Ekonominyheter – maj 2023

Sommaren är på intåg vilket medför att ekonomiavdelningen både vill önska en glad sommar men samtidigt skicka med några aktuella punkter från ekonomiområdet.

Nationalencyklopedin och nyttjande av statsbidrag – viktig info

Statsbidrag för inköp av vissa läromedel

Detta är ett nytt statsbidrag som ska användas till inköp av vissa läromedel för att stärka elevernas tillgång till läromedel i förskoleklass, grundskola, grundsärskola, specialskola eller sameskola. Helsingborgs stad har för 2023 tilldelats 7,4 mnkr. Bidraget ska användas till inköp av läroböcker som förlag har producerat. Det kan vara med eller utan digitala komponenter. Ett krav för att få bidraget är att det leder till ökade inköp av aktuella läromedel.

Bidraget kommer att fördelas till skolorna med en peng per elev. Beslut förväntas fattas på nämnden i juni. Tilldelningen beräknas uppgå till 526 kr per elev (F-9). Som verksamhetscheferna tidigare informerat om har förvaltningen tagit fram ett förmånligt avtal med Nationalencyklopedin avseende läroböcker med digitala komponenter. För 2023 kommer detta att innebära att böcker med digitala komponenter för åren 4-6 och 7-9 köps in. De digitala komponenterna blir samtidigt tillgängliga för alla. Kostnaderna för dessa böcker kommer att fördelas till skolorna med 319 kr per elev för årskurserna 4-9. För övriga årskurser hanterar skolorna inköp efter egna önskemål. Tänk bara på att era totala inköp av denna typ av läromedel måste öka motsvarande statsbidraget!

Beställningar från berörda skolor kommer att samordnas av Pedagogiskt center utifrån behov och tillgänglig utgivning. Information kommer snarast avseende praktisk hantering kring beställningarna.

För 2024 kommer avtalet att innebära att böcker med digitala komponenter motsvarande tilldelningen köps in för år 1-9.

Ny info om övriga statsbidrag

Statsbidrag för kvalitetshöjande insatser i förskolan

Vid nämndens sammanträde den 11 maj fattades beslut om en utökad tilldelning avseende kvalitetshöjande insatser i förskolan. Staden har tilldelats 13,1 mnkr i en andra bidragsram. Detta innebär att ytterligare 1280 kr per barn kommer att fördelas till förskolorna. Observera att pengarna ska användas till att sträva efter att barngrupperna har en storlek som överensstämmer med Skolverkets riktmärke för barngruppernas storlek i förskolan, att bibehålla eller rekrytera personal i förskolan eller att ge kompetensutveckling för förskollärare och annan personal som arbetar i barngrupper i förskolan. Uppföljning kommer sannolikt att ske på samma sätt som föregående år.

Statsbidrag för arbetsmiljö i socioekonomiskt svaga områden
Staden har för läsåret 2023/2024 tilldelats 13,7 mnkr. Bidraget rör Drottninghögsskolan, Raus Planterings skola, Slottsvångsskolan, Söderskolan och Wieselgrensskolan. Dessa enheter är utsedda av Skolverket utifrån elevernas socioekonomiska bakgrund. Exakt fördelning av bidraget beslutas på nämnden i juni.

Statsbidrag för läxhjälp

Statsbidraget för läxhjälp skulle inledningsvis försvinna för alla verksamheter utom grundsärskola (anpassad grundskola). Information har nu kommit från Skolverket att bidraget omfattar grundskolans lågstadium, grundsärskola, sameskola och specialskola. Förvaltningen har sökt bidraget, men beslut om tilldelning har ännu inte skett. Sannolikt kommer därför beslut om fördelning av fattas först efter sommaren. Det är viktigt att samtliga skolor erbjuder någon form av hjälp med läxor eller annat skolarbete för eleverna i 1-3. För övriga årskurser finns redan kravet på två timmars extra frivillig studietid, men detta finansieras inom ordinarie tilldelning.

Vi återkommer med ytterligare information om statsbidrag efterhand som vi får tillgång till informationen.

Intern kontroll

Nu har vi påbörjat 2023 års uppföljning av intern kontroll, där vi utför ett antaluppföljningar/ granskningar av våra rutiner och processer. Uppföljningen sker för att säkerställa att skolor och förskolor inom Helsingborgs Stad följer lagar, föreskrifter, riktlinjer och andra styrdokument. Det är även en möjlighet för oss som förvaltning att lära oss om varandras verksamheter och hitta förbättringsmöjligheter.

Vilka granskningar som ska göras i en årlig plan för intern kontroll 2023, beslutades av Barn- och utbildningsnämnden i november 2022. Granskningarna fördelas mellan skolorna utifrån vilka skolformer som är berörda av de utvalda rutinerna och processerna. Fördelning sker över samtliga verksamhetsområden så långt det är möjligt. Även centrala rutiner kommer att granskas. Under 2023 involveras ca 40 enheter i granskningen.

Bifogat finns Uppföljning av intern kontroll 2023.

E-faktura till Helsingborgs stad

Alla fakturor till staden för inköp, upphandlade så väl som direktköp, ska skickas elektroniskt. För leverantörer som önskar mer praktisk och teknisk hjälp finns information och kontaktuppgifter på Helsingborg stads hemsida. Här finns detaljerad information kring kraven för fakturainnehåll samt information om hur man bäst skickar en faktura till staden.

Sommarfest och sommargåva

Tänk på att arbetsgivaren endast får bjuda sina medarbetare på två personalfester per år. Sker det oftare än så ska medarbetarna förmånsbeskattas för sitt deltagande och ingen moms får lyftas. Som alltid måste deltagarlista föras vid personalfester och bifogas fakturan tillsammans med ett klargörande av syftet.

Tänk också på att beslutsattestanten i ekonomisystemet ska eskalera kostnader för evenemang där hen själv har deltagit. Detta görs via knappen eskalera som syns i attestbildens nedre del. Tänk på att eskalera kostnaden om du själv deltagit.

Sommargåvor till personal är ett trevligt initiativ men inte något som ryms inom gränserna för skattefria gåvor till personal eller riktlinjerna för gåvor till medarbetare inom skol- och fritidsförvaltningen. Anställda som emottar sådana gåvor ska alltså förmånsbeskattas för värdet av gåvan. Mer att läsa om representation i allmänhet hittar du här och specifikt om förvaltningens riktlinjer kring gåvor hittar du här.

Semesterhantering – Ersättare i ekonomisystemet

Inför sommaren skickar ekonomiavdelningen ut information kring vilka anställda som har behörighet till ekonomisystemet. Inköpsorganisationen förändras och personal slutar och det är alltid viktigt att även avsluta och/eller lägga till ny personal i ekonomisystemet. Detta för att säkerställa att fakturor inte blir liggande och inte hanteras, särskilt under sommarmånaderna då många är lediga.

Inför sommaren är det också viktigt att lägga in ersättare vid längre ledigheter. Detta för att säkerställa att fakturor kan attesteras, konteras och hanteras utan avbrott. En lathund för hur du lägger in ersättare hittar du här.

Vid frågor eller hjälp för att lägga upp ersättare, vänligen kontakta sff.redovisning@helsingborg.se.

Bluffakturor

I tider då ordinarie personal har semester och många sommarvikarier arbetar passar även mindre tillförlitliga personer och företag på att skicka bluffakturor. Detta innebär att företaget skickar en faktura för varor/tjänster som inte har beställts. Det är därför särskilt viktigt att sprida kunskapen kring hur sådana fakturor ska hanteras till personal som inte vanligtvis hanterar fakturor. Kommer en bluffaktura till dig bör du:

1. Skriftligen bestrida fakturan samt spara all eventuell kommunikation. 80% av bestridanden till blufföretag leder till att blufföretaget lägger ner ärendet.
2. Kontakta Team redovisning, antingen direkt eller via sff.redovisning@helsingborg.se. En faktura kommer sällan ensam och har du noterat en bluffaktura är det inte omöjligt att ett liknande bedrägeriförsök har riktats mot en annan verksamhet inom staden.

Råder det några som helst tvivel kring huruvida ett företag eller en faktura är korrekt, kontakta sff.redovisning@helsingborg.se.

Semesterplanering

Även ekonomiavdelningen ämnar ta lite sommarledigt under de kommande veckorna. I bilden nedan ser du vilka veckor som respektive medarbetare är ledig. Bemanning finns dock under hela sommaren och vet du inte vem du ska vända dig till vittjas sff.redovisning@helsingborg.se dagligen.