”Växla upp innovationsarbetet och fortsätt utforska funktionerna i Microsoft 365”

Under våren har vi haft verksamhetsdialoger utifrån förvaltningens prioriterade områden: Tillsammans blir vi smartare i vårt innovationsarbete, i vårt digitaliseringsarbete och i vårt sätt att arbeta. Här kan du ta del av några slutsatser och medskick från verksamhetsdialogerna.

Innovation är ett av de viktigaste verktygen för att lösa stadens gemensamma välfärdsutmaningar där befolkningen ökar och skatteintäkterna minskar. Nu växlar staden upp innovationsarbetet tillsammans med externa aktörer genom ett flertal satsningar. Här finns stora möjligheter.

Hur går det interna innovationsarbetet hos oss på stadsledningsförvaltningen?

– Efter att vi i staden har tränat att jobba med innovationer i flera år, ligger fokus nu på utmaningsdriven innovation som skapar effekt för dem vi finns till för. Jag vill se en utvecklingskraft inom innovationsområdet och här har medarbetarna i verksamhetsdialogerna lyft vilka förutsättningar de behöver. Bland annat efterfrågar medarbetare och chefer mer hjälp med att utveckla ett kontinuerligt innovationsarbete i vardagen. Medarbetarna tycker också att det är viktigt att sätta innovation på agendan och avsätta tid för att få en kontinuitet för utveckling som kan leda till innovationer, säger Jonna Myrebris, förvaltningschef på stadsledningsförvaltningen.

Så kan din avdelning ta nästa steg i innovationsarbetet

Bjud in Karolina Ekerlund, intraprenör, för coachning och hjälp- med att möjliggöra kontinuitet i arbetet med innovation.

Ett annat tips är att fånga upp goda exempel på andra avdelningar som kan inspirera arbetet. Eller så samlar du kollegerna på din avdelning i syfte att få igång en dialog kring utveckling utifrån stadens utmaningar.

– Inom förvaltningen är vi generellt bra på att utvärdera, ompröva och utmana befintliga arbetssätt, men vi upplever att vi behöver prioritera ännu mer än vad vi gör idag för att jobba smartare tillsammans. Vi vill också se att vi blir bättre på att mäta vad vi skapar för effekter av våra initiativ på SLF, säger Jonna Myrebris.

Jobba smartare med Microsoft 365

För att jobba smartare finns en mängd digitala verktyg som underlättar i arbetet i vardagen. En av stadens största digitala satsningar är Microsoft 365 som innehåller en mängd olika verktyg och funktioner som kan öka kompetensen på SLF.

– Det finns ett stort fokus på vår digitala arbetsplats och hur vi kan utveckla smartare arbetssätt inte minst med hjälp av de verktyg som finns i Microsoft 365. Vi ser redan flera förändrade arbetssätt på grund av Microsoft 365. Några goda exempel är att vi använder Teams när vi samarbetar och delar dokument. En majoritet av medarbetarna använder chatten i Teams i första hand istället för mejlen, säger Jonna Myrebris.

Så kan din avdelning göra med Teams

Sätt upp spelregler för din avdelning hur ni ska använda Teams, vilka teamsgrupper ni behöver och att ni använder chattfunktionen i första hand för att minska antalet mejl och för snabbare och smidigare kommunikation i realtid. Ett annat tips är att avsätta tid på gemensamma möten för att dela tips om hur vi kan använda de olika verktygen och vad de skapar för nytta i vardagen.

Omorganisationer och flexibla arbetsplatser

Smarta samarbeten är på agendan på stadsledningsförvaltningen. Det märks inte minst på de genomförda omorganisationerna och utvecklingen av flexibla arbetsplatser och som syftar just till att utveckla smartare arbetssätt och samarbeten som leder till bättre leveranser och resultat.

– Planerna på att utveckla Drottninggatan 14 till ett ny flexibel arbetsplats som ger plats för fler avdelningar är ett annat aktuellt exempel som syftar till att underlätta samarbeten. Oavsett var vi jobbar kan vi utveckla våra arbetssätt. Vi har en stark kultur som bygger på att vi vill samarbeta och det ska vi bygga vidare på tillsammans, säger Jonna Myrebris.

De här är några av de viktigaste slutsatserna och medskicken från vårens verksamhetsdialog där vi följer upp förvaltningens prioriterade områden: Tillsammans blir vi smartare i vårt digitaliseringsarbete, i vårt innovationsarbete och i vårt sätt att arbeta.