Årskalender förskola
Årskalender tjänstefördelning och organisation förskola
Inför varje läsår sker planering av hur verksamheten ska organiseras och bemannas. I årskalendern framgår hur arbetet med denna planering ska hanteras lokalt ute i respektive verksamhet.
Planeringen som beslutas är utifrån de förutsättningar som gäller vid läsårsstart. Dessa förutsättningar kan förändras, till exempel på grund av förändringar i barnantalet eller personalsammansättningen. Bemanning och schema är alltså inte statiskt utan kan behöva ändras under pågående läsår.
| När? | Vad? | Hur? | |
| (November-) Januari | Budget inkl. prognos barnvolymer | De ekonomiska förutsättningarna är en faktor som styr hur verksamheten kan bedrivas och barnvolymer påverkar i det sammanhanget. Det blir därmed viktigt att koppla budgetarbetet till planeringen av organisation och tjänstefördelning. | LSG information, dialog, beslut |
| Januari | Information om årskalender/arbetet med tjänstefördelning och organisation | I slutet av året utvärderar LSG arbetet med organisation och tjänstefördelning och kommer överens om hur arbete ska gå till framgent. Innan vi drar i gång arbetet inför kommande läsår informeras medarbetarna om hur det går till så att de vet när och hur de kan vara delaktiga. | APT/motsv. (information behöver inte lämnas på just APT men når ut till den krets som omfattas av APT) |
| Februari-april | Arbetsuppgifter av individuell karaktär som finns i verksamheten |
Identifiera vilka uppdrag/arbetsuppgifter av individuell karaktär som finns i verksamheten (dock inte vem som ska utföra dem). Exempel: Försteläraruppdrag, utvecklingsledare, processledare, IKT-ansvar, VFU-handledning, fackligt ombud, lokalt projekt såsom översyn av utemiljön, vikarieanskaffning, specialpedagogiskt uppdrag |
LSG information, dialog, beslut |
| Februari-april | Individuella önskemål/info inför kommande läsår |
Exempel på önskemål/info: sysselsättningsgrad/partiella ledigheter, uppdrag av individuell karaktär. Innehåll och tillvägagångssätt (ex. samtal vid individuella möten, lämna in skriftligt) hanteras i LSG när man planerar arbetet med organisation och tjänstefördelning. |
Medarbetare |
| Februari-april | Schema-principer (pedagogiska och organisatoriska) |
Identifiera de faktorer (principer) som påverkar och ger förutsättningar för hur scheman ska/kan se ut. Exempel: antal i tjänst vid öppning/stängning, hantering av deltidsarbete, hur utvecklingssamtal med vårdnadshavare organiseras, hur utvecklingsuppdrag organiseras, hantering av rast och lunch, hantering och förläggning av undervisningsanknutet arbete (planering, uppföljning och utveckling av undervisningen) |
LSG information, dialog, beslut |
| April – juni | Organisation och tjänstefördelning (preliminär)* |
Organisation (totalt antal tjänster fördelat på olika befattningar) och tjänstefördelning innehållande:
Här beaktas Kap. 2 §§ 6 och 7 AFS 2023:2 (Planering och organisering av arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar) och att uppdragen har en fungerande dimensionering. Beslutet ska föregås av riskbedömning av arbetsmiljön. |
LSG information, dialog,beslut |
| April- juni | Individuell återkoppling |
Chef beskriver för medarbetaren hur tjänstefördelning/uppdraget för kommande läsår ser ut. Tillvägagångssätt (ex. samtal vid individuella möten, skriftlig återkoppling) hanteras i LSG när man planerar arbetet med organisation och tjänstefördelning. |
Medarbetare |
| April – juni | Kalendarium (för kommande termin alt. läsår)* |
Kalendarium kan tas fram per termin eller per läsår. Vilket upplägg verksamheten har hanteras i LSG när man planerar arbetet med organisation och tjänstefördelning |
LSG information |
| Juni | Scheman kommuniceras ut* | Tillvägagångssätt för hur scheman kommuniceras till medarbetarna hanteras i LSG när man planerar arbetet med organisation och tjänstefördelning | Medarbetare |
| Augusti – september | (Förändringar) Organisation, tjänstefördelning, schema och/eller kalendarium* |
Hantering av ev. förändringar utifrån förändrade förutsättningar. Här beaktas Kap. 2 §§ 6 och 7 AFS 2023:2 (Planering och organisering av arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar) och att uppdragen har en fungerande dimensionering. Beslutet ska föregås av riskbedömning av arbetsmiljön. |
LSG information, dialog, beslut |
| Oktober – december | Uppföljning, utvärdering och planering av kommande arbete |
Uppföljning av schema-principer, uppdrag av individuell karaktär, organisation, tjänstefördelning, schema. Har det blivit så som vi tänkt i planeringen? Tar vi med oss något som vi kan/bör resonera annorlunda om eller vara uppmärksamma på kommande läsår? Här beaktas av §§ 6 och 7 AFS 2023:2 (Planering och organisering av arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar) och att uppdragen har en fungerande dimensionering. Riskbedömningar följs upp. Vi utvärderar också själva arbetet utifrån årskalendern; har processen fungerat i LSG? Gentemot medarbetarna? Något att tänka/ändra på till nästa gång? |
LSG dialog |
| November | Kalendarium VT (om man arbetar terminsvis) | LSG information |
* I en del verksamheter skiftar förutsättningarna mycket och det är snarare regel än undantag att man behöver göra förändringar efter sommaren. Här kan det vara lämpligt att under våren kommunicera i termer av preliminär organisation/tjänstefördelning/schema. Den formella beslutsprocessen förändras dock inte, dvs ärendena ska hanteras i cykeln information-dialog-beslut i LSG även under våren och behöver man göra förändringar (och besluta om slutgiltig organisation/tjänstefördelning/schema efter sommaren) hanteras det som en ny beslutsprocess (information-dialog-beslut i LSG).
Att tänka på i arbetet med organisation och tjänstefördelning
- En väl fungerande samverkan startar med delaktiga medarbetare.
Delaktiga medarbetare behöver vara informerade.
De punkter i årskalendern som hanteras i LSG bör också lyftas med medarbetarna på APT/motsv. (APTs funktion som remiss-instans). Den formella hanteringen ligger i LSG men medarbetarna behöver hållas informerade för att kunna kommunicera med sina fackliga företrädare som för deras talan i LSG. Information behöver inte lämnas på just APT men bör nå ut till den krets som omfattas av APT. - Behov av att rekrytering av nya medarbetare men också risk att behöva minska personalstyrkan uppstår av olika skäl löpande under verksamhetsåret.
Att kommunicera kring detta är ett naturligt inslag i LSG oavsett om det sker med anledning av organisation och tjänstefördelning inför kommande läsår eller vid annan tidpunkt under året. - Semesterplanering och bemanning under sommarsemesterperioden är en planerings- och beslutsprocess som behöver finnas i verksamheten. Den beskrivs dock inte i årskalendern utan planeras i respektive verksamhet.
- Arbetet med organisation och tjänstefördelning för kommande läsår har koppling och överlappning med andra processer såsom:
Verksamhetsstyrning och systematiskt kvalitetsarbete (SKA)
Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)
Medarbetar- och lönesamtalDet kan vara lämpligt att tydliggöra dessa kopplingar utifrån hur ni arbetar med de olika processerna i verksamheten och synliggöra det genom att lokalt komplettera årskalendern med sådana punkter.