Mejl och kalender ska flyttas till M365
Nu är det dags att flytta stadens mejl och kalender till den molnbaserade tjänsten Microsoft 365. Rensning av brevlådor ska vara klart till den 10 juni, därefter påbörjas förberedelser för flytten till molnet. Flytten kommer ske för stadsledningsförvaltningen 26 juni. Här får du tips och råd kring hur du förbereder dig och vad som är viktigt att tänka på.
Varför flyttar vi mejl och kalender nu
I mitten av oktober i år går supporten för stadens nuvarande mejlplattform (Exchange 2016) ut. Efter detta kommer plattformen inte längre få säkerhetsuppdateringar och kommer därför vara sårbar för intrång och incidenter.
Vad förväntas av dig som anställd
Du behöver säkra att din mejl och kalender inte innehåller någon sekretess eller känsliga personuppgifter inför, men även efter, den planerade flytten. Vi har sammanställt allt du behöver veta inför, under och efter flytt på Intranätet.
Tidplan
Rensning av brevlådor ska vara klart till den 10 juni, därefter påbörjas förberedelser för flytten till molnet. Flytten kommer ske för stadsledningsförvaltningen 26 juni.
Praktiska instruktioner
• Du behöver ha rensat klart din mejl och kalender från sekretess och känsliga personuppgifter senast den 10 juni.
• Du hittar användbara tips inför rensning på Intranätet. Där kan du läsa om vilken information som får och inte får hanteras i Microsoft 365.
• För information om hur du ska hantera känsliga uppgifter i din mejl och kalender efter att mejlen flyttats till Microsoft 365, läs om stadens system för säker kommunikation.
• Glöm inte att rensa eventuella funktionsbrevlådor som du är ansvarig för. Synka gärna med Microsoft 365-samordnare för din förvaltning/verksamhet som kommer få en lista över alla funktionsbrevlådor som ska flyttas.
Stöd och hjälp
För att underlätta flytten till Microsoft 365 finns flera stödresurser tillgängliga. På intranätet hittar du vanliga frågor och svar relaterade till mejl- och kalenderflytten. I utbildningsportalen IC365 finns användarguider som visar hur du kommer igång med Outlook och mobilappen. Dessutom finns stadens M365-coacher tillgängliga för att stötta dig i användarfrågor. Vem som är coach i din förvaltning hittar du på Hubben. Varje avdelning kommer också att utse en särskilt ansvarig för flytten. Detta sker under vecka 21.