Sociala medier
Vill du använda sociala medier för att berätta om din verksamhet och hålla kontakten med besökare, elever, vårdnadshavare och invånare? Här hittar du viktig information om vad som gäller för oss inom offentlig förvaltning när vi jobbar med sociala medier.
Ditt ansvar
När du ska agera på digitala arenor i din yrkesroll måste du vara tydlig med att du representerar din arbetsgivare. Om du till exempel startar ett instagramkonto eller en facebooksida för din skola, har din rektor ansvar för att du som anställd och de som administrerar sidan följer de instruktioner för sociala medier som gäller i Helsingborgs stad. Du behöver därför ett uppdrag från och ett godkännande av din chef innan du startar kanalen. Varje kanal ska ha två redaktörer som administrerar den, men ni får gärna vara fler.
Följ stadens instruktion för sociala medier
Alla medarbetare är skyldiga att följa Helsingborgs stads instruktioner för sociala medier. De beskriver våra gemensamma rutiner för alla stadens förvaltningar och verksamheter, som kommunicerar via sociala medier.
Skapa en plan för sociala medier innan du startar kontot
Du som startar en kanal i sociala medier för din enhet måste ha enhetschefens godkännande och tillsammans komma överens om en plan innan du startar kontot. Enhetschefen ska också ha tillgång till inlogg, till exempel en säker plats på servern. Maila gärna planen till avdelningen kommunikation och marknad för input.
Plan för sociala medier (docx)
Kanalen måste synas i stadens offentliga lista på helsingborg.se
Du måste informera stadsledningsförvaltningen om er nya kanal (lagkrav). Maila redaktionen@helsingborg.se. Stadsledningsförvaltningen uppdaterar den offentliga listan på helsingborg.se med stadens alla sociala medier.
Be alltid om lov före publicering
Du ska alltid be personen du fotograferar eller filmar (eller förälder till barn under 15 år) om lov före publicering. Du ska ha skriftliga samtycken för bilder och filmer, som innehåller identifierbara personer och som du vill kunna använda i flera sammanhang.
Läs mer på Portalen om när du ska använda samtycke eller inte.
Stadens mall för samtyckesavtal för bild och film hittar du också på Portalen.
Följ dokumenthanteringsplanen. Den stöttar dig i ditt arbete när du ska gallra eller arkivera sociala medier
Innan du raderar en bild, ett inlägg, en kommentar eller en hel kanal behöver du läsa på om vår dokumenthantering. Skol- och fritidsförvaltningens dokumenthanteringsplaner följer stadens instruktioner och reglerar hur du ska arkivera och gallra material i våra offentliga kanaler, till exempel sociala medier.
Fliken Kommunikation i dokumenthanteringsplanen är särskilt viktig för dig. Visste du exempelvis att du som administrerar kanalen ska dokumentera den minst varje halvår via skärmdumpar av startsida och utvalda sidor? Innan du stänger ner ett konto ska du spara allt innehåll och skicka till den i din verksamhet som ansvarar för diarieföring och arkivering.