Avsluta ärenden

Som handläggare är du ansvarig för ditt ärende, både i avseende att driva det aktivt framåt mot ett avslut, för att det avslutas vid rätt tidpunkt och för att alla handlingar och anteckningar av betydelse finns i ärendet. Efter att ett ärende har avslutats ska det inte öppnas igen. Därför är det viktigt att du inte avslutar det innan du har alla handlingar på plats. En huvudregel är att alltid vänta in tidpunkt för laga kraft och eventuellt slutligt beslut från överinstans. Du ska regelbundet kontrollera vilka av dina öppna ärenden som ska avslutas. Det är särskilt viktigt inför längre frånvaro. Rådgör med din chef om du är osäker på om ditt ärende ska avslutas.

Följande är exempel på några vanligt förekommande avslut.

• Ärenden som registreras samlat per år eller mandatperiod ska när den perioden är slut avslutas och ett nytt ärende påbörjas när nästa handling i ärendet kommer. För vissa handlingar anges i informationshanteringsplanen att de ska hanteras i samlingsärenden, men även andra handlingar kan registreras i samlingsärenden. Det ska avgöras i det inledande skedet när handlingen värderas.
• När ett projekt är avslutat.
• För myndighetsutövning finns en huvudregel att alltid vänta in tidpunkt för laga kraft och eventuellt slutligt beslut från överinstans. Andra naturligt avslut är till exempel när ett godkännande/dispens/remissvar/beslut om avskrivning eller avslut kommer in.
• När ett objekt upphör att finnas ska alla tillhörande ärenden normalt avslutas. Det kan dock finnas undantag, till exempel pågående ärenden som handlar om överklagande, brott eller miljösanktionsavgifter. Klagomålsärende och avgiftsbeslut avslutas när sista beslut, inklusive från överinstans om det har överprövats, har vunnit laga kraft.
• Kontrollärende som inte medför extra offentlig kontroll avslutas två veckor efter att kontrollrapporten skickats ut.
• Kontrollärenden som medför extra kontroll eller sanktionsbeslut kan avslutas när uppföljning har skett och överklagandetiden har gått ut.
• Kontrollärenden som medför utredning, till exempel anmälan om matförgiftning, kan avslutas när utredningen är slutförd och inga åtgärder återstår.

Som handläggare ska du rensa akten, oavsett om den är fysisk eller digital, och förbereda den inför arkivering. Rensning innebär att man tar bort sådant som inte är, eller ska bli, allmän handling. Det som ligger kvar fysiskt i akten eller digitalt under anteckningsfliken blir juridiskt sett allmän handling åtminstone vid ärendeavslut och arkivering. De ska behandlas som ärendets övriga handlingar och kunna lämnas ut om någon begär att få ta del av handlingen. Dock måste handlingar som är av vikt och som tidigare inte har blivit diarieförda, till exempel en anmälan om olägenhet, ett beslut eller avtal, diarieföras och göras till en egen handling. Tänk på att tjänsteanteckningar som är av betydelse för ärendet måste sparas.

Om det gäller ett miljötillsynsärende med anteckning i fastighetsregistret ska du kontrollera om anteckningen ska tas bort, och vid behov ska du begära att Lantmäteriet tar bort den.

Se till att arkivhandlingarna ligger i den ordning de är registrerade.

Glöm inte bort att vissa handlingar ska gallras, läs mer i rutinen för gallring.

Nu är ditt ärende redo för att avslutas i diariesystemet. Det går till på olika sätt i olika system, och beroende på om det är en fysisk eller digital akt, se respektive teknisk beskrivning nedan.

När ditt ärende är redo att avslutas klicka på avsluta eller avsluta utan åtgärd under rubriken hantera ärende. Det kommer då upp en anteckningsruta där du kan välja att lämna en kommentar som tillför ärendet någonting.

Avslutar du ett ärende på en anläggning får du även en fråga vad du vill göra med anläggningen, välj det som är lämpligt för ärendet.

Ärenden som påbörjades innan 2013 ska arkiveras fysiskt, gör så här i dessa fall:

• Se till så att den fysiska akten innehåller samtliga handlingar. Skriv ut de handlingar som fattas så att akten blir komplett.
• Skriv ut en ärendeutskrift och placera den längst fram i akten, kontrollera att innehållet stämmer med ärendeutskriften.
• Innan du lämnar akten till administrationen, ta bort post-it och gem. Sätt ett aktomslag runt alla handlingar och skriv på aktomslaget enligt rutin. Om du inte vill skicka iväg akten till stadsarkivet själv så kan du lämna akten till administrationen som skickar in den till arkivet.

Mejla till miljoforvaltningen@helsingborg.se och meddela att ärendet ska avslutas. Administratörerna avslutar ärendet.