Håll rent i din mejl och kalender

Ge dig själv en fördel! Att rensa din mejl och kalender kontinuerligt har flera fördelar och bidrar till en mer effektiv, säker och organiserad arbetsmiljö och minskar vår energiförbrukning. Här är får du några konkreta tips på hur du kan rensa och organisera mejl och kalender regelbundet.

Minns att din mejl inte är en lagringsplats. Du behöver inte ta bort precis allt, men låt aldrig känsliga personuppgifter och sekretessbelagd information ligga kvar i mejl. Detta gäller även om du ansvarar för en funktionsbrevlåda.

Konkreta tips:

• Ta bort allt som går att slänga utan större problem, tex nyhetsbrev, mötesinbjudningar, svar på mötesinbjudningar och annat som du inte behöver spara.  Har du en lång tråd med mejl om samma ämne så spara det senaste och släng alla de gamla. Låt resten ligga kvar.
• Rensa mejl och bilagor i mejl och kalenderhändelser som innehåller sådant som personuppgifter eller klassas som sekretess. Sekretessbelagd och känslig information ska sparas i avsedda verksamhetssystem enligt stadens och förvaltningens riktlinjer. Du kan använda dig av stadens regler för behandling av personuppgifter och gå igenom din e-postlåda. Uppdatera dig kring hur du hanterar post och e-post. Se även riktlinjer för Uppgifter i rätt system och i förvaltningens Dokumenthanteringsplan.
• Radera inte enbart i din ”Inkorg” och underliggande mappar, utan även från ”Skickat” och till sist i mappen ” Borttagna objekt ”. Tänk på att om du ansvarar för en funktionsbrevlåda ska samma rensning göras i den.
• Här får du några tips på hur du kan göra när du rensar. (.pdf)

Få koll på vad du behöver göra inför flytten av mejl och kalender till molnet den 11 september.
👉 Stöd och vägledning på stadens samlingssida