Allmänna handlingar, offentlighet och sekretess
Vad innebär offentlighetsprincipen?
Offentlighetsprincipen innebär att enskilda har rätt till insyn i en myndighets verksamhet, genom att till exempel ta del av de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. En kommunal skola är en myndighet.
Vad är en allmän handling?
En allmän handling är en handling som kommit in till eller som har upprättats hos myndigheten. Det kan till exempel vara ett schema som skapas av skolan, ett mejl från en vårdnadshavare, ett åtgärdsprogram för en elev eller ett veckobrev.
Mer information om allmänna handlingar hittar du på Portalen under juridik och administration.
Är alla allmänna handlingar offentliga?
En allmän handling kan vara offentlig i sin helhet eller omfattas av sekretess i vissa delar/i sin helhet. Allmänna handlingar ska inte lämnas ut utan att du först har gjort en sekretessbedömning av innehållet i handlingen.
Är en klasslista en allmän handling?
Ja, en klasslista är allmän handling, men det kan finnas uppgifter i klasslistan som omfattas av sekretess. Därför måste en sekretessbedömning alltid göras innan klasslistan lämnas ut.
När gäller sekretess och vad innebär det?
Regler om sekretess finns i offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Uppgifter som omfattas av sekretess får inte röjas vare sig det sker muntligen, genom att allmän handling lämnas ut, eller genom att uppgiften offentliggörs på annat sätt.
I utbildningen kan sekretess gälla för uppgifter om en enskild elevs/ett barns personliga förhållanden. Sådana uppgifter kan till exempel finnas i ärenden om särskilt stöd, disciplinära åtgärder eller ärenden om kränkande behandling men också i andra sammanhang i utbildningen.
Allmänna uppgifter om en skolelevs närvaro och frånvaro omfattas vanligtvis inte av sekretess.
Måste jag lämna ut personuppgifter?
En bedömning ska göras vid varje tillfälle uppgifterna begärs ut. Elevens namn och/eller adress respektive telefonnummer är som huvudregel offentlig. Om en elev har skyddade personuppgifter ska du ta hänsyn till det vid sekretessprövningen.
Har jag tystnadsplikt?
Ja, som anställd i en verksamhet i Helsingborgs stad har du tystnadsplikt för vissa uppgifter. Regler om tystnadsplikt finns i offentlighets- och sekretesslagen.
Vad innebär meddelarfrihet?
Som anställd i kommunen omfattas du av regler om meddelarfrihet. Meddelarfrihet innebär att du muntligen får lämna uppgifter till massmedia, i syfte att uppgifterna ska publiceras. Det finns begränsningar i meddelarfriheten för dig som arbetar inom utbildningssektorn. Det framgår av 23 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen.
Mer information om meddelarfrihet hittar du på Portalen under administration och juridik.
Hur hanterar jag en begäran om en allmän handling?
En begäran om att få ta del av en allmän handling kan komma muntligen eller skriftligen. När en begäran kommer, ska den hanteras skyndsamt. En sekretessprövning ska göras om det finns anledning att misstänka att det kan finnas uppgifter i handlingen som inte är offentliga. När en begäran kommer, meddela avsändaren att du mottagit begäran och att du kommer återkomma så snart du kan.
Om handlingen inte ska lämnas ut helt eller delvis ska ett skriftligt avslagsbeslut fattas. Sådana avslagsbeslut ska fattas av behörig person.
Av barn- och utbildningsnämndens delegeringsordning framgår vem som är behörig att fatta avslagsbeslut. Ett avslagsbeslut ska innehålla information om möjligheten att överklaga beslutet.
Du har alltid möjlighet att kontakta förvaltningsjuristerna, som kan hjälpa dig i din bedömning.