M365 – filer, mejl och kalender

Alla utbildningar är viktiga för att det är först när vi kan nyttja verktygets fulla potential som vi kan få maximal effekt.

I Hubben på Teams (längst upp till vänster) finns flera länkar till utbildningar i och information om våra verktyg

• Rutan Utbildningar – här finns kortare och längre utbildningar i samtliga verktyg inom M365
  • Introduktion till Microsoft 365 i Helsingborgs stad
  • Arbeta och samarbeta i Teams
  • Organisera i Teams
  • Dina filer i Microsoft 365 (OneDrive)
• Flytt av filer från dina personliga mappar (H:) till M365 (OneDrive)
• Microsoft 365 som verktygslåda för en smidig digital arbetsplats
• Hur du hanterar information i Microsoft 365

 

Det finns grundläggande principer som kan hjälpa dig att avgöra vad du kan ska rensa. Det du låter ligga kvar kommer att flyttas till molnet.

Klicka på bilden för att öppna en pdf för utskrift.

Så här gör du med information du bedömer vara röd

I första hand placerar du informationen i det verksamhetssystem som vi använder för den typen av information. Till exempel Medvind eller Adato för personalinformation, Lifecare/Procapita för kundinformation et cetera.

Går inte det gör du följande:

• Välj en lämplig plats på (G:) eller (H:)
• Innehåller informationen kund-/patientuppgifter skriver du ut den och placerar i en patientjournal. Du hänvisar till journalen i verksamhetssystemet.

1. Ska man rensa inkorgen, skickat och borttaget eller endast inkorgen?
   Svar: Du ska rensa samtliga mappar. Även de undermappar du skapat själv. Kom ihåg att rensa även papperskorgen/deleted items.
2. Det som man inte ska rensas bort ifrån kalendern och mailen, kommer det att flyttas med?
   Svar: Det som ligger kvar i din mejl i kalender kommer flyttas med över till molnet.
3. Kommer alla mina undermappar följa med vid flytten?
   Svar: Ja, alla mappar och undermappar du har skapat i din mejlkorg kommer att följa med i flytten. Värt att notera att en koppling till en .pst fil ej kommer flyttas med, om du har sådana mappar.
   Du kan testa detta genom att gå till webbmejlen (owa.helsingborg.se). Det som syns här, kommer med i flytten.
4. Där står att man kan gå utbildning i detta inför, under och efter – jag hittar inga utbildningar mer än teams utbildningar är det dom som man ska gå eller kommer där andra?
   Svar: Det finns utbildningar både via Hubben på Teams, i Hbg Learns och på webbplatsen IC365.
5. Inom vilket tidsintervall ska rensningen göras? Det vill säga hur långt bakåt i tiden måste jag rensa?
   Svar: Det finns ingen tidsgräns, ALLT ska rensas enligt de tre säkerhetsnivåerna, grön, gul röd.
6. Hur tar jag på ett enkelt sätt bort flera kalenderposter samtidigt?
   Svar: Följ guiden Rensning av kalender (2MB, pdf)
7. Var sparar jag det som inte kan flytas över till molnet?
   Svar: Antingen i avsett verksamhetssystem, eller i din ”hemma” katalog (H:) som finns i datorn
8. Hur gör jag för att ställa in mejlen i outlook-appen?
   Svar: Läs om hur du gör det i guiden: Appen Outlook för mejl och kalender på mobil enhet.
9. Vad händer om jag inte registrerat mig för tvåfaktorsautentisering?
   Svar: Då kommer du inte åt din mejl eller Teams om du är utanför stadens nät.
10. Följer flaggor, kategorier och färgmarkeringar jag gjort på ett mejl med i flytten till 365?
    Svar: Ja, flaggor, kategorier och färgmarkeringar som gjorts på ett mejl följer med i flytten till molnet.
    Du kan testa detta genom att gå till webbmejlen (owa.helsingborg.se). Allt som syns i webbmejlen, kommer med i flytten.
11. Följer funktionsbrevlådor med i flytten?
    Svar: Ja, funktionsbrevlådor (kallas ibland delade postlådor) följer med i flytten till M365. De dyker upp automatiskt efter att din e-post och kalender har flyttats. 
12. Finns det saker i min mejlkorg som inte följer med?
    Svar: Kopplingar till .pst-filer (Outlook-datafiler) följer inte med i flytten till M365. Anledningen är att dessa ligger lagrade utanför mejlservern. Plug-ins som du har installerat i mejlen följer inte heller med. 
13. Jag har känsliga uppgifter/ sekretess i Outlook som jag måste spara. Vad ska jag göra med dom uppgifterna?
    Svar: Känsliga personuppgifter och sekretess ska inte hanteras i Outlook, vare sig innan eller efter övergången till M365. Finns det känsliga personuppgifter eller sekretess i din e-post eller kalender som du behöver spara, ska du flytta dem till en anvisad, säker plats. Din chef avgör var er enhet hanterar och förvarar känsliga personuppgifter och sekretess.
14. Hur ska jag sjukanmäla mig? (sjukanmälan är en form av känslig information)
    Svar: Det går bra att sjukanmäla sig via e-post, men var återhållsam med att skriva detaljer. Uppgifter om hälsotillstånd är en form av känslig personuppgift. 

I och med flytten får du en säkrare hantering av mejl och kalender. Det blir bara Outlook-appen som är tillåten för att nå mejlen i telefonen.

Nya funktioner du får i och med Outlook i M365

• Du kan boka, ansluta till och hantera möten inifrån Teams-kalendern 
• Du kan enkelt dela mejl i Teams (kalendern och mejl är i synk med Teams) 
• Hitta en mötestid som passar alla med FindTime 
• Alla dina tidigare mappar, regler och märkningar följer med i flytten 
• Självservice för att återställa mejl som tagits bort av misstag

 

Staden erbjuder en tjänst för att skicka säkra meddelanden (T-Dialog). Den är godkänd för känsliga personuppgifter och viss sekretess (ej sekretess som rör information kring rikets säkerhet).
Säkra meddelanden kan användas av alla med en @helsingborg.se-adress.

För externa meddelanden krävs att du har tillgång till mottagarens personnummer.
För interna meddelanden behövs inte mottagarens personnummer. 

• Länk till tjänsten: https://sakrameddelanden.helsingborg.se – du loggar in med BankID. 
• Länk till manualen: tdialog.pdf (205 kB) 

Film om flytten av mejl och kalender (4 min 31 sek), öppnas i YouTube

Presentationen Övergripande presentation om Microsoft 365 (ppt, 8 MB)

I och med flytten får du en säkrare hantering av filer.

Ta bort alla privata filer, till exempel semesterbilder. Dessa får inte lagras varken på kommunens server (H:/) eller på OneDrive.

De filer som du bedömer är gröna lägger du i en särskild mapp. Mappen kommer sedan att hanteras via ett verktyg vid flytt till OneDrive.

Det du bedömer inte kan flyttas (gul och röd information) ska ligga kvar på H:.

Läs gärna nyheten Det är dags att lyfta över dina dokument upp i molnet som innehåller mer information om flytten.

Efter flytten ligger ditt material i OneDrive, i molnet. Och du kan komma åt dina filer både från din mobil och din dator. Och du kan komma åt dem på flera olika sätt. Här är några:

• Gå in i Utforskaren och klicka på ”OneDrive – Helsingborgs stad”.
• Inne i Teams välja OneDrive i vänstermenyn.
• Via webbläsaren https://www.office.com.
• Det lilla blåa molnet längst ner i högra hörnet i aktivitetsfältet på din PC.