Vi gjorde det – stadsledningsförvaltningen har nått en stor milstolpe
Inventeringen och bedömningen av mejl och kalender inför flytten upp till Microsoft 365 är nu färdig. Trots en något trevande start har vi framgångsrikt uppnått det första delmålet och befinner oss nu i fas med övriga förvaltningar. Nästa steg för stadsledningsförvaltningen är att hitta lösningar på de utmaningar som identifierats under bedömningen.
Hösten 2022 inleddes arbetet med att flytta mejl och kalender till Microsoft 365. Vi började med att inventera mejl och kalender för att säkerställa att eventuella känsliga uppgifter rensades bort. Därefter genomfördes en grundlig bedömning för att avgöra om de identifierade uppgifterna kan hanteras i mejl och kalender framöver enligt stadens vägledande principer.
Enastående insatser från alla
Stadsledningsförvaltningen har nu framgångsrikt avslutat både det första och andra steget i processen. Det har varit ett omfattande och ibland utmanande arbete, men vi får också flera belöningar utav det. Några exempel på belöningar till följd av en flytt till Microsoft 365 är att vi kommer åt mejl och kalender direkt oavsett plats eller enhet utan att behöva logga in via Citrix. Dessutom innefattas nu mejl och kalender av säkerhetsskyddet som tvåfaktorsinloggning och PIN-kod ger.
Alla som har varit involverade i arbetet har gjort enastående insatser. Ett stort tack till projektmedlemmarna i Microsoft 365-projektet, linjeverksamheterna och särskilt till alla fantastiska medarbetare som har engagerat sig genom att delta i utbildningar, rensa sina mejl och kalendrar samt bistått sina kollegor längs vägen. Er insats är beundransvärd!
Vägen framåt
Nästa steg i arbetet är att hitta lösningar på de utmaningar som identifierats under bedömningsfasen. Detta innebär att vi ska utforska om det finns befintliga lösningar på plats idag eller om vi behöver nya lösningar för att kunna hantera de uppgifter som inte ska ligga kvar i mejl/kalender. Lösningen behöver inte vara teknisk, det kan också vara att sluta göra något eller hitta nya sätt att arbeta. Detta steg innefattar också att kartlägga ägare beroende på om utmaningen är lokal eller stadsövergripande.
Låt oss fortsätta arbeta med samma engagemang och driv när vi tar nästa steg mot en smidigare digital arbetsplats med Microsoft 365. Vi är på rätt väg, och det är genom samarbete vi kommer att lyckas.