Ciceron

Maila miljoforvaltningen@helsingborg.se när du vill starta ett nytt ärende i Ciceron så upprättar administrationen ärendet. Skriv Ciceron i ämnesraden på mailet.

1. Handlingar som kommer in via miljoforvaltningen@helsingborg.se registrerar administrationen samma dag i Ciceron och vidarebefordrar det digitalt till dig som handläggare. Allmänna remisser ska skickar de enligt rutinen för hantering av remisser.
2. Om du om handläggare får mejl med handlingar till din egen inkorg som ska registreras i Ciceron vidarebefordra det till miljoforvaltningen@helsingborg.se. Skriv Ciceron i ämnesraden på mailet.

Undantag är det ärenden som du får direkt från Kontaktcenter, de ska du hantera som vanligt i CRM-systemet.

1. Handlingar som kommer in via miljoforvaltningen@helsingborg.se registrerar administrationen samma dag i Ciceron och vidarebefordra det digitalt till dig som handläggare. Allmänna remisser skickar de enligt rutinen för hantering av remisser.
2. Om du om handläggare får en handling på papper som ska registreras, scanna handlingen och vidarebefordra den till miljoforvaltningen@helsingborg.se. Skriv Ciceron i ämnesraden på mailet.

Du upprättar en handling genom att använda någon av de mallar som ligger i Ciceron.  När handlingen är klar gå till nästa steg.

Skicka handlingen till mottagaren. Om handlingen kräver en underskrift scanna in den och gör som nedan.

• Vid digitalt svar: Skicka handlingen via e-post. Skriv diarienummer i ämnesraden och handlingens rubrik. Skicka en kopia till miljoforvaltningen@helsingborg.se.
• Vid analogt svar: Lägg handlingen i ett kuvert och skicka det med posten. Skicka en kopia till miljoforvaltningen@helsingborg.se.
• Vid muntligt svar: Skicka en tjänsteanteckning inklusive diarienummer med e-post till miljoforvaltningen@helsingborg.se med information om åtgärd, datum, namn och adress.

Du söker efter handlingar i Ciceron. Hittar du inte den handling du söker skicka ett mail till miljoforvaltningen@helsingborg.se så hjälper administrationen dig.

Delegeringsbeslut till Ciceron som skrivs av handläggare eller chefer registreras av admin-teamet. Det är viktigt att det framgår, när det sänds för registrering, att det är ett delegeringsbeslut. Står det att det är ett yttrande är det viktigt att det ändå registreras som ett delegeringsbeslut. Om man inte gör så kommer det inte med på delegeringsbeslutslistan som tas fram som redovisning till nämnden.

Delegeringsbeslut som undertecknas av ordförande registreras av nämndssekreteraren.

Handläggaren skickar ett mejl till miljoforvaltningen@helsingborg.se när man anser att ett ärende ska avslutas. Handläggaren ska då ha tagit bort det som ligger under uppgifter som inte ska vara kvar (det som inte tillför ärendet något av vikt). Det är ADMIN som har ansvaret att kolla så att det är rätt handlingar och att handlingarna står som UPPR inte ARB och att eventuell behörighet finns. Det är även ADMIN som avgör om handlingen kan visas på webbdiariet eller inte.

I Ciceron ser diarienumret ut så här: 000XX/2022.

När det händer något i ett ärende som du är handläggare för så får du ett mail om det. I mailet finns en länk till ärendet och du kan gå in och läsa handlingen.

Första gången du loggar in i DoÄ måste du göra vissa inställningar. Det måste du göra för att få mejl om att du fått ärende att handlägga. Inställningar för handläggare i doÄ

Du behöver bara läsa handlingar i Ciceron. Vill du upprätta ett nytt ärende eller lägga till handlingar och anteckningar i ett redan befintligt ärende skickar du informationen till miljoforvaltningen@helsingborg.se (se rutinen ovan).

Det finns inte e-signering i Ciceron (än). Har du en handling som ska skrivas under, skriv under, scanna in den och skicka den till miljoforvaltningen@helsingborg.se.

Ja, det går att lägga anteckningar i ett ärende till Ciceron. Om anteckningen tillför ärendet något ska den vara kvar när ärendet avslutas annars ska den gallras och det gör man före man avslutar ärendet, allra senast. Det är här du ska lägga in anteckningen, se bilden här nedan där den röda pilen visar.

Då lägger vi in den i Ciceron, men publicerar inte själva handlingen på webben. Då kan man i webbdiariet endast se att handlingen finns, men inte själva handlingen i sig.