Administrativa avdelningen – håller ordning på förvaltningen
Dags för del tre om förvaltningens stödfunktioner. Administrativa avdelningen är vägen in i vår förvaltning. Hit kommer all vanlig och digital post, alla ärenden till vård- och omsorgsnämnden hanteras och planeras, säkerhetsfrågor och krisberedskapen samordnas, allmän övergripande administration samt skötseln av lokalerna på Maria Park ligger på avdelningens bord.
Dags för del tre om förvaltningens stödfunktioner. Administrativa avdelningen är vägen in i vår förvaltning. Hit kommer all vanlig och digital post, alla ärenden till vård- och omsorgsnämnden hanteras och planeras, säkerhetsfrågor och krisberedskapen samordnas, allmän övergripande administration samt skötseln av lokalerna på Maria Park ligger på avdelningens bord.
Diariet blir vår historia
– En dag på diariet kan allting hända! Vi öppnar fortfarande vanliga brev men idag kommer det mesta via e-post. Det som kommer in gör vi en bedömning av; vad kan vi behöva söka efter och ha nytta av i framtiden? Allt sådant blir ärenden och registreras medan rena frågor inte registreras i diariet. Vissa saker kan vi besvara direkt eller så skickar vi vidare till rätt mottagare som får svara, säger Katarina Lückander, avdelningschef för administrativa avdelningen.
Sedan 2020 har vi ett digitalt diarie som våra registratorer Anna Månsson och Ebba Hyllén Jennbert som har hand om. De sorterar, skannar in dokument så de blir digitala, registrerar ärenden och håller ordning. De följer även upp tidigare ärenden och ser till så att de blir klara. Vissa avtal registreras fortfarande i pappersform och även det arkivet sköter Anna och Ebba.
Bedöma, registrera, fördela och besvara – registratorernas uppgift
Registratorerna lägger mycket tid på att göra bedömningar av det som kommer in. Vem ska vi skicka frågan vidare till? Vilken är det som jobbar med den här typen av information? Vem har mest kunskap kring ett visst ämne som vi får en undersökning på? Ibland behöver dessutom ett ärende gå till flera personer för att få ihop ett fullständigt svar, säger Katarina Lückander. Som registrator behöver man känna sin organisation och olika personers kompetens, det tar tid att lära sig och hitta rätt.
Förutom att fördela och skicka ut från diariet ska registratorerna även samla in och ta emot svar från stödfunktioner och verksamheter och koppla ihop det med rätt ärende. För ordningens skull går registratorerna igenom så kallade öppna ärenden varje år, kontaktar ansvarig för ärendet, samlar in information och avslutar det som är klart.
Lämnar ut allmänna handlingar
Till diariet hör även media, medborgare, andra kommuner och myndigheter samt olika företag av sig för att få ta del av ärenden och allmänna handlingar. Här samarbetar avdelningen med kommunikationsavdelningen för att bedöma vad som kan lämnas ut och vad ska maskas/avidentifieras (det vill säga strykas över för att skydda någons personliga integritet) innan något lämnas ut.
– Numera kan vi göra all maskning digitalt vilket underlättar otroligt mycket, säger Katarina Lückander.
Nämndsekreteraren håller i trådarna
Något som ligger väldigt nära diariet och registratorerna är all administration kring vård- och omsorgsnämnden. Det är nämndsekreterare Cathrine Bissmark som håller ordning på nämndssammanträdena. Hon ser till så att
- ärenden planeras in i ett kommande nämndssammanträde,
- den handläggare som jobbar med ärendet får stöd i hur saker ska formuleras,
- att handlingarna till sammanträdet ligger i rätt mall och är färdiga i tid samt
- hjälper våra förtroendevalda politiker med praktiska frågor som till exempel ersättning och arvoden
Cathrine skickar också ut kallelserna till nämndsmötena samt ser till så att alla möteshandlingar finns i diariet. Efter ett nämndsmöte skriver hon protokoll, ser till så att det blir justerat och publicerar därefter i diariet.
– Vi får också in remisser från kommunstyrelsen och andra myndigheter som nämnden ska svara på. Det kan till exempel vara motioner från politiker, vilka konsekvenser ett nytt lagförslag skulle kunna få på stadens verksamheter eller hur staden ser på resultatet i en statlig utredning. Det tas då upp på vår nämnd och de beslutar om ett remissyttrande från vår förvaltning.
Utredare med prioriterat uppdrag som krisberedskapssamordnare
Förutom nämnden och alla handlingar ingår två utredare i avdelningen. Det är Malin Alkmyr och Anne-Christin Werger som just nu har fullt upp med att samordna vår krisberedskap. För tillfället gör de inköp till våra beredskapshubbar och krisförråd. Ett utredningsarbete som pågått länge har nu kommit till praktisk verkstad.
– Sen håller de också på med struktur kring el-bortfall och inte minst uppdraget med att se över förvaltningens krisorganisation, ett stort och viktigt uppdrag utifrån nya förutsättningar i omvärlden, säger Katarina Lückander.
Exempel på andra utredningsuppdrag som avdelningen jobbar med är att se över riktlinjerna för trygghetsboende samt riktlinjerna för verksamhetsstöd föreningsbidrag. Båda dessa riktlinjer är gamla och behöver uppdateras utifrån dagens förutsättningar. Målet är att göra dessa klara under 2023.
Informationssäkerhet en omfattande och viktig fråga
Inom våra verksamheter hanterar våra medarbetare stora mängder information, även känslig sådan. Vårdplaner, medicinlistor och personlig information är exempel på information som måste hållas säker och inte får nås av obehöriga. Det är därför viktigt att vi har hög informationssäkerhet på våra system, inte minst nu när det diskuteras eventuellt el-bortfall. Vi har alla ett ansvar att skydda vår information så att den inte kan nås av obehöriga samtidigt som den ska vara tillgänglig för oss. Det finns också flera lagar som vi behöver följa och kompetens på hur man jobbar bäst är efterfrågad ute i verksamheterna.
– Per Sandström är vår informationssäkerhetsexpert. Han gör riskbedömningar, kontinuitetsplaner för systemen och är ofta ute i verksamheterna och håller utbildningar. Per har dessutom en trainee, Martin Olofsson, under ett år som hjälper honom med detta, säger Katarina Lückander.
Trygghet och säkerhet – en spegling av samhället
Hur jobbar vi för ett tryggare Helsingborg för både våra medarbetare i verksamheterna men även för våra kunder och hyresgäster? Förvaltningen har ett uppdrag att jobba brottsförebyggande och det är administrativa avdelningen som samordnar det arbetet.
– Allting kring trygghet och säkerhet går in i varandra. Både det vi gör, det myndigheten gör kring felaktiga utbetalningar och även informationen inom hemvården om brott mot äldre ingår i det arbetet. Det kan inte bara vara en person som ansvarar för trygghet och säkerhet på vår förvaltning men administrativa avdelningen är förvaltningens ingång för den här typen av frågor, säger Katarina Lückander.
Förvaltningen ansvarar för den fysiska säkerheten med larm, passager, utrymning på våra enheter. Här är intendent Susanne Ohrberg en tillgång med sin kompentens inom fysisk säkerhet och passagesystem. Tack och lov har vi hittills varit förskonade från större händelser men vid några incidenter har vi samarbetat med polisen och nått bra resultat.
Administratörer och vaktmästare
För att få maskineriet vård- och omsorgsförvaltningen att gå runt behöver det finnas lite smörjolja. Hos oss är det Mia Larsson och Susanne Ohrberg som sköter det övergripande administrativa stödet till förvaltningsledningen. Det kan handla om inköp och beställningar, fakturahantering, bokning av resor och konferenser, samordna teknik och telefoni med mera.
Anna Loxell tar hand om besökare i vår reception. Hon sköter in- och utgående post och tar hand om beställningar av fika och blommor och mycket mer.
Våra vaktmästare Sokol Ajvazi och Martin Hüttel sköter om det praktiska på Maria Park samt tar hand om våra bilar och cyklar.
Det administrativa stödet och vaktmästarna är väldigt uppskattade och guld värda.
– Avdelningens arbete är väldigt varierande, ena dagen sitter vi och beställer kontorsmaterial och nästa tänker vi på strategiskt övergripande frågor. Vilket är jättespännande och roligt, säger Katarina Lückander.
Om du har frågor om administrativa avdelningen kan du mejla katarina.luckander@helsingborg.se.