Snart flyttas innehållet i din mejl och kalender till M365s molntjänst – så förbereder du flytten
Har du koll på att staden arbetar med att införa Microsoft 365? Vet du hur det påverkar dig? I och med att staden ska flytta e-post och kalender till en molntjänst, så behöver du gå igenom dina mejl så de inte innehåller sådant som rör sekretess och känsliga uppgifter.
Förberedelserna för att flytta över mejl och kalender till molntjänsten har redan påbörjats ute på förvaltningarna. Nu är det stadsledningsförvaltningens tur. Arbetet med inventering och bedömning av vad du inte kan flytta över till molntjänsten ska vara klart den 13 december.
Fördelar med molntjänst
Att staden väljer att satsa på en molntjänst handlar bland annat om att:
- Det ska bli lättare för staden att administrera de verktyg/program som används så du kommer åt de senaste versionerna och säkerhetsfunktionerna. Det gör att staden också får en säkrare IT-miljö.
- Med molntjänsten kommer du åt dina verktyg oavsett var du jobbar.
- Erbjuda smarta verktyg som gör det lättare att samarbeta.
Rensa din mejl – innan staden går över till molntjänsten
Allt innehåll som du i dagsläget hanterar och förvarar i mejl och kalender får inte flyttas över till molntjänsten. Orsaken är att molntjänsten är en amerikansk tjänst. Staden har alltså en leverantör som tekniskt hanterar och lagrar vår information vilket innebär vissa risker. Därför är det viktigt att vidta vissa säkerhetsåtgärder för att eliminera eller minska riskerna. Staden gör därför ett medvetet val av vilka uppgifter som får hanteras i M365. Vad du kan flytta till molnet och inte beror på hur känsliga uppgifterna är.
Som ett första steg – gör en en inventering senast 13 december
Du behöver göra en inventering och bedömning av de uppgifter som finns i din mejl och kalender. Arbetet med att inventera vad du inte kan flytta över till molntjänsten ska vara klart den 13 december.
Det är i nuläget inte bestämt när mejl och kalendrar ska vara rensade från känslig information och när digitaliseringsavdelningen ska flytta mejl och kalender till molntjänsten.
Ta hjälp av kurs på Hbg learns
Lär dig mer om och få tips på hur du rensar din mejl, vad du ska spara och vad du ska gallra bort via denna genomgång på Hbg learns. Utbildningen tar totalt cirka 45 minuter. Den består av fem delar så du kan dela upp och pausa när du vill.
Vill du ha mer hjälp?
Om du känner dig osäker på hur du ska göra, om du har frågor eller funderingar så kan du kontakta Karin Leander, projektledare för M365 karin.leander@helsingborg.se.