Representation
Du måste lägga särskild vikt vid fakturor som gäller förtäring och andra förmåner på stadens bekostnad, vanligen kallat representation.
Representation lyder under inkomst- och momslagstiftningen som ställer särskilda krav på hur du ska hantera dessa fakturor. Det innefattar framför allt hur du hanterar momsavdrag och den dokumentation i form av deltagarlistor och program som måste följa med fakturan. Kraven är höga för fakturor med måltider och kurser och lägre krav vid mindre förtäring, som till exempel fika.
Till representationsfakturor ska följande underlag/information finnas med fakturan:
- deltagarförteckning vid måltid, deltagargrupp vid fika
- agenda, program, inbjudan (måltid,kurs)
- syfte (måltid, kurs, fika, resa).
För att underlätta hanteringen med att bifoga information, använd med fördel blanketten för representationsunderlag.
I ekonomisystemet finns en särskild funktion för kontrollattest av representationsfakturor. Utan ovanstående underlag går det inte att göra en bra bedömning av fakturorna.
Personalgåvor och personalsociala aktiviteter gäller för individen. Det innebär att en anställd inte utan förmånsbeskattning får delta vid fler än två personalsociala aktiviteter under ett år, oavsett om det är vid olika avdelningar/enheter/förvaltningar. Det innebär också att gåvor från olika avdelningar/enheter/förvaltningar beräknas gemensamt och ska, om de överstiger de tillåtna gåvobeloppen, förmånsbeskattas. Personal bör därför i första hand delta i personalsociala aktiviteter och ta emot personalgåvor från sin huvudarbetsplats respektive sin närmsta chef för att undvika förmånsbeskattning.
Tänk på att du ska särredovisa boendekostnader och resekostnader på konton i kontoklass 705X. När boendekostnaden är inkluderad i kursavgiften men inte specificerats på fakturan bokas en schablonkostnad på 1200 kr/natt.
Hjälp till vad som ska bifogas hittar du här
Förtydligande av hanteringen i ekonomisystemet
Underlagen ska du bifoga fakturan som en digital bilaga eller så kan du göra en notering i det fält som heter ”beskrivning” i ekonomisystemet. Underlag på papper, separata mail eller noteringar i ”logg arbetsflöde” går inte att söka ut på bra sätt och kommer därför att avvisas vid kontrollattesten.
Utifrån underlagen kan momsen på fakturan ibland behöva korrigeras så att vi inte lyfter för mycket moms. Vid måltidskostnader understigande 300 kronor exklusive moms behövs ingen korrigering. För måltider har vi rätt att dra av moms för en kostnad om 300 kr och för kringkostnader 180 kr. Detta finns beskrivet i detalj i ekonomihandboken. Om du är osäker på hur korrigeringen ska göras i ekonomisystemet, se lathund här. Är du fortfarande osäker eller har andra frågor kring hanteringen av momsen kontaktar du Martin Waldestål eller Johanna Malis.
Tänk på att inte attestera kostnader där du själv har deltagit. Representationsfakturor kan därför kräva särskilt attestflöde där chefer, vid attest av egna kostnader, måste:
- mottagningsattestera och sedan
- eskalera fakturan till sin chef för beslutsattest.
Ett schema över ett sådant flöde hittar du här.
Attest av egna kostnader avseende mindre förtäring, fika och dylikt är ok.
Förvaltningens riktlinjer för gåvor till medarbetare går att läsa här.
Fördjupad information av de särskilda krav som följer med representation finns i ekonomihandboken.
Ett enklare flödesschema över hanteringen av representationsfakturor hittar du här.