Lämna ut handlingar

En begäran kan komma in på olika sätt och olika vägar men ska alltid lämnas till administrationen i egenskap av registrator med huvudansvar för våra handlingar, och som de som handlägger fakturering när det är fråga om kopieringsavgift. Det betyder att om du som handläggare får förfrågningar som inte gått via administrationen ska du ändå lämna dem dit.

Det finns några tillfällen som är lätta att förväxla med begäran om utlämnande, men som inte ska hanteras så.

Partsinsyn

Enligt förvaltningslagen har den som är part i ett ärende rätt att ta del av det som tillförts ärendet. Syftet är att parten ska få insyn i ärendet, såvida inte sekretess föreligger, och vid behov kunna påverka handläggningen. Av detta följer att en förfrågan om att ta del av handling från den som själv är part i ärendet eller är ombud för en part inte ska betraktas som en begäran om allmän handling, utan det handlar då om en lagstadgad rätt till partsinsyn. I dessa situationer kan handläggaren själv mejla eller posta den efterfrågade handlingen utan att debitera någon avgift, och utan att gå via administrationen eller chefen.

Partsinsynen är dock inte obegränsad, lagstiftarens avsikt är att parten har rätt att ta del av materialet en gång. Vid missbruk kan vi därför låta bli att lämna ut handlingen under beteckningen partsinsyn, hänvisa till att parten redan fått materialet och att ytterligare förfrågningar hanteras såsom begäran om allmän handling med eventuell debitering som följd.

Överprövande myndighet begär handlingar

Det är aldrig utlämnande av allmän handling att ta fram material till överinstanser. Det hanteras därför på samma sätt som partsinsyn.

Administrationen ska bekräfta mottagandet av begäran och ge information om den fortsatta hanteringen. Om det sker skriftligen kan det formuleras så här:

”Miljöförvaltningen har tagit emot din begäran om att ta del av en handling. Vi kommer att hantera ärendet skyndsamt och återkommer till dig så snart som möjligt, men vi måste först göra en sekretessprövning.

Om handlingen du frågar efter är allmän och kan lämnas ut vill vi upplysa dig om att du antingen kan ta del av den utan kostnad på miljöförvaltningen eller få en kopia. Kopior lämnas som huvudregel i pappersform och om antalet sidor överstiger 9 stycken tillkommer en avgift. Kopior betalas via faktura, läs mer i stadens taxa samt dess tillämpningsanvisningar.”

Om utlämnandet kommer kunna ske i väldigt nära anslutning till att begäran kommit in, utan att ytterligare information från frågeställaren, behöver någon särskild bekräftelse inte lämnas utan vi kan lämna ut handlingarna direkt.

Du som administratör ska vid behov klarlägga vad förfrågan gäller. Är det en handling eller en uppgift ur en handling? Notera skillnaden för olika skyndsamhetskrav gäller och de lämnas ut på olika sätt. För handling gäller att vi ska agera skyndsamt, för uppgift ur en handling ska utlämnandet ske med hänsyn till arbetets behöriga gång. Skulle det visa sig att det är en handling vi inte har ska begäran avvisas. Vidare behöver vi veta hur frågeställaren vill ta del av handlingarna; på plats eller genom kopior. Uppgifter lämnas som regel muntligen. Om frågeställaren är en annan myndighet är de inte begränsade till att förfrågan ska gälla allmänna handlingar.

Du som administratör ska vid behov be frågeställaren att specificera sin förfrågan. Exempelvis när en förfrågan är väldigt allmänt hållen, exempelvis att man vill ta del av alla handlingar för en viss fastighet, eller allt om avlopp. För att det ska vara möjligt för oss att hantera begäran ska vederbörande få en ärendelista eller ärenderapport från Ecos och instruktioner om att precisera sin begäran. En begäran som inte preciseras ska avslås, se mer under punkt 6.

Om det kan antas att materialet överstiger 9 sidor ska du begära uppgifter för fakturering.

Vi får normalt inte fråga vem som vill ha handlingarna och varför. Allmänheten och media har rätt att anonymt få ut allmänna handlingar. Därför har vi valt att inte diarieföra utlämnanden.

Vid behov kan du som administratör vända överlämna förfrågan till ansvarig handläggare i de fall begäran avser en specifik anläggning, ärende eller ämnesområde, och i de fall ingen ansvarig handläggare kan identifieras kan du vända dig till avdelningschefen för berörd avdelning som avgör vem som ska hantera förfrågan. Lämna sedan förfrågan vidare till den som ska hantera den. Utgångspunkten är att det är aktuell handläggare som har bäst möjlighet att göra bedömningen av vad som är allmän handling samt om det föreligger sekretess. Samma ordning gäller om förfrågan avser uppgift ur handling, men dessa kan som regel ges muntligen.

Utlämnande är en prioriterad arbetsuppgift och vi måste hantera en begäran skyndsamt, även om det är omfattande material. Den kan inte dröja för att handläggaren har semester eller är sjuk, i sådana fall kan det vara lämpligare att det är en administratör eller chef som sköter förfrågan. Om du som ska sköta förfrågan inte har möjlighet att göra jobbet själv ska du be en kollega om hjälp, eller prata med avdelningschefen för att lösa arbetsfördelningen. Om det kommer att ta några dagar att ta fram handlingarna ska du snarast meddela frågeställaren det.

Om det aktuella materialet är omfattande är det lämpligt att tillsammans med frågeställaren lägga upp en plan för utlämnandet. Börja med det som är viktigast för hen att ta del av, när det är sekretessprövat, utlämnat och eventuellt betalt fortsätter du med de andra delarna på samma sätt i tur och ordning.

Du som ska hantera förfrågan ska avgöra om det är fråga om allmänna handlingar. Vi är bara skyldiga att lämna ut allmänna handlingar, alltså inte handlingar som är arbetsmaterial, utkast och så vidare. Läs mer om allmän handling i tidigare nämnda länkar till stadsgemensamma sidor, och kontakta jurist om du är osäker.

Rapporter och liknande som ingår i beslutsunderlag till nästa nämndssammanträde finns som regel inte i Ecos förrän efter sammanträdet. Dessa handlingar blir offentliga sex dagar före sammanträdet, under förutsättning att det inte gäller myndighetsutövning då de ärendena är inte offentliga alls innan miljönämnden har fattat beslut och protokollet är justerat. Den som vill ta del av sådana handlingar kan själv hämta dem i stadens diarium.

Begäran om sammanställning av uppgifter ska tillmötesgås om vi kan göra sammanställningen genom rutinartade sökningar eller slagningar i våra register. Vi kan exempelvis enkelt ta fram listor över vilka livsmedelsobjekt som finns i våra register. Använder vi oss själva inte av de sökningar eller sammanställningar som någon efterfrågar, kan sammanställningen inte göras på ett rutinartat sätt och då anses förfrågan inte gälla en allmän handling.

En begäran om en handling som inte är allmän ska avslås, se mer under punkt 6.

I vår verksamhet är sekretess relativt ovanligt, den offentliga sektorn ska vara öppen för insyn och kontroll genom allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. I vissa situationer finns det dock andra intressen som väger tyngre och gör att handlingen eller uppgiften inte ska lämnas ut.

Du som ska hantera förfrågan ska ta ställning till om det föreligger sekretess, det vill säga göra en sekretessprövning. Bedömningen görs varje gång något begärs ut, även om handlingarna har sekretessmarkering; sekretessmarkering är inte bindande. För att något inte ska kunna lämnas ut måste en paragraf i offentlighets- och sekretesslagen passa in exakt på den aktuella händelsen. Om sekretessen är till för att skydda tredje part, såsom åklagarens förundersökningar eller ett företag, kan man om det behövs kontakta denne för att få mer underlag för sin bedömning av om sekretess råder men det är fortfarande vi som själva avgör om det är sekretess. Se de vanligaste sekretessgrunderna i A-delen av denna rutin. Rådgör med jurist om du är osäker på om sekretess föreligger.

Om den aktuella handlingen omfattas av sekretess, men eventuellt kan lämnas ut beroende på vem som frågar ska du säga ungefär så här till frågeställaren: ”Den handling du har begärt omfattas av sekretess. Om du väljer att berätta vem du är och vad du ska ha den till kan jag göra en mer ingående sekretessprövning och komma fram till att jag får lämna den till dig.” Det kan även vara så att frågeställaren måste visa legitimation för att kunna få ut sekretessbelagt material beroende på hur sekretessbestämmelsen är utformad.

Tänk på att sekretess även gäller gentemot andra inom staden och förvaltningen. För att sekretess ska överföras till annan aktör måste det finnas en bestämmelse om det. Det beskrivs dock inte i denna rutin utan du ska rådgöra med jurist i sådant fall.

Handlingar avseende ekonomi och inköp

Det kan komma begäran som avser handlingar i andra system, t ex ekonomisystemet, upphandlingssystemet eller HR-system. Det är viktigt att vara uppmärksam på de olika typer av sekretess som kan vara relevant beroende på vilken handling eller information som efterfrågas.

För offentlig upphandling gäller absolut sekretess fram till dess att tilldelningsbeslutet har publicerats, anbuden blir offentliga, eller upphandlare väljer att avbryta upphandlingen. Trots att den absoluta sekretessen upphör innebär det inte att upphandlaren kan lämna uppgifter om anbud eller leverantörer utan att pröva om de fortfarande omfattas av sekretess enligt Offentlighets och sekretesslagen. Även efter att den absoluta sekretessen upphört kan det fortsatt råda sekretess på vissa handlingar eller uppgifter.

En vanlig begäran är anbuden i en specifik upphandling. Om den absoluta sekretessen har upphört ska en sekretessprövning göras av anbuden. Om det är ett vinnande anbud behöver avtalet även granskas först då det kan innehålla information om sekretess. Om det inte är specificerat något angående sekretess i avtal eller anbud, kontakta leverantören och fråga dem om det är något i anbudet som de önskar inte ska lämnas ut. Prisuppgifter som inte är minst 1 år gamla ska alltid maskas.

Vid begäran om kopior på leverantörsfakturor bör i regel en jurist rådfrågas ifall fakturan innehåller uppgifter som kan vara känsliga. Prisuppgifter på leverantörsfakturor som inte är minst 1 år gamla ska alltid maskas.

Begäran om uppgifter om löner ska vidarebefordras till HR-chef.

Om det i handlingen finns vissa uppgifter som är sekretessbelagda ska dessa ”mörkas” men övrigt lämnas ut. Det kan göras genom att du tar kopia på handlingen, stryker över sekretessbelagda uppgifter på kopian och kopierar den igen, och lämnar ut denna sista kopia. Administrationen har tillgång till ett program som kan göra maskeringen digitalt.

Om det föreligger sekretess för hela handlingen ska vi meddela ett avslag på begäran om utlämnande. Det gäller även för en oprecis begäran eller en begäran som inte avser allmän handling. Det är juristerna som i första hand ska fatta ett avslagsbeslut, muntligt såväl som skriftligt, i andra hand förvaltningschef. Då ska vi överväga om det kan finnas sekretessbrytande bestämmelser. De sekretessbrytande reglerna finns huvudsakligen i 10 kapitlet OSL men även i andra lagar. De flesta av dem syftar till att göra det möjligt för myndigheter att utbyta uppgifter trots sekretess. Men några av reglerna kan utnyttjas av enskilda för att få ut uppgifter som annars är sekretessbelagda.

I båda fallen ovan ska du informera om att allt som begärts ut inte kan lämnas ut på grund av sekretess eller bara kan lämnas ut med förbehåll, alltså krav på att handlingarna inte lämnas vidare, och att frågeställaren har rätt att få ett överklagningsbart beslut. Om frågeställaren begär ett överklagningsbart beslut ska du skapa ett särskilt ärende. Vänd dig till jurist för hjälp att upprätta avslagsbeslut och beslut med förbehåll, som ska ha överklagandehänvisning till Kammarrätten i Göteborg. Om beslutet överklagas ska särskild rutin för överlämnandet tillämpas.

Om det inte finns någon sekretess utan allt kan lämnas ut är det bara att göra det. Du behöver inte skriva något beslut om att lämna ut handlingar utan det handläggs helt muntligt. Du som ska hantera förfrågan ska också rent praktiskt lämna ut handlingarna. Frågeställaren ska ha meddelat i ett inledande skede hur hen önskar ta del av handlingarna, antingen genom att personen:

• utan kostnad får läsa eller fotografera handlingarna på plats, i akt eller på dator, eller
• får kopior i enlighet med stadens policy.

Stadens policy innebär att utlämnande i första hand ska ske i pappersform och om ”det är lämpligt i det enskilda fallet som en serviceåtgärd kan handlingar lämnas ut per e-post eller i annan elektronisk form”. När du gör avvägningen om det är lämplig, ska du ta hänsyn till om handlingarna innehåller personuppgifter som vid digitalt utlämnande kan få en olämplig spridning. Kopior betalas via faktura, läs mer i tidigare nämnda taxa samt dess tillämpningsanvisningar. Vänd dig till ekonomiassistenten för hjälp att fakturera.

Det förekommer att nyhetsbyråer och media kommer in med stående eller regelbundet återkommande begäran om handlingar. Dessa kan vi inte ta betalt för.

Begäran om allmän handling via e-tjänst

En e-tjänst har skapats för att göra det enklare att begära ut handlingar från Ecos, samt för att göra begäran mer specifik och därför enklare för administrationen att hantera.

De som vi begära ut handlingar bör hänvisas till e-tjänsten.

E-tjänsten finns här.

Administrativ rutin för begäran via e-tjänst

När någon har använt sig av e-tjänsten kommer ett ärende in till oss med en notis till miljöförvaltningens mailinkorg. Den person i administrationen som öppnar begäran sätter uppdaterar status på ärendet till ”Under handläggning”, tar fram eventuella handlingar och sekretessprövar dem. Om utlämningen av handlingarna innebär en avgift ska frågeställaren informeras om detta och bekräfta att de accepterar kostnaden innan några handlingar skickas.

Handlingar som ska lämnas ut skickas sedan till frågeställaren via e-tjänsten -om inte det framgår av begäran att de vill ha handlingarna skickade till sig på annat sätt. Om vi anser att det inte är lämpligt att handlingarna skickas på det önskade sättet kan vi ändå välja att skicka det på vad vi bedömer är ett mer lämpligt sätt.

Skicka handlingar genom att gå in i ärendet i e-tjänsten och klicka på ”Ladda upp bilaga” och välj handlingarna som ska skickas.

När handlingarna laddats upp får frågeställaren en notis till sin mail om att det har kommit in handlingar i ärendet. När handlingarna har öppnats får vi en notis tillbaka om detta.

Om frågeställaren önskar att komplettera sin begäran, t ex genom att skicka tillbaka en ärenderapport de har fått med noteringar om vilka handlingar hen vill begära ut kan hen göra det via Min sida eller genom att skicka ett nytt ärende.

För annan kommunikation är det bättre att istället gå till fliken ”Direktmeddelande” och skriva eventuellt meddelande där om det är något som behöver svaras på, frågas eller förtydligas i ärendet. Då kan hen svara på meddelandet via Min sida. Dels kommer då en notis till vår mail om att ett direktmeddelande skickats och dels dyker det upp en pratbubbelikon på ärendet i listan för att signalera att det finns meddelande i ärendet.

Vi kan också skicka ett meddelande genom ”Skicka meddelande”, detta går då direkt till frågeställarens mail och kan inte svaras på. Ifall det inte finns handlingar att lämna ut skriver vi via ”Skicka meddelande”.

När hanteringen av begäran är klar, och vi inte förväntar oss någon komplettering eller fråga, kan status uppdateras till ”Avslutat”, förslagsvis max två arbetsdagar efter utskick av handlingar, information om att inga handlingar finns, eller avslag. Frågeställaren kan fortfarande se handlingarna på Min sida efter att vi har avslutat ärendet.

• Välj fastighet i Ecos
• Markera de objekt/fastigheter du vill ha med i listan eller markera alla i högra hörnet i bilden
• Förhandsgranska
• Välj Urskriftstyp (Objektutskrift), Formulärutskrift med de i listan markerade objekten
• Ta bort bocken i ny sida för varje objekt
• Ta med Ärenden (Alla)
• Välj förhandsgranska igen (Tar en liten stund men listan kommer)
• Nu har du en Objektslista på skärmen
• Klicka på PDF-ikonen i förhandsgranska-fliken längst upp till höger och klicka på Publicera
• Spara på din lokala mapp. Får upp Spara Exportsteg – klicka på stäng
• Skicka listan till den som begärt och upplys om stadens kopieringspolicy.