Så hanterar du e-post

Inkommande e-post måste öppnas och behandlas varje dag. Här får du goda råd om detta. Läs till exempel om hur du och dina kollegor kan läsa varandras e-post under ledighet och frånvaro.

Allmänna handlingar är offentliga. Det gäller även en stor del av din e-post. Ingående och utgående e-post som kan klassas som allmän handling ska därför registreras. Om du är bortrest, sjuk eller liknande ska din e-post läsas av din kollega.

Vi rekommenderar att du inte skickar e-post med känsliga personuppgifter. Är du osäker så ta kontakt med stadsjuristerna på stadsledningsförvaltningen.

Så hanterar du din e-post

  • Du ansvarar själv för att bedöma, behandla och sortera din e-post.
  • Förfrågningar från allmänheten måste besvaras snarast möjligt, det vill säga inom några dagar.
  • Kopia på allmänna handlingar som enligt gällande regler ska diarieföras ska vidarebefordras till registrator. Observera att det gäller även utgående handlingar.
  • Brevlådan ska kontinuerligt rensas från sådant som inte är allmänna handlingar och allmänna handlingar av kortsiktigt och ringa värde.
  • Privata meddelanden ska undvikas och omedelbart rensas bort.
  • Skicka inte känsliga personuppgifter med e-post. Sådana uppgifter måste först krypteras.

Läsa e-post på distans

Om du behöver komma åt din e-post på distans kan du göra det via Outlooks webbklient (Outlook Web Access) som du når på denna adress: http://owa.helsingborg.se.

Gör det möjligt för kollegor att öppna din e-post

Du ska ge två kollegor behörighet att öppna din e-post via deras datorer. På så vis blir det möjligt att handlägga e-posten även vid ledighet, sjukdom eller annan frånvaro.

Vid planerad frånvaro, till exempel semester och kurser kan du vidarebefordra e-posten till en bestämd person. Avsändaren bör dessutom genom ett automatiskt frånvaromeddelande få besked om vem som kan kontaktas i stället.

Frånvaromeddelandet bör se ut ungefär så här:
”Jag är på semester och återkommer den 10 augusti. Min e-post kontrolleras av mina kolleger. Har du frågor? Kontakta Anna Andersson på telefonnummer 042-10 00 00.”

Så gör du

  • Markera ”Inkorgen”
  • Högerklicka
  • Välj ”Egenskaper”, flik ”Behörighet”
  • Tryck på ”Lägg till” och välj vilka kollegor som ska kunna kolla inkorgen och klicka på OK
  • Öppna rullistan vid ”Behörighetsnivå” för varje person, markera ”Granskare”
  • Klicka på OK

På detta sätt kan dina kolleger kontrollera din inkommande post från sina egna datorer när du inte är på jobbet. Eftersom du angett Inkorgen är det endast denna som de har tillgång till.

Läsa kollegas e-post

Har du behörighet att kontrollera en kollegas inkommande e-post?

Så gör du

  • Markera Inkorgen i ditt e-postprogram
  • Klicka på ”Arkiv” och välj ”Öppna”
  • Välj ”Annan användares mapp ”
  • Skriv in namnet och tryck på ”OK” och du får tillgång till dennes inkorg. Du kan också se namnen direkt under ”Öppna”

Medgivande krävs för att dina kollegor ska få öppna din post. Det är inte tillåtet att utan samtycke öppna någon annans privata post. För att den som öppnar din e-post inte ska riskera att bli åtalad ska alla fylla i en blankett om medgivande. Observera att den som inte skriver under medgivandet måste förbinda sig att dagligen själv kontrollera all sin post.

Hämta din e-postsignatur

För att stärka vår visuella identitet, även i e-postmeddelanden, finns en mall för e-postsignaturer som gäller för stadens alla anställda. Här kan du få hjälp med att hämta din e-postsignatur.

Ditt ansvar att registrera handlingar

Även de handlingar du får direkt till dig (via e-post etc.) och de du själv skriver måste registreras. Det är ditt ansvar att se till att detta görs. Överlämna därför dessa handlingar till registrator. Detta är särskilt viktigt när du har handlingar som innehåller sekretess.