Vi bjuder in föreningslivet för att stärka vår kriskommunikation
Stadsmässan H22 City Expo närmar sig med stormsteg. Där ska staden presentera resultatet av de senaste årens intensiva innovationsarbete. För att inspirera och hylla varandra på stadsledningsförvaltningen lyfter vi nu goda exempel på våra innovationssatsningar.
Hösten 2020. Helsingborg, och hela världen med oss, har drabbats av coronapandemin. Viruset sprider sig som en löpeld genom befolkningen, och kommunikation visar sig vara ett viktigt vapen för att bekämpa smittspridningen. Men hur når kommunen ut till alla som behöver information? Våra kanaler når brett, men vissa grupper är svåra att nå. I sådana här situationer, visar det sig, kan staden behöva lämna över megafonen till invånarna. En insikt som nu ska leda till en ny metod för kriskommunikation i Helsingborgs stad.
Stadsdelsmammorna i Helsingborg är engagerade invånare med breda kontaktnät i många av de stadsdelar som har socioekonomiska utmaningar. De möter och hjälper personer som inte är så väl integrerade i det svenska samhället. Efter att pandemin blev ett faktum tog de kontakt med staden och berättade att de ville hjälpa till att sprida information och kunskap. De ville skapa en jourlinje, med stadens stöd, så att de kunde ge bekräftad information till människorna i deras nätverk.
– Vi insåg snabbt värdet i detta. Med våra vanliga kanaler når vi ut ganska bra, men vi vet att det finns målgrupper som är svåra att nå och inte tar del av stadens och myndigheters information, säger Cecilia Lundgren, redaktionschef på kommunikations- och marknadsavdelningen.
Sagt och gjort. I ett nära samarbete med arbetsmarknadsförvaltningen ordnade stadens centrala kriskommunikationsgrupp så att stadsdelsmammorna fick en uppsättning mobiltelefoner och en handbok. Handboken innehöll generella tips och råd inför samtal med invånare, viktiga länkar och en FAQ som uppdaterades kontinuerligt allt eftersom stadsdelsmammorna fångade upp återkommande frågor.
Ett nytt sätt att jobba med kriskommunikation
Att samarbeta med invånargrupper för att nå ut med information är inte en etablerad metod för kriskommunikation. Vanligtvis använder kommuner och myndigheter sina egna kanaler för att pressa ut information på så bred front som möjligt under en kris, samtidigt som de arbetar med media via pressmeddelanden och konferenser. Men forskning visar att människor är mer benägna att lyssna på en person de känner än en ansiktslös myndighet.
– I stadens trend- och omvärldsanalys går det att läsa om hur informationslandskapet har förändrats. Vi har större tillit för människor vi känner samhörighet med. Och direktkommunikation blir allt viktigare, säger Fredrik Ahlberg, kommunikatör på kommunikations- och marknadsavdelningen.
Nu utvecklar vi initiativet
Med tanke på hur lyckat arbetet med stadsdelsmammorna har varit ska kommunikatörerna på stadsledningsförvaltningen, med hjälp och stöd från volontärcenter, nu skala upp initiativet och göra det till en etablerad metod för kriskommunikation i Helsingborgs stad. Genom att engagera fler föreningar och invånargrupper ska ett register av ”samhällsinformatörer” skapas.
– Erfarenheterna från pandemin har lärt oss att vi behöver hjälp när kritisk information ska ut till samhället, säger Cecilia Lundgren. Vi hoppas att det ska finnas ett intresse hos stadens föreningar och olika invånargrupper, så de kan bli en del av vår förlängda kommunikativa arm när en kris slår till.
Kommunikations- och marknadsavdelningen på stadsledningsförvaltningen kommer framöver ha ett antal mobiltelefoner som vid behov kan delas ut till samhällsinformatörer. Telefonerna kan användas för att ringa och prata med människor. Engagerade grupper kommer också uppmuntras att använda sina sociala medier eller andra kanaler för att sprida bekräftad information.
– Det är viktigt att de som engagerar sig själva kan ta beslut om hur de ska kommunicera. Vi kommer också skapa en allmän handbok som grupperna kan ta del av efter att de har engagerat sig. Den ska innehålla viktiga länkar och information om hur samarbetet fungerar. Den kompletteras sen med en FAQ om och när en kris smäller till, berättar Cecilia Lundgren.
Uppskalningsarbetet sker under hösten i samarbete med volontärcenter. Om allt går enligt plan kan det vara klart vid årsskiftet. Ett första steg blir att bjuda in intresserade föreningar för att diskutera hur samarbetet bör se ut.
– Vi har inte tänkt att vi ska använda det här till coronapandemin. Den stora utmaningen kommer bli att hålla liv i engagemanget fram till nästa kris, som kan ligga flera år bort. Hur vi gör det på bästa sätt är en sak vi gärna spånar på tillsammans med föreningarna, säger Fredrik Ahlberg.
Läs om innovationsinitiativet ”Megafonen till invånare” på innovationsplattformen.