Instruktioner för sociala medier

Det är av allmänt intresse att informera om stadens verksamhet i olika kanaler, såsom sociala medier och webbsidor. Dessa instruktioner anger vilka gemensamma rutiner som gäller när Helsingborgs stad kommunicerar via sociala medier.

Instruktionerna omfattar alla stadens förvaltningar och verksamheter.

Vem har ansvar för vad?

Stadsledningsförvaltningens kommunikationsavdelning ansvarar för Helsingborgs stads strategi och gemensamma rutiner för sociala medier och för administration av vår officiella facebooksida, instagramkonto, youtubekonto och twitterkonto. Varje förvaltning hanterar och ansvarar själva för sina verksamheters konton i sociala medier.

helsingborg.se/socialamedier finns en lista över de konton och kanaler där Helsingborgs stad är avsändare. Varje förvaltning ansvarar för att deras respektive konton finns med.

Gemensamma rutiner för sociala medier

Det ska tydligt framgå att Helsingborgs stad är avsändare för ett konto. Det ska också vara enkelt för läsaren att kontakta ansvarig verksamhet. På helsingborg.se/socialamedier finns en lista över de konton där Helsingborgs stad är avsändare. Varje förvaltning ansvarar för att deras respektive konton finns med och att samtliga av dem efterföljer dessa instruktioner.

Alla stadens konton ska ha minst två utsedda redaktörer, oavsett vilket syfte eller hur många följare kontot har. Redaktörerna ska bevaka kontot dagligen under arbetstid och skyndsamt svara på inlägg, privata meddelanden och kommentarer som adresseras till staden via kontot.

När staden besvarar ett inlägg eller en kommentar rekommenderar vi att svaret undertecknas med redaktörens förnamn och titel.

En del sociala medier som Instagram och Twitter har inloggningsuppgifter knutna till kontot. Då ska de finnas tillgängliga för kommunikationsansvarig för respektive förvaltning som har möjlighet att logga in vid behov.  Alla konton ska också ha en plan som visar hur kommunikation via just det här kontot ska bidra till verksamhetens mål.

Allt innehåll som publiceras på Helsingborgs stads konton, eller publiceras som Helsingborgs stad på andras konton, ska ha en tydlig koppling till stadens verksamhet.

För olämpligt material gäller eftermoderering vilket ska ske omedelbart när det upptäckts.

Detta ska framgå på samtliga av stadens konton:

Behandla personuppgifter

När du publicerar bild, film och ljud som innehåller personuppgifter på sociala medier, genomför du en personuppgiftsbehandling. Sådan behandling är tillåten om publiceringen är nödvändig för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse (enligt dataskyddsförordningen). För att den grunden ska vara användbar ska uppgiften som är av allmänt intresse ha stöd i lag.

Det finns inte något lagkrav på att vi måste informera om vår verksamhet på webbplatser och i sociala medier. En kommun får dock, enligt 2 kapitlet 1 § i kommunallagen, göra sådant som inryms i den kommunala kompetensen. Hit hör till exempel information om kommunens verksamheter på webbplatser och i sociala medier. Därmed kan personuppgiftsbehandling som sker på webbplatsen och i sociala medier grunda sig på den lagliga grunden ”allmänt intresse”. Det innebär att vi som huvudregel inte behöver använda skriftliga samtyckesavtal för publicering på webbplatser och sociala medier.

Bilder som publiceras ska väljas med omsorg. Om du kan uppnå samma syfte med en bild utan identifierbara personer på är det att föredra. Vid osäkerhet ska du alltid fråga den enskilda om tillåtelse innan du publicerar.

När du publicerar bilder i sociala medier kan du behöva samtycke. Läs mer om det här.

Ska du publicera en personuppgift i sociala medier behöver du informera personen vad publiceringen innebär, exempelvis genom ett mejl eller privat meddelande i sociala medier.

Använd denna formulering

Helsingborgs stad publicerar bilder och filmer i sociala medier för att informera om Helsingborg eller Helsingborgs stads verksamheter.

Den lagliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse. För din trygghets skull vill vi informera dig om att en publicering innebär att dina personuppgifter sprids globalt till alla som tar del av bilden/filmen till exempel i sitt flöde på sociala medier.

Personuppgiftsansvarig är [ange berörd nämnd]. Du kan kontakta oss för att få information om vilka uppgifter som behandlas om dig eller för att få dina uppgifter rättade. Du kan även kontakta vårt dataskyddsombud på 042-10 50 00. Du har rätt att klaga till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt.

Mer information om hur Helsingborgs stad behandlar personuppgifter finns på helsingborg.se.

Så hanterar vi materialet

Material som publiceras ska hanteras enligt respektive förvaltnings dokumenthanteringsplan, som anger hur handlingar ska lagras, arkiveras och gallras.

Inlägg, kommentarer, bilder eller filmer ska skyndsamt tas bort om de innehåller något av följande:

  • Sekretessbelagda uppgifter.
  • Stötande eller rasistiska ord och uttryck.
  • Personangrepp eller kränkningar.
  • Personuppgifter där personen i fråga inte gett sitt samtycke, exempelvis en bild eller andra uppgifter som kan vara känsliga.
  • Brottsligt material.
  • Uppenbara felaktigheter, ryktesspridning eller falsk information.
  • Olovligt nyttjande av upphovsrättsligt skyddat material.
  • Reklaminlägg från företag eller organisationer.
  • Inlägg som inte handlar om Helsingborg eller Helsingborgs stad överhuvudtaget.
  • Spam eller skräppost.

Innan olämpligt material raderas ska det sparas ner och skickas till respektive förvaltnings registrator.

Så här dokumenterar vi

Alla stadens konton ska dokumenteras via skärmdumpar som tas av startsidan och av utvalda sidor minst en gång per halvår. Skärmdumparna ska sedan hanteras utifrån respektive förvaltnings dokumenthanteringsplan.

Innan ett konto stängs ner ska allt innehåll sparas och skickas till respektive förvaltnings registrator.

Övrigt

För mer information kontakta kommunikationsansvarig för sociala medier på stadsledningsförvaltningen. Mejla till martina.rohmer@helsingborg.se