HR-nyhetsbrev september

HR-nyhetsbrevet kommer ut fyra gånger om året. Här berättar vi om det förvaltningsövergripande HR-arbetet, ger tips och påminner om sådant som du behöver ha koll på som chef med personalansvar.

I höst fyller vi på med nya Lärarlönelyft

Vi kommer under hösten att fylla på med nya lärarlönelyft. Lärarlönelyftet är ett statsbidrag som ska gå till höjda löner för särskilt kvalificerade lärare och förskollärare. Medarbetare som utses får en löneökning med 2 500 kronor.

Det är skolledare som utser medarbetare som ska få ta del av lärarlönelyft. Mer information, samordning och tidplan ges inom respektive verksamhetsområde. De nya lönerna kommer att betalas ut i november med retroaktivitet från 1 juli 2024.

Tidsbegränsad anställning hel period, schema

Enligt stadens riktlinjer ska schema upprättas vid tidsbegränsad anställning- hel period. Schema ska vara på minst 10 dagar för att vara hel period , period ska endast vara from första dag i schema till sista dag i schema, att tänka på:

• Ändras tider behöver schema ändras (enklast att se via tidutvärdering för chef/chefsstöd alt bemanningsöversikten)
• Frånvaro registreras direkt i systemet av medarbetare
• Avser man att förlänga schemat, förlänger man den tidsbegränsade anställningen för motsvarande tid

Omvandling semesterdagstillägg – dagar kvar att ta ut

Kom ihåg att planera för medarbetare som omvandlat sitt semesterdagstillägg till extra semesterdagar och har dagar kvar att lägga ut för 2024 eftersom de måste ta ut alla dagar innan 241231. Har du medarbetare som är sjukskrivna (mer än 14 dagar) är det bra att informera dem om att det under sjukskrivning är möjligt att ta ut semester, dvs att man då som medarbetare har rätt till både ersättning från Försäkringskassan som betald semester då denna är intjänad sedan tidigare (medarbetaren är dock inte skyldig att ta ut semester under sjukskrivning).

Du kan ta ut en lista över antal dagar det avser i Beslutsstöd – Medarbetare – Semester 2024.

Partiell studieledighet med full lön, hantering schema

Har du medarbetare som är partiellt studielediga ska schema för full tid inklusive studierna upprättas, oavsett när studierna ligger ska det i schema ligga måndag till fredag dagtid.

Den nya annonsmallen i ReachMee

Nu har vi haft den nya annonsmallen i två månaders tid. Övergången har gått bra, vi ser att rätt mall har använts för det mesta.

Har du ännu inte skapat någon annons i vårt rekryteringsverktyg ReachMee sedan den nya annonsmallen infördes vill vi påminna om att det är viktigt att annonsen skapas från grunden. Välj relevant rekryteringsmall utifrån vilken befattning du ska rekrytera till. Om ett tidigare rekryteringsprojekt kopieras kommer inte den nya mallen med.

Du kan självklart kopiera text-sjok från tidigare annonser som du fortfarande tycker är användbara och klistra in i den nya annonsen, men kopiera som sagt inte hela rekryteringsprojektet.

Kontakta din HR-konsult vid eventuella frågor.

Storstädning bland stadens befattningar

Under våren har vi städat bland befattningar som finns att välja vid anställning. Med färre befattningar blir det lättare för er att välja rätt vid anställning – ordning och reda till införandet av det nya systemet Anställningsguiden.

Vad har ändrats?

• Vi har tagit bort befattningar som kan uppfattas som otydliga, krångliga, förlegade, för långa, innehåller förkortningar, med mera.
• Vi har tydliggjort vilka befattningar som ska användas för olika typer av arbete och tagit bort likartade varianter. Detta skapar en tydlighet och förenklar till exempel arbetet med den årliga lönekartläggningen.

Jag hittar inte den befattning jag söker och vill skapa en ny

Vi behöver nu vara restriktiva med att skapa nya befattningar och tänka igenom när det verkligen är befogat.

Ha en god framförhållning – lyft behov av ny befattning med HR redan i samband med du utannonserar den lediga tjänsten, så att det finns tid att se över detta.

(Vi kommer inte att ändra befattning på befintliga medarbetare, utan de behåller den befattning de har. Det är när vi framöver gör nya anställningar som det finns färre befattningar att välja).

Optimering lönesystem

Under 2022 inleddes en ny upphandling av lönesystem för nio kommunkoncerner inom Familjen Helsingborg. I mars 2023 stod det klart att vi behåller samma lönesystem och Visma är vår leverantör även framöver. På HR-servicecenters sida kan du följa projektet när vi går från lokal drift till molndrift och samtidigt optimerar lönesystemet.

Förändringar som kommer märkas av framöver är bland annat  helt digitala anställningsavtal – inklusive signering – och nya funktioner som gör det enklare och smidigare för chefer och medarbetare.

Höstens introduktionsdag för nyanställda medarbetare den 20 september

Vi brukar få så många anmälningar till höstens introduktionsdag att vi erbjudit två pass att välja mellan. I år har vi inte fått tillräckligt med anmälningar för att kunna köra två pass, så vi kommer att köra ett förmiddagspass.

De chefer som anmält medarbetare till eftermiddagen har blivit meddelade för ombokning till förmiddagen istället.

Uppstartsrutin för samverkansgrupp och APT

Här kommer en påminnelse om stadens uppstartsrutiner för APT och LSG som man använder i början av läsåret/kalenderåret.

Dessa innehåller en kort repetitionsinfo om samverkan som fungerar som påminnelse för befintliga gruppmedlemmar och introduktion för nya. Därefter en checklista där ni stämmer av att de grundläggande förutsättningarna för en väl fungerande samverkan finns på plats.

Inom Skol-och fritidsförvaltningen dokumenterar de lokala samverkansgrupper som genomför sin årliga uppstart i början av läsåret i ett digitalt formulär som mejlades ut till ordföranden i LSG den 31 juli. Ordföranden i LSG ansvarar för att det fylls i antingen direkt i samband med samverkansmötet eller i efterhand. Den 20 oktober är sista dag att besvara formuläret.

Det finns inget formulär för APT utan den dokumentationen hanterar du själv i din verksamhet.

Du hittar mer information om årlig uppstartsrutin på HR-sidan.

APT-material Dags för medarbetarsamtal!

Vi vill bibehålla och utveckla en god hantering av vårt samverkansavtal inom staden och förvaltningen – arbetet går under namnet Vidareutveckla samverkan.

SFFs förvaltningsövergripande samverkansgrupp (FSG) prioriterar varje år några aktiviteter som ska stötta detta arbetet.

En av dessa aktiviteter är att verka för att det finns en samsyn mellan chef och medarbetare om medarbetarsamtalets syfte och innehåll genom att ta fram ett presentationsmaterial med grundläggande information som ska användas på arbetsplatsträff/motsv. inför medarbetarsamtalen.

Du hittar presentationen på HR-sidan.

Skulle du redan ha ett annat material som du brukar använda går det så klart bra att fortsätta med det så länge innehållet överensstämmer.

Har du frågor eller funderingar är du välkommen att kontakta din HR-konsult.

Vill du fräscha upp dina kunskaper och/eller få inspiration inför medarbetarsamtalen har du via HBG Learns tillgång till en e-learning på temat som totalt tar ca. 60 minuter. Utbildningen är inte specifik för Helsingborgs stad utan från en extern leverantör och mer allmänt hållen. Använd sökfältet och skriv medarbetarsamtal så dyker den upp.

Lycka till med APT-info och de kommande medarbetarsamtalen!

Årets medarbetarenkät

Årets medarbetarenkät skickas ut den 23 oktober och stänger för svar den 13 november.

Enkäten går ut till alla månadsavlönade visstids- och tillsvidareanställda inom avtalsområde AB med en aktiv anställning den 1 sep.

Medarbetare som är sjukskrivna eller föräldralediga omfattas också, dock ej tjänstlediga på 100 %. Enkäten når medarbetaren via jobb-mejlen. Om medarbetare som är sjuk- eller föräldralediga vill få enkäten till en annan adress än jobbmailadressen så meddelar du som chef det till  SFF HR- avdelningen.