandboken ska vara tillförlitlig krävs att informationen är korrekt och att den uppdateras snabbt. Under utvecklingstiden har vi arbetat löpande med de frågorna, och inför att arbetet övergår i förvaltning har ett system för kvalitetssäkring genom egenkontroll och användning tagits fram.

4. Använd Rutinhandboken

Rutinhandboken fyller bara sitt syfte om den används. Vi måste hjälpas åt att göra den till vårt självklara arbetsredskap.

5. Följ förvaltningens processtruktur

Rutinhandbokens upplägg följer förvaltningens processtruktur, utgå alltid ifrån den.

Processägaren har det övergripande ansvaret för rutinerna inom processen. Ansvaret kan delvis delegeras om det dokumenteras, till exempel genom att ange i rutinen vem som är operativt ansvarig för den. Väsentliga förändringar ska dock alltid gå genom processägaren.

Kommunikatörer och systemförvaltare för Rutinhandboken är de som kan upprätta sidor i Rutinhandboken och uppdatera innehållet.

Alla medarbetare, stödfunktioner och chefer kan tillfrågas om råd och granskning vid utformningen.

 

Egenkontroll	Användning
Benet ”Egenkontroll” innehåller åtgärder som ska göras för att utvärdera och granska såväl Rutinhandboken som de rutiner den innehåller.	Benet ”Användning” innehåller åtgärder som ska göras för att löpande hålla rutinerna uppdaterade.
Rutinhandboken ska utvärderas vart annat år. Det kan komma ny teknik eller annat upplägg på verksamheten som gör att andra lösningar är bättre. Principerna för hur den ska skötas kan också behöva ändras över tid. För att fånga ett eventuellt behov av förändring ska denna utvärdering ske. Det görs genom att systemförvaltaren kort intervjuar processägarna om Rutinhandboken fyller sitt syfte. Det ska noteras när senaste utvärdering gjordes och av vem på första sidan Rutinhandbok – Om.	Rutinhandboken ska uppdateras när ny information, lagstiftning eller arbetssätt gör innehållet inaktuellt. Den som är ansvarig för en rutin, processägare eller den funktion som fått det delegerat, meddelar systemförvaltaren vilken ändring som ska göras.
Rutinerna ska hållas aktuella Den löpande användningen och tillhörande uppdateringen är inte tillräcklig för att alla rutiner ska betraktas som aktuella. Eftersom det är en grundläggande princip måste det göras i särskild ordning. Systemförvaltaren ska ha en plan för det systematiska underhållet och varje år fråga processägarna om rutinerna är uppdaterade. Processägarna ansvarar för genomgången.	Felanmälan Alla ska kunna meddela att det finns en felaktighet i en rutin. Därför ska det finnas en länk och text i varje rutin om hur man ska göra när rutinen inte stämmer.

1. I Rutinhandboken kan både rutiner (instruktioner för hur något görs) och processbeskrivningar (dokumentation av vad som återkommer i ett flöde) finnas. Dessutom kan handläggarstöd, checklistor och annat material publiceras. I dessa kan, till skillnad från i rutin och process, bedömningar finnas.
2. Tänk efter så att materialet hamnar under rätt process.
3. Om vi hänvisar till material på annan plats ska vi använda oss av länkar.
4. Håll balansen i omfattning, blir rutinen för lång finns risk att den blir svår att följa och inte används.
5. Om det finns koppling till andra rutiner, processer eller webbsidor – länka (gör länken i dokumentet så blir det lätt när rutinen ska publiceras).
6. Ange alltid datum, under vilken process rutinen ska ligga i, funktion som är ansvarig, lagstiftning eller annat styrdokument om det finns.
7. Skriv rutiner i aktiv och uppmanande form. Vi skriver du i rutinerna och med du menar vi medarbetaren som ska följa rutinen.
8. När du är klar med en rutin kontakta kommunikatörerna.

Kommunikatörer och systemförvaltare för Rutinhandboken är de som kan upprätta sidor i Rutinhandboken och uppdatera innehållet.

• Följ processtrukturen
• Använd manual (länk/nedladdningsbart dokument) för WordPress