Ekonominyheter – november 2023

Tiden går fort och snart stänger vi år 2023. Innan dess vill ekonomiavdelningen göra ett utskick med aktuella punkter inom ekonomiområdet

Störningar i ekonomisystemet och inläsning av fakturor

Likt många digitala system och tjänster i staden har ekonomisystemet drabbats av störningar under november. Detta gäller framför allt inläsningen av elektroniska fakturor där problem har uppstått med att fakturabilder inte skapas som de ska. De centrala systemförvaltarna arbetar tillsammans med systemleverantören för att åtgärda felen men under tiden felen uppstår krävs manuellt arbete för att fakturorna ska registreras i ekonomisystemet, vilket orsakar förseningar. Även stadens internfakturering är påverkad.

Förhoppningsvis löses dessa problem inom kort, men mottar du fakturor i ekonomisystemet ovanligt sent så är detta en trolig förklaring. I övrigt går det att arbeta som vanligt i ekonomisystemet.

Fakturor från bemanningsenheten

Kostnader från bemanningsenheten kommer att debiteras via internfakturering. Tyvärr är detta påverkat av störningarna i ekonomisystemet inom staden och kan först sättas igång då problemen med fakturaregistrering är lösta.

Eftersom internfaktureringen i ekonomisystemet löpande under året stänger innan arbetet i vikariebanken är avslutat kommer fakturorna att skapas och registreras månaden efter de avser. Det innebär exempelvis att kostnader för oktober kommer att behöva falla på november i redovisningen. Fakturor avseende december ska dock hinna registreras på rätt år eftersom det finns en fördröjd tidplan i samband årsbokslutet. Fakturorna kommer att visa ett summerat antal timmar per yrkeskompetens men ett mer detaljerat underlag går att hitta i Vikariebanken under ”Timrapport / Enhetskalender”.

Kostnaderna för personal från bemanningsenheten ska konteras på konto 7510, Inhyrd personal.

Julbord och gåvor

Att året går mot sitt slut innebär ofta att det inkommer fler fakturor som rör personalaktiviteter och gåvor.

• Dessa fakturor behöver kompletteras med syfte och deltagare eller mottagare av gåvor.
• En justering av momsen kan bli aktuell, beroende på kostnaden per deltagande person.
• Tänk på att inte beslutsattestera sådant där du själv har deltagit.
• Representationsfakturor kontrolleras av ekonomiavdelningen och fakturor som saknar uppgifter returneras. Tänk därför på att läsa i loggen i ERP för att se kommentarer.

Vad gäller julklapp för 2023 får medarbetare även i år en julklapp som hanteras av staden centralt. Enligt skatteverkets förmånsbeskattningsregler fyller denna julklapp det tillåtna värdet av en julklapp och några ytterligare julklappar får därför inte ges. Vad gäller övriga gåvor till medarbetare har förvaltningen sedan tidigare tagit fram särskilda riktlinjer, dessa kan du läsa här.

För mer utförlig information, se representationsavsnittet på intranätet.

Information på fakturor

Leverantörsfakturor som betalas av staden måste innehålla information som visar vad som betalas. Beskrivningar så som ”enligt överenskommelse” är inte tillräckligt för att vi ska kunna styrka vad stadens medel används till. Saknas sådan information behöver fakturan kompletteras med ett avtal, offert eller annan specifikation. Bilagan kan lämpligen bifogas i ekonomisystemet eller i undantagsfall med hänvisning, exempelvis till diariet.

Hänvisning till avtal/direktupphandling för investeringar

I samband med ett inköp av inventarier överstigande beloppsgränsen 100 tkr (konto 4020) eller åtgärder i fastighet som överstiger beloppsgränsen 200 tkr (konto 4032) som bokförs med projektkod 50000, ska även en hänvisning till avropat avtal eller direktupphandling göras. Hänvisning görs till aktuellt diarienummer och noteras i kolumnen ”beskrivning” på konteringsraden eller som en notering i bifogat dokument till fakturan.

Budgetförutsättningar för 2024

Nämnden fattade nyligen beslut om internbudgetförutsättningarna för 2024. Den kostnadsuppräkningen som nämnden fått kommer inte att täcka aktuella kostnadsökningar fullt ut och alla kommer därför att behöva göra effektiviseringar i sin verksamhet. Ett tips är att sätta igång arbetet med detta så snart som möjligt för att därmed få så stor effekt som möjligt på 2024.  När delar av året redan har passerat behövs annars ännu större åtgärder för att nå en budget i balans.

Internbudgetanvisningarna hittar du här men de skickas också ut separat.

Bokslut 2023

Även arbetet med bokslutet kommer snart att påbörjas. Intäkter och kostnader som avser 2023 ska omfattas av bokslutet. För att vara en kostnad som faller på 2023 ska varan eller tjänsten vara levererad/utförd under 2023. Motsvarande princip gäller för intäkter.

Bokslutsanvisningarna hittar du här men de skickas också ut separat.