Tydligare ledningskommunikation på socialförvaltningen
Som ett nästa steg i arbetet med att skapa tydligare strukturer och ökad transparens har socialförvaltningen tagit fram en plan för hur ledningskommunikationen ska fungera, vilka kanaler och forum som ska användas och hur ofta det ska ske.
Genom ökad transparens och tydlighet i kommunikationen är målet att det ska leda till ökad medvetenheten om stadens och förvaltningens arbete, prioriteringar och mål. Samtidigt som ökad kunskap skapar bättre förutsättningarna för samarbete och kommunikation inom organisationen.
– Ledningskommunikationen på socialförvaltningen ska bidra till att vi på socialförvaltningen uppnår våra mål och uppdrag. Genom en tydligare ledningskommunikation vill vi främja öppenhet, dialog och delaktighet både utanför och inom förvaltningen, säger David Levin, kommunikationschef.
Kanaler
Intranätet är vår primära kanal för masskommunikation. Teams för dialog mellan medarbetare och olika funktioner. Möten för dialog och mesta möjliga effekt av kommunikationen. Direktkommunikation till förvaltningens chefer sker via e-post (SOF chefer).
Aktiviteter
- Intranät för att dela nyheter, stöd och förvaltningsövergripande information.
- Förvaltningsledningsmöten hålls varannan vecka för att diskutera aktuella frågor och långsiktiga förflyttningar. Protokoll publiceras på intranätet (socialförvaltningen – vår organisation – protokoll) måndagen efter mötet. Information om detta läggs upp som nyhet på teams och intranät.
- Ledarforum en gång i månaden för att berätta om vad som är på gång och skapa tillfälle för dialog och erfarenhetsutbyte.
- I huvudet på Johan. Efter varje ledarforum publiceras en video där Johan reflekterar över vad som är på gång i förvaltningen utifrån ämnen som lyfts på förvaltningsledningen och ledarforum. Videon publiceras som nyhet på intranätet och puffas för på teams.
- Regelbundna möten inom verksamheterna (ledningsgruppsmöten/ /enhetsmöten/arbetsplatsträffar med mera) för att främja samarbete och informationsutbyte. Respektive funktion ansvarar för att informera och föra dialog samt eventuellt dokumentera vid behov. Protokoll publiceras på gemensam yta sida på intranätet.
- Direktutskick via e-post en gång per halvår till anställda med uppdateringar om aktuellt läge och hur det går för förvaltningen. Underlag sammanställs av kommunikation i samråd med direktör och förvaltningsledning.
- SOF Socialförvaltningen (teamskanal) används för att dela aktuella nyheter, vad som är på gång och öppna upp för dialog. Håller de anställda informerade och engagerade i organisationens utveckling.
Förväntningar på chefer och medarbetare
För att vi ska lyckas behöver det också vara tydligt med vilka förväntningar som åligger chefer och medarbetare på socialförvaltningen. Som chef och medarbetare är det den enskildes ansvar att vara uppdaterad kring vad som sker i förvaltningen, staden och inom det egna ansvarsområdet.
Det förväntas att alla tar del av förvaltningsledningens protokoll. Protokollet från det senaste mötet den 7 november finns nu tillgängligt att ta del av. Du hittar alla protokoll här.
Tips
För att underlätta att hålla sig informerad med vad som händer på förvaltningen rekommenderas att aktivera kanalmeddelanden på vår gemensamma teamskanal SOF Allmänt. Detta görs genom inställningar (tre punkter) – kanalmeddelanden – all aktivitet. Om du behöver hjälp kan du alltid kontakta kommunikation eller IT.
Ett annat tips är att starta arbetsdagen med att ta en titt på intranätet.