Säkrare och effektivare posthantering på Bredgatan
Socialförvaltningen har tagit fram nya rutiner för hantering av intern och extern post på Bredgatan. Syftet är att höja säkerheten gällande sekretess, förbättra arbetsmiljön och göra hanteringen mer effektiv.
Under hösten 2024 genomfördes en genomlysning av nuvarande posthantering. Arbetet leddes av fastighetschefen i samarbete med enhetschefer, säkerhetschef och kvalitetsenheten. Resultatet visade att flera delar av hanteringen behövde ses över. En arbetsgrupp tillsattes för att ta fram konkreta förslag.
Den största förändringen är att alla postfack samlas i ett nytt postrum på plan 2 i Bredgatan 17. Det nya postrummet kommer vara utrustat med taggläsare, och vara placerat i ett utrymme dit endast personal har tillgång. Facken blir låsbara och öppnas med tagg, vilket gör det möjligt att styra behörigheter utan att använda nycklar. Fastighet och service ansvarar för administrationen av taggar.
– Vi behöver en lösning som fungerar över tid. Med låsta postfack och en tydligare struktur för placering blir hanteringen mindre sårbar och mer anpassad till hur vi arbetar i dag, säger Katarina Lindquist, fastighetschef.
Facken flyttas från olika våningsplan till en gemensam plats. Det minskar antalet dörrar som behöver öppnas och gör det enklare att fördela post, även vid frånvaro. Förslaget innebär också att vissa arbetsgrupper och enheter delar fack och därmed säkra upp att posten kommer rätt.
En annan del i arbetet har varit att se över hur digitalisering kan minska behovet av fysisk post. Eftersom allt fler försändelser är digitala, kommer antalet fack att minskas. Hanteringen av inkommande orosanmälningar påverkas inte, och fortsätter enligt nuvarande rutiner.
Förändringen av posthanteringen på Bredgatan beräknas genomföras efter sommaren 2025. Just nu pågår förberedelserna inför en direktupphandling. Innan allt är på plats behöver varje enhet också få möjlighet ta fram rutiner för att säkerställa posthanteringen inom enheten.
Mer praktisk information kommer efterhand som upphandling och planering kommit längre.