Här hittar du vanliga frågor och svar inom området juridik och administration.
En handling är ett medium som bär information. Det kan vara ett fysiskt dokument eller e-post, bild eller en upptagning som man kan lyssna på, läsa eller ta del av på annat sätt med något tekniskt hjälpmedel.
Exempel på handlingar:
En handling är allmän om den:
Allmänna handlingar ska registreras utan dröjsmål.
Nedan följer en beskrivning av några viktiga begrepp:
En dokumenthanteringsplan styr hanteringen av allmänna handlingar hos en myndighet. Den är myndighetens redskap för att skapa enhetliga rutiner. I dokumenthanteringsplanen finns anvisningar för hur handlingarna ska hanteras – om de ska bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras, om de ska diarieföras och så vidare. Ta kontakt med registrator på din förvaltning för att ta del av aktuell dokumenthanteringsplan
En allmän handling kan vara offentlig i sin helhet, eller helt eller delvis omfattas av sekretess.
Allmänna handlingar ska, med undantag av uppgifter som skyddas av sekretess, lämnas ut om någon begär det, oavsett syfte med denna begäran.
När någon ber om att få ta del av en allmän handling, ska en sekretessprövning göras om det finns anledning att misstänka att det kan finnas uppgifter i handlingen som inte är offentliga. Om handlingen inte kan lämnas ut helt eller delvis ska ett skriftligt avslagsbeslut fattas och det ska framgå av beslutet hur man kan överklaga detta. Sådana avslagsbeslut ska fattas av behörig tjänsteman på myndigheten.
Får du en begäran om att ta del av en allmän handling och du är osäker på om den kan lämnas ut, kontakta alltid registrator eller jurist.
I OSL finns bestämmelser om sekretess som syftar till att skydda olika intressen. Sekretess kan till exempel gälla för uppgifter om
Mer information om de olika bestämmelserna i lagen finns på OSL:s webbplats.
Offentlighets- och sekretesslagen innehåller bestämmelser om tystnadsplikt. Tystnadsplikten innebär förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen, genom att en allmän handling lämnas ut, eller på annat sätt. Om sekretess gäller för en uppgift får den inte lämnas ut vare sig till en enskild eller till en annan myndighet. Det kan också vara sekretess mellan olika verksamheter inom samma myndighet.
Om man kan anta att en uppgift i en allmän handling inte får lämnas ut på grund av sekretess, får detta markeras på handlingen genom en särskild anteckning – sekretessmarkering.
En sådan sekretessmarkering är bara en varningssignal, en sekretessprövning måste göras om någon begär att få ta del av handlingen!
En offentligt anställd har meddelarfrihet. Det innebär att offentliga tjänstemän har möjlighet att fritt ta kontakt med och lämna uppgifter om vilket ämne som helst till media i syfte att uppgifterna ska publiceras. Meddelarfriheten är begränsad. Du får till exempel inte röja information som omfattas av kvalificerad tystnadsplikt.
Den som lämnat uppgifter till media har rätt att vara anonym och journalister får inte avslöja sin källa. Kommunen och andra myndigheter får heller inte försöka ta reda på vem som lämnat information.
Kommunen är skyldig att lämna ut allmänna handlingar antingen genom att skicka kopior eller, låta den som vill, komma och läsa handlingen på plats hos kommunen. Man kan också låta personen ta del av handlingen med hjälp av något tekniskt hjälpmedel. Om du skickar kopior ska du enligt huvudregel skicka handlingarna via vanligt post och ta betalt enligt den taxa som kommunfullmäktige beslutat.
En begäran att ta del av allmän handling ska prövas skyndsamt, helst samma dag. Som tjänsteman får du inte fråga efter vad handlingen ska användas till, om inte det behövs för att kunna lämna ut rätt handling.
Helsingborgs stad äger aktiebolag för att skapa samhällsnytta, det vill säga skapa mervärde för staden, dess bolag och invånare.
Helsingborgs stads bolag ska bidra till utveckling av staden och hjälpa till att förverkliga stadens mål. Som ett led i den värdeskapande ägarstyrningen är stadens helägda bolag organiserade i en aktiebolagsrättslig koncern.
Helsingborgs stad har hel- och majoritetsägda bolag samlade i en koncern med HSFAB (Helsingborgs stads Förvaltning AB) som moderbolag. Helsingborgs stad är därutöver direkt ägare till ett antal hel- och delägda bolag. Totalt äger Helsingborgs stad direkt eller indirekt 35 hel- och delägda bolag.
Kommunfullmäktige har det yttersta ägaransvaret. Kommunfullmäktige fastställer det kommunala ändamålet med verksamheten. Den utser samtliga styrelseledamöter och tar ställning till frågor av principiell natur eller av större vikt. Kommunstyrelsen har uppsiktsplikt över den verksamhet som bedrivs i bolagsform.
Styrelsen är ytterst ansvarig i respektive bolag. Styrelsen, som består av politiskt nominerade personer, utses av kommunfullmäktige. Styrelsen fastställer årligen en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. Ansvarig för den löpande förvaltningen är en verkställande direktör, som utses av styrelsen.
Bolagsordningen är bolagets viktigaste styrdokument och utger grunden för bolagets existens; ett regelverk som tillsammans med lagstiftning anger ramarna för verksamheten.
Ägardirektivet är ett styrdokument som ägaren upprättar i samråd med bolaget. Direktivet anger riktning, ramar och mål för det specifika bolaget med utgångspunkt från det kommunala ändamålet.
Bolagsstämman är aktiebolagets högsta beslutande organ. På bolagsstämman är det aktieägarna som fattar besluten enligt de regler som finns i aktiebolagslagen och i bolagsordningen. Stämman ska vanligen hållas på den ort där styrelsen har sitt säte. I bolagsordningen kan det finnas andra bestämmelser om detta.
Varje år måste aktiebolaget hålla en årsstämma. Där beslutar aktieägarna bland annat att fastställa resultaträkningen och balansräkningen. Årsstämman ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång.
Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen utöva uppsikt över de kommunala bolagen på samma sätt som styrelsen har tillsyn över all annan kommunal verksamhet. Uppsiktsplikten innebär att kommunstyrelsen ska hålla sig informerad om bolagens verksamhet och hur bolagen förhåller sig till gällande styrdokument och gällande lagstiftning.
Kommunstyrelsen ska årligen göra en bedömning av bolagens verksamhet utifrån de ändamål och befogenheter som anges i bolagsordningen och i kompletterande direktiv från kommunfullmäktige. Om kommunstyrelsen bedömer att ett bolag under året har avvikit från sitt ändamål och sina befogenheter, ska kommunstyrelsen även lämna förslag till åtgärder som säkerställer att bolagets verksamhet åter kommer att bedrivas i enlighet med kommunfullmäktiges beslut.
Läs mer här om bolagsstyrning i Helsingborgs stad (pdf 1 MB).
Laglighetsprövning är överklagan av beslut som en kommunmedlem anser inte har gått lagligt till eller att kommunen eller nämnden har beslutat om något den inte har rätt till. Beslut som fattas av kommunfullmäktige eller av nämnder i ärenden där det inte finns föreskrifter i en särskild lag eller författning om överklagande, kan prövas enligt kommunallagen genom så kallad laglighetsprövning.
Beslutet ska överklagas till förvaltningsrätten inom tre veckor från den dag då beslutet anslogs på kommunens officiella anslagstavla. I överklagan ska det stå vilket beslut som överklagas och varför den klagande anser att beslutet är felaktigt.
Förvaltningsrätten kan avslå överklagandet om rätten anser att beslutet gått lagligt till. Om överklagan godkänns kan inte förvaltningsrätten ändra kommunens beslut. Däremot upphävs beslutet och ärendet måste tas upp igen i nämnden för nytt beslut.
Det finns särskilda regler för överklagande i ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, till exempel bygglovsbeslut och beslut om försörjningsstöd. Beslut i sådana ärenden kan inte överklagas genom laglighetsprövning. De överklagas i stället genom så kallat förvaltningsbesvär. Beslut i ärenden som handläggs med stöd av speciallagar kan till stor del överklagas enligt förvaltningslagens regler.
I beslutet till den enskilde ska information lämnas om hur man överklagar beslutet. Överklagandet ska vara ställt till berörd myndighet, till exempel Förvaltningsrätten eller Länsstyrelsen Skåne, men lämnas in till berörd nämnd inom tre veckor från det att beslutet togs emot av den klagande.
Beslut som kan överklagas genom förvaltningsbesvär är till exempel beslut enligt skollagen eller socialtjänstlagen.
Överklagandet ska vara undertecknat och innehålla vilket beslut som överklagas, hur klaganden vill att beslutet ska ändras, varför beslutet ska ändras, eventuella handlingar eller annat som anses stödja överklagandet samt adress och telefonnummer.
Överklagandetiden är tre veckor från protokollets anslagsdatum.
Överklagandet ska vara ställt till Mark- och miljödomstolen, men det ska skickas enligt nedan:
Om detaljplanen har antagits av stadsbyggnadsnämnden, till Stadsbyggnadsnämnden, 251 89 Helsingborg.
Om detaljplanen har antagits av kommunfullmäktige, till Helsingborgs kommun, Rådhuset, 251 89 Helsingborg.
Förvaltningen gör en så kallad rättidsprövning (att överklagandet kommit in i rätt tid) och skickar sedan vidare överklagandet tillsammans med nämndens beslutshandlingar till Mark- och miljödomstolen.
Mark- och miljödomstolens beslut kan överklagas hos mark- och miljööverdomstolen.
En förvaltning kan neka någon att ta del av en handling eller del av en handling. Detta kan enbart göras med hänvisning till offentlighets- och sekretesslagen (OSL). När någon nekas att få ta del av en handling ska en skriftlig eller muntlig begäran lämnas till förvaltningen om vilken handling eller vilka uppgifter som avses. Om en skriftlig begäran lämnas in ska denna registreras. Den berörda ska alltid få skriftlig information om hur ett överklagande ska gå till. Ett skriftligt avslagsbeslut ska alltid skrivas av den tjänsteman som i enlighet med nämndens delegeringsordning har rätt att fatta avslagsbeslut. Avslagsbeslutet ska registreras.
Om berörd vill överklaga beslutet ska överklagandet skickas till:
XXX-nämnden, 251 89 Helsingborg
men vara ställt till:
Kammarrätten i Göteborg
Detta görs eftersom det är Kammarrätten som prövar överklagandet. Överklagandet ska ha kommit in till nämnden senast inom tre veckor från den dag då personen fick del av beslutet.
I överklagandet ska anges vilket beslut ett överklagande gäller, hur den klagande vill att beslutet ska ändras och vilka handlingar som åberopas.
En jävsituation uppstår när en anställd eller politiker har ett sådant intresse i ett ärende att dennes opartiskhet kan ifrågasättas.
Jävsreglerna gäller vid all ärendehantering och riktar sig till både den som bereder ärendet och den som fattar beslut i frågan. Nedanstående jävsgrunder gäller för kommunens nämnder och för anställda i kommunens förvaltningar.
En förtroendevald/anställd är jävig om ärendet angår en själv, det vill säga att man är partisk eller har ett intresse som gör att det finns risk för besvärsrätt.
En förtroendevald/anställd är jävig om ärendets utgång kan innebära särskild nytta eller skada för en själv.
En förtroendevald/anställd är jävig om ärendet angår dennes make/maka, sambo, föräldrar, barn, syskon eller annan närstående eller om ärendets utgång kan ge särskild nytta eller skada för en närstående.
En förtroendevald/anställd är jävig om denne eller någon närstående representerar personen som ärendet gäller eller någon som skulle kunna ha nytta eller skada av ärendets utgång.
En förtroendevald/anställd är jävig om denne varit ombud eller biträtt en person i ärendet mot ersättning. Den som fört talan som ombud för en part får därför inte handlägga ärendet.
En förtroendevald/anställd är jävig om det finns andra skäl som kan riskera att denne är partisk i ärendet, till exempel om hen är uppenbar vän eller ovän med en part eller ekonomiskt beroende av denne.
En ledamot i kommunfullmäktige får inte delta i handläggningen av ett ärende som berör en personligen eller ens make, sambo, föräldrar, barn eller syskon eller någon annan närstående.
Vid bedömning om det föreligger jäv ska man beakta omständigheterna i det enskilda fallet. Bedömningen måste ske individuellt vilket innebär att den kan skilja sig från fall till fall. Om man som förtroendevald/anställd känner sig osäker på om det föreligger jäv eller inte bör man diskutera saken med sin närmaste chef. Man kan även vända sig till stadsjuristerna på stadsledningsförvaltningen för att få vägledning om hur man bör agera.
Här kan du läsa några frågor och svar om mutor.
Vill du ha mer information så kan du läsa vår policy och riktlinjer mot mutor på webbplatsen styrning.helsingborg.se. Hittar du inte svar på din fråga kan du kontakta någon av stadsjuristerna på stadsledningsförvaltningen.
En muta är när du tar emot, godtar ett löfte om eller begär en otillbörlig förmån för utövningen av din anställning eller ditt uppdrag (10 kap 5 a-c §§ och 10 § samt 20 kap 5 § brottsbalken).
Alla anställda och förtroendevalda omfattas av dessa lagregler. Vid bedömningen av vad som anses som mutbrott ställs särskilt höga krav på offentligt anställda och förtroendevalda.
Om en måltid har ett naturligt samband med tjänsten eller uppdraget är det tillåtet att låta sig bjudas på en måltid av utomstående företag eller privatpersoner. Måltider som har ett sådant naturligt samband ska vara måttfulla och av det enklare slaget.
Huvudregeln är att anställda och förtroendevalda i staden inte tar emot gåvor från utomstående företag eller privatpersoner. Enklare uppvaktning i samband med högtidsdagar, helger, sjukdom eller liknande är tillåtet att ta emot. Detsamma gäller enklare reklamartiklar. Det är aldrig tillåtet att ta emot penninggåvor.
Det är inte tillåtet att som privatperson ta emot en tjänst – till underpris eller utan att betala – utförd av en leverantör till staden.
Den som befarar att ett erbjudande eller en gåva står i strid med stadens policy mot mutor ska avvisa eller skicka tillbaka erbjudandet eller gåvan. Om detta inte är genomförbart ska närmaste chef informeras, som i sin tur ska avgöra hur erbjudandet/gåvan ska hanteras.
Här kan du läsa om några exempel från andra kommuner där medarbetare eller politiker tagit emot mutor.
En kvinna som arbetar inom hemtjänsten fick reda på att det äldre paret som hon arbetar hos skulle sälja sin bil. Kvinnans dotter fick köpa bilen för 3 000 kronor, trots att den hade värderats mycket högre. Vårdbiträdet fälldes för mutbrott och dottern för medhjälp.
Två kommuner diskuterade och utredde frågan om att upphandla privata vård- och omsorgsutförare. Ett av företagen som var med i upphandlingen bjöd en politiker från vardera kommun på en konferensresa med biljetter till ishockey-VM i Helsingfors. Chefen på företaget dömdes för bestickning och politikerna dömdes för mutbrott.
Chefen tog emot 23,8 ton tegel, värt 85 000 kronor, av ett byggbolag för att använda till sin privata villa. Han betalade bara för frakten och syftet var att bolaget skulle gynnas i kommande upphandlingar. Chefen dömdes i tingsrätten för grovt mutbrott till sex månaders fängelse. Brottet kvalificerades som grovt eftersom han i egenskap av chef hade det övergripande ansvaret för upphandlingar. Mannen överklagade till hovrätten som lade ned ärendet eftersom brottet hann preskriberas.
Chefen på en byggfirma betalade för Ålandsresor, flera luncher och kafébesök till ett belopp av närmare 8 000 kronor för en handläggare och en biträdande chef på kommunens upphandlingsenhet. Byggnadsfirmans chef dömdes för bestickning till dagsböter, handläggaren till villkorlig dom och dagsböter och den biträdande chefen till dagsböter.
En remiss skickas ut när ett ärende berör en annan nämnds/ förvaltnings verksamhet. Remissen skickas för att inhämta värdefulla sakuppgifter och/eller politiska synpunkter för det aktuella ärendet.
En förvaltningsremiss skickas ut till en eller flera förvaltningar för att inhämta sakupplysningar i ärendet. Förvaltningen lämnar ett faktabaserat yttrande från sakkunnig tjänsteman, undertecknat av förvaltningschefen.
En nämndremiss skickas ut till en eller flera nämnder och synpunkterna lämnas via ett yttrande som beslutas i nämnd. I detta fall framförs även de politiska åsikterna i sakfrågan. Nämndens ordförande undertecknar yttrandet.
Remissen skickas alltid ut av registrator efter samråd med förvaltningschef, avdelningschef eller nämndsekreterare och berörd handläggare. Detta ska göras för att säkerställa att remissen och sedan remissvaret diarieförs samt att remitteringen sker till samtliga intressenter som berörs av ärendet.
Staden har tagit fram regler för sponsringsärenden. Dessa regler riktar sig mot stadens samtliga nämnder och förvaltningar.
Hittar du inte svar på din fråga kan du kontakta någon av stadsjuristerna på stadsledningsförvaltningen.
När staden blir sponsrad av en motpart måste kraven här nedan vara uppfyllda. Annars får staden inte ingå sponsoravtal.
När staden sponsrar en motpart måste kraven nedan vara uppfyllda. Annars får staden inte ingå sponsoravtal.
Ordet visselblåsare kommer från det engelska ordet ”whistleblower”. Begreppet används normalt för en person i en organisation som rapporterar eller slår larm om missförhållanden inom organisationen.
Den 1 januari 2017 trädde en ny lag i kraft som ger ett särskilt skydd mot repressalier för arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden i arbetsgivarens verksamhet (Lag (2016:749) om särskilt skydd mot repressalier för arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden).
Lagen innehåller bestämmelser som ger ett särskilt skydd mot repressalier för arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden i arbetsgivarens verksamhet. Lagen inskränker inte det skydd som kan gälla på grund av andra lagar.
Lagen gäller alla arbetstagare och arbetsgivare i privat och offentlig sektor, även personal som hyrs in.
Det är ett allmänintresse att missförhållanden och oegentligheter inom organisationer kommer fram. Det gäller i synnerhet offentliga myndigheter som hanterar allmänna medel.En arbetstagare i en organisation har särskild möjlighet att upptäcka missförhållanden. Arbetstagaren ska inte riskera att bli uppsagd eller utsatt för arbetsrättsliga åtgärder för att den larmar om missförhållanden.Lagen är ett förstärkt skydd till arbetstagarens fördel och kompletterar annan lagstiftning på området, som t ex den grundlagsfästa meddelarfriheten.
Läs mer om meddelarfrihet här.
Skyddet mot repressalier gäller när en arbetstagare larmar om allvarliga missförhållanden till någon inom organisationen och i vissa fall även utom organisationen.
Med begreppet larm avses en avsikt att slå larm. Avsikten ska uppfattas av mottagaren. Om du i ett samtal nämner missförhållanden till arbetsgivaren, utan att klargöra att det är en avsikt att slå larm, träder det särskilda skyddet mot repressalier inte in.
Allvarliga missförhållanden betyder att det ska vara fråga om en brottslig gärning som har fängelse i straffskalan. Exempel på allvarliga missförhållanden kan vara kränkningar av grundläggande fri- och rättigheter, risker för liv, säkerhet och hälsa, skador och risker för skador på miljön, felaktigt användande av allmänna tillgångar, korruption, brott mot interna regler och principer och oetiska förhållanden.
Missförhållandena ska finnas i den organisation som arbetstagaren tillhör.
Den nya lagen är inte tillämplig vid mindre allvarliga missförhållanden, eftersom en sådan ordning enligt regeringen skulle riskera att urholka arbetsgivarens rätt att arbetsleda.
Enligt lagen finns det olika sätt att slå larm:
Arbetstagaren får ett skydd enligt lagförslaget vid interna larm eller larm till arbetstagarorganisationen, förutsatt att larmet gäller allvarliga missförhållandena.
Vid externa larm får arbetstagaren ett skydd enligt lagförslaget om det finns fog för påståendet om allvarliga missförhållanden. Som huvudregel ska arbetstagaren först ha larmat internt utan att arbetsgivaren vidtagit skäliga åtgärder. I vissa situationer ska det inte krävas att arbetstagaren först har slagit larm internt. Det gäller till exempel om det finns en akut fara för liv, hälsa och säkerhet eller mycket allvarliga missförhållanden.
Om en arbetstagare begår brott genom att slå larm kommer reglerna inte att bli tillämpliga.
Så här går du tillväga om du vill anmäla missförhållanden i verksamheten:
Klicka på bilden för att se en förstoring.
Om du vill lämna uppgifterna anonymt ska du tänka på att inte i något sammanhang röja ditt namn, din mejladress eller andra uppgifter som hänför sig till dig. Om du röjer vem du är, har arbetsgivaren ingen möjlighet att i efterhand hålla dig anonym om någon utanför myndigheten begär att få ta del av uppgiften.
Den som tar emot ett larm om missförhållanden ska informera en överordnad, som beslutar hur informationen ska föras vidare i organisationen.
Utgångspunkten från arbetsgivarens sida är att agera snarast efter att arbetsgivaren fått kännedom om missförhållandena.
[1] Se proposition 2015/16:128, Ett särskilt skydd mot repressalier för arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden.
Det finns också särskilda regler för dig som är anställd inom omsorgsverksamhet, det som går under benämningen Lex Sarah. Likaså har Helsingborgs stad en policy och riktlinjer mot mutor, i dokumentet hittar du rutin vid misstänkt eller upptäckt mutbrott.
Som offentligt anställd tjänsteman har du även en grundlagsfäst rätt att meddela och offentliggöra uppgifter som omfattas av sekretess, om syftet är att få uppgifterna publicerade på något sätt (läs mer här om meddelarfrihet).
Lex Sarah är benämningen på de bestämmelser i Socialtjänstlagen och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) som innebär att den som arbetar med att ge service och omvårdnad är skyldig enligt lag att rapportera missförhållanden och risk för missförhållanden i verksamheten. Rapporteringsskyldigheten gäller både i kommunal verksamhet och i yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet. Rutiner för hur sådan rapportering går till finns hos vård- och omsorgsförvaltningen, socialförvaltningen och arbetsmarknadsförvaltningen.
Vad får en kommun egentligen göra? Det är det som kallas för kommunal kompetens.
Det finns två grundläggande typer av kommunal verksamhet:
Den obligatoriska verksamheten är verksamheter som kommunen är skyldig att ha, till exempel grundskola, socialtjänst och avfallshantering.
Utöver de obligatoriska verksamheterna finns de frivilliga verksamheterna som är verksamheter som vi får bedriva under förutsättning att vi de drivs i enlighet med de kommunala principerna, det innebär bland annat att det är en verksamhet som kommuninvånarna har ett intresse i, att vi bedriver verksamheten i kommunen och inte i någon annan kommun och att alla kommuninvånare behandlas lika.
Offentlighetsprincipen innebär i stort sett att allmänheten och media har rätt till insyn i vår verksamhet och att vem som helst ska kunna få ta del av de handlingar som förvaras hos kommunen. Alla oavsett ålder eller nationalitet har rätt att begära att få ta del av en allmän handling.
Men det finns undantag från offentligheten, till exempel handlingar som omfattas av sekretess. Sekretess innebär ett förbud att röja en uppgift, antingen muntligt eller genom att lämna ut en handling eller på annat sätt. Vilka uppgifter som kan vara sekretesskyddade styrs av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Om sekretess föreligger ska det fattas ett avslagsbeslut. Vilken tjänsteman som har rätt att fatta avslagsbeslut framgår av respektive nämnds delegationsordning.
Sekretessen ska prövas varje gång någon begär att få ut en allmän handling.
En dokumenthanteringsplan styr hanteringen av allmänna handlingar hos en myndighet. Den är myndighetens redskap för att skapa enhetliga rutiner. I dokumenthanteringsplanen finns anvisningar för hur handlingarna ska hanteras – om de ska bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras, om de ska diarieföras och så vidare. Ta kontakt med registrator på din förvaltning för att ta del av aktuell dokumenthanteringsplan.