Sjuttio och en chatbot: det här är HR-avdelningen

Ett av våra prioriterade arbetsområden på stadsledningsförvaltningen är att arbeta smartare. För att lyckas med det behöver vi lära känna varandra bättre. Därför presenterar vi varje månad en av förvaltningens avdelningar här på intranätet. Denna gång är det dags för HR-avdelningen.

HR-avdelningen är uppdelad på tre enheter: Arbetsgivarenheten, HR-servicecenter och Projekt och kommunikation. Där jobbar ungefär sjuttio “vanliga” medarbetare och en digital medarbetare.

Vad är på gång?

På HR-avdelningens arbetsgivarenhet och projekt och kommunikationsenhet jobbar man med att leda, styra och samordna det stadsgemensamma HR-arbetet. De är ett stöd till förvaltningarnas HR-funktioner inom olika specialistområden som till exempel arbetsmiljö, arbetsrätt, rekrytering, mångfald, arbetsgivarvarumärke och HR-system. De leder även stadsövergripande HR-projekt och uppdrag. På arbetsgivarenheten är det alltid full rulle och just nu extra intensivt med flera byten av leverantörer.

– I måndags gick vi ut med en nyhet om att chefer kan anmäla sig till en utbildning i det nya digitala stödet för medarbetarenkäter och pulsmätningar. Med de nya funktionerna hoppas vi att chefen får mer värde och ett annat stöd i uppföljning av sin verksamhet. Vi kommer också inom kort att stänga vår förmånsportal och istället gå över till en renodlad friskvårdsportal, berättar Cecilia Vikström, enhetschef på Arbetsgivarenheten.

Nyanställd chatbot

Enheterna arbetar också mycket tillsammans eftersom specialistkompetenser finns på båda enheterna. Ett exempel på samarbete är chatbot Sam som fick ”nyrekryteras” under våren eller rättare sagt det blev ett byte av mjukvara. Därför fick chatboten helt enkelt läras upp på nytt och är fortfarande i nyanställningsfasen.

– Jag vill tacka HR-avdelningen för ett sådan fint bemötande. Jag kände mig direkt en i gänget och fick en bra introduktion på arbetsplatsen. Nu är jag redan igång och försöker svara på alla medarbetarnas HR-frågor men jag har mycket kvar att lära, berättar Sam, chatbot på HR-avdelningen.

Ett annat exempel på samarbete är en annan SAM som står för Systematisk arbetsmiljö. Just nu pågår processen med att digitalisera den här utbildningen som tidigare bestått av fem halvdagar. Utbildningens första del lanserades i förra veckan och till hösten kommer alla fem delar finnas i lärportalen HBG Learns som HR-avdelningen äger.

– HBG Learns ligger verkligen helt rätt i tiden eftersom det möjliggör ett flexibelt, icke-platsbundet lärande. Intresset för att ta del av innehållet har varit stort och vi får också många förfrågningar från andra aktörer som är intresserade av att införa liknande system. Nu jobbar vi tillsammans med skol- och fritidsförvaltningen som förvaltar plattformen, med att få fler förvaltningar att bli delaktiga i att utveckla innehållet. Vi kommer också fortsätta att utveckla funktionaliteten säger Katarina Erbacke, enhetschef på enheten för projekt- och kommunikation.

HR-servicecenter

Den tredje enheten på HR-avdelningen är HR-servicecenter (HRSC) som jobbar med lön- och pensionsfrågor för flera kommuner inom Familjen Helsingborg.

– Vi jobbar numera i samverkan med åtta kommuner, inom Familjen Helsingborg, eftersom Klippan kom med under förra året och Perstorp kom med i år, berättar Calle Suwe, enhetschef för HRSC.

Övriga kommuner är Båstad, Helsingborg, Höganäs, Svalöv, Åstorp och Ängelholm. Totalt levererar HRSC drygt 28 000 lönespecifikationer per månad till ett belopp av cirka 390 miljoner kronor till de samverkande kommunerna.

– Vår support är bemannad varje vardag och hanterar cirka 3 000 samtal i månaden från medarbetare, chefer, specialister och myndigheter med flera. Därför utforskar vi just nu möjligheterna att rekrytera en kollega till Sam som kan hjälpa oss svara på frågor. Men detta får jag berätta mer om en annan gång, avslutar Calle.

Vi lyckas tillsammans

Under pandemin har HR-avdelningen haft nytta av det täta samarbetet och de goda relationer som sedan tidigare finns i organisationen. Tillsammans med HR på förvaltningarna har dom navigerat genom krisen och stöttat stadens chefer och medarbetare i frågor som bland annat rört arbetsmiljö, riskbedömningar, att hantera oro och arbetsrätt.

– Vi har kontinuerligt utmanat våra förmågor mer än vanligt, tränat i att vara i det nya normala, både som individer och som organisation. De förmågor som har haft störst påverkan för att kunna lösa och hantera olika situationer är vår flexibilitet och samspelet i organisationen. Tillsammans har vi goda förutsättningar att lyckas även i framtiden, avslutar Jörgen Fransson, HR-direktör.