Lär känna stödfunktionerna: ekonomienheten
Nu startar vi en serie där vi lyfter fram stödfunktionerna på förvaltningen och tydliggör vilket stöd de erbjuder. Syftet är att göra det enklare för dig som medarbetare eller chef att veta vart du kan vända dig när du behöver hjälp i olika delar av ditt arbete. Först ut är ekonomienheten, en viktig kugge i maskineriet.
Ekonomienheten ansvarar för att samordna, förvalta och utveckla ekonomiprocesserna inom förvaltningen. Med fokus på god ekonomisk hushållning strävar de efter att skapa väl underbyggda beslutsunderlag samt att effektivt samordna inköps- och upphandlingsprocesser.
– Vi vill skapa goda förutsättningar för att ge rätt stöd till verksamheten och nämnden genom hög service, tillgänglighet och kompetens. Ekonomienheten finns här för att underlätta, stötta och bidra till att vi tillsammans når våra mål och skapar värde för stadens invånare, säger Annette Mårs, ekonomichef.
Vad innebär ”budget i balans”?
Målet för 2025 är att uppnå en budget i balans, men vad betyder det egentligen? Kort sagt innebär det att vi enligt lag är skyldiga att hushålla med våra ekonomiska resurser. Vi får inte spendera mer pengar än de vi har tilldelats.
Fokusområden och stöd:
Stöd i ekonomiska frågor
Ekonomienheten arbetar nära verksamheten genom regelbunden dialog och uppföljning med chefer, för att skapa bästa möjliga förutsättningar för att göra ett bra arbete. Utöver det löpande arbetet erbjuds alla nya chefer introduktion med fokus på ekonomiska processer. Dessutom deltar enheten i introduktionstillfällen för nyanställda medarbetare samt andra forum där de delar kunskap om bland annat fakturahantering, inköp och direktupphandling. Målet är att informera och stötta verksamheten där det behövs.
Utveckling av ekonomistyrningen och budgetprocessen
Ekonomistyrning är en prioriterad fråga i staden, och ekonomienheten spelar en central roll i att effektivisera budgetprocessen. Genom att konkretisera planerna i kronor hjälper enheten cheferna att planera inför kommande verksamhetsår. Under året stöttar ekonomienheten cheferna i att följa upp budgeten och koppla ekonomiska mål till verksamhetens nyckeltal.
Förvaltningens verksamhetsdialoger utvecklas i nära samarbete med kvalitetsenheten och HR, vilket skapar en helhetssyn på styrning och uppföljning. Dessutom bidrar samarbetet med andra ekonomienheter inom staden till erfarenhetsutbyte, spridning av goda exempel och en gemensam utveckling.
Effektivare inköps- och upphandlingsprocesser
Med en centraliserad inköpsfunktion arbetar ekonomienheten för att skapa besparingar och höja kvaliteten på inköp inom hela förvaltningen. De bidrar också till hållbara inköp som tar hänsyn till både kvalitet och miljö. Alla chefer i staden ansvarar för sina egna inköp och att följa gällande lagstiftning kopplat till detta. Ekonomienheten stöttar och vägleder vid behov så att inköpen sker på rätt sätt. Dessutom är ekonomienheten involverade i arbetet mot välfärdsbrottslighet tillsammans med Trygghet och säkerhet i staden. Det är av högsta vikt att noggrant kontrollera de leverantörer vi skriver avtal med, inte minst när det gäller placeringar som är en riskbransch enligt ekobrottsmyndigheten.
Vidareutveckling av ekonomisk redovisning
Genom tydliga checklistor och instruktioner hjälper ekonomienheten att kvalitetssäkra och förenkla redovisningen. De strävar alltid efter att göra det enkelt för alla i förvaltningen att följa de regler och rutiner som finns även om lagstiftning ibland kan vara snårig och komplicerad.
Kontakt
Har du några frågor är du varmt välkommen att höra av dig till ekonomi.sof@helsingborg.se och frågor gällande inköp till inkop.sof@helsingborg.se
Du hittar mer information om ekonomienhetens processer i Canea.