Avdelningen för digitalisering och välfärdsteknik – verksamheternas behov styr deras arbete  

Här kommer mer kunskap om våra stödfunktioner. Det är dags för avdelningen för digitalisering och välfärdsteknik eller DigiVäl som många förkortar namnet till. En avdelning som både samordnar förvaltningens del i uppdrag och projekt från stadens digitaliseringsavdelning och stöttar våra verksamheter i våra egna digitaliseringssatsningar. Här finns kompetens inom projektledning, RPA och digitala lösningar hos medarbetare som ofta syns ute i verksamheterna.

– Vi är ofta ute i verksamheterna för att hjälpa enheterna att bli mer digitala, säger Jeccica Linde, avdelningschef för digitalisering och välfärdsteknik. Beroende på vilket behov verksamheterna har kan vi aktivt driva projekt för alla inom ett eller flera verksamhetsområden eller så ger vi bara stöd till en enskild verksamhet.

Förvaltningens roll i stadens digitaliseringsarbete

Organisatoriskt är det stadens digitaliseringsavdelning som leder, samordnar, utvecklar och ser till så att vi har tillgång till effektiva och tillgängliga digitala miljöer. Digitaliseringsavdelningen ger sedan uppdrag till förvaltningarna.

– Dessa stadsgemensamma utvecklingsprojekt påverkar avdelningens arbete då vi blir den samordnande länken. Men projekten påverkar också våra verksamheter på ett eller annat sätt. Här är vårt uppdrag att underlätta för verksamheterna att ta till sig förändringarna så enkelt som möjligt, säger Jeccica Linde.

Några av de större förvaltningsövergripande projekt som avdelningen samordnar just nu är:

• Övergången till Microsoft 365 – något som påverkar verksamheterna mycket. Här samarbetar flera stödfunktioner med den centrala M365-organisationen. Det handlar om riktlinjer, lathundar samt stöd i det praktiska arbetet för verksamheterna.
• Förvaltningens praktiska arbete i telefoniprojektet då staden byter växelsystem i januari. Många praktiska detaljer ska lösas kring telefonanslutningar, gruppnummer, faxar och annat.
• Förvaltningens del i gemensam digital ingång – tänk Mina sidor för Helsingborgs stad. Våra invånare ska kunna följa sina ärenden inom staden i ett enda system. Här har vi ett stort digitalt utanförskap hos våra kunder, hyresgäster och deras anhöriga. Det gapet behöver vi minska. Vi behöver samtidigt se till så att även de som inte är digitala får sina behov tillgodosedda.
• Förvaltningens del i projektet digital post. Här vill vi del minska vår administration genom att automatiskt skicka fakturor och brev till de digitala brevlådor (till exempel Kivra) samtidigt som våra kunder snabbare får tillgång till det vi vill kontakta dem om. En digital lösning spara också pengar när den fysiska posthanteringen minskar.

– Men det stadsövergripande arbete som vi just nu jobbar intensivt med är att bidra till stadens digitaliseringsstrategi där Charlotta Frodin ingår från oss, säger Jeccica Linde, avdelningschef. Vår förvaltning ligger lite före staden då vård- och omsorgsnämnden redan har beslutat om en digitaliseringsstrategi för oss. Vi delar därför med oss av hur vi tänkt och av våra planer vilket uppskattas från staden.

Förvaltningens eget digitaliseringsarbete

Förutom detta deltar medarbetarna på avdelningen i flera olika digitaliseringsprojekt i våra egna verksamheter. Ett projekt som har hållit på ett par år och där första delen snart är avklarad är digital signering av genomförda HSL-åtgärder på vårdboende.

– Projektledaren Veronica Hyllander och projektkoordinator Ulrica Raldholm har lett arbetet och efter nyår signerar medarbetarna på alla våra vårdboenden alla HSL-åtgärder digitalt. En milstolpe som vi ska vara mycket nöjda med, säger Jeccica Linde. En positiv effekt är att verksamheterna nu även efterfrågar signering av SoL-insatser så det ska vi också titta på. Projektet fortsätter sedan under våren 2023 med uppstart av digital signering för hemvården och förebyggande arbete. Under våren kommer även planeringen igång för digital signering av insatser inom LSS som vi vill ska gå igång under hösten 2023, säger Jeccica Linde.

Hemvårdsappen har gett ringar på vattnet

För ett par år sedan tog förvaltningen fram hemvårdsappen utifrån verksamheternas behov av att medarbetarna enkelt behövde kunna komma åt olika typer av dokumentation när de var ute hos kund. Nu finns ett motsvarande behov hos vårdboendena och inom LSS-verksamheterna.

– Vi kommer därför att göra en upphandling av fler moduler till hemvårdsappen för att den ska kunna användas ute i fler verksamheter. Vad vi kommer att kalla dessa vid lansering får vi fundera på, säger Jeccica Linde. Martin Bastholm håller ihop arbetet och ser till så det blir det verksamheterna efterfrågar.

Ett annat stort arbete som avdelningen projektleder är det nya systemet för kvalitetsledning, CANEA, där Emmy Sandberg är projektledare. Här har mycket hänt och vill du följa det arbetet närmare kan du titta in på intranätsidan för LSKA-projektet.

Andra interna digitala projekt

Utöver dessa håller avdelningen på med flera andra projekt i olika stadier. Några exempel är:

• Digitala lås inom hemvården – här har vi en helhetslösning mellan kunderna, behörigheter till deras lås och arbetspassen för våra medarbetare. Installationerna av låsen rullar och hittills är det ca 1 000 lås som är installerade.
• Tena Identifi – digitalt inkontinensskydd för våra hyresgäster. Här värnas den personliga integriteten genom att ta fram ett läckagemönster hos individen så att man kan skräddarsy tiderna för toalett besök och få rätt anpassat inkontinensskydd.
• Läkemedelsautomater hos våra hemvårdskunder – den test som planerades innan pandemin kommer nu att ta ny fart. Läkemedelsroboten hjälper kunden genom att dela ut läkemedel vid rätt tidpunkt och stödjer samtidigt ett självständigt liv hemma utan att kunden är beroende av någon annan.
• Nya trygghetslarm och trygghetsskapande teknik till våra vårdboenden – en mycket efterfrågad upphandling ska göras då den befintliga tekniken är gammal och behöver bytas ut. Vi vill ha ett komplett system med trygghetslarmet i botten men där det går att bygga ut med fler funktioner.
• Digital teknik inom personlig assistans – En utmaning då vi behöver hitta lösningar som inte kränker kundens privatliv i hens hem men som samtidigt är ett stöd för våra medarbetare.
• Digitala insatskort inom LSS – en lösning där kunden får veta sitt schema under till exempel en dag. Samtidigt behöver det göras en del administration bakom och nu tittar man på hur detta ska lösas på bästa sätt. Det finns ett par olika sätt som kommer att testas.

Projekten leds av någon av avdelningens tre projektledare: Maria Lundkvist, Veronica Hyllander och Maria Karlberg.

Tålamod och förståelse viktiga ingredienser

Flera av våra medarbetare och chefer är inte vana vid digitala lösningar. Vård och omsorg är ett område där ny teknik inte har varit självklart vilket så klart skapar utmaningar. Den digitala mognadsmätning förvaltningen gjorde under 2022 gav ett resultat som vi inte kan använda då för få svarade på frågorna.

– Men det säger också någonting, säger Jeccica Linde. Något vi märker av är att det finns en osäkerhet i verksamheterna kring den nya tekniken, man litar inte riktigt på den och vågar inte testa av rädsla för att göra fel, säger Jeccica Linde. Här försöker vi hela tiden stötta verksamheterna på plats för man vill men vågar inte. Vi är ute när medarbetarna ska lära sig ny teknik, vi besvarar alla frågor både en och fyra gånger för att alla ska känna sig trygga med det nya.

Teknikombud på varje enhet leder oss framåt

Ett stort steg i att vänja våra medarbetare vid ett nytt digitalt arbetssätt är att alla våra medarbetare numera har tjänstemobiler.

– Det beslutet är jag sjukt stolt över att vi har tagit i vår förvaltning! Det betyder att vi har den tekniska infrastrukturen på plats så att vi kan göra ännu mer. Och allt eftersom våra medarbetare vänjer sig vid mobilen som arbetsredskap blir det lättare att ta till sig nya funktioner, säger Jeccica Linde.

Men för att avdelningen ska ha lättare att fånga upp verksamheternas olika behov ska alla enheter sedan hösten 2022 ha ett teknikombud. Teknikombuden är inga experter utan intresserade och nyfikna personer i verksamheterna som avdelningen för digitalisering och välfärdsteknik kan prata med och få information av, till exempel när ny teknik testas. Nätverket för teknikombuden kommer utvecklas under 2023 för att öka samarbetet mellan och inom de olika verksamhetsområdena.

Automatisering – ett område som går att utveckla mer

Ett område där förvaltningen kan utvecklas ännu mer är inom automatisering av processer, eller RPA som det också kallas. Genom att testa datadrivna processer inom och mellan system kan de förhoppningsvis skötas helt automatiskt och med högre kvalitet. Då kan våra medarbetare lägga tid på annat än administration.

– Här är det Maria Karlberg som är experten, hennes kompetens borde fler nyttja. Det finns massor med resurser att spara om fler processer blir automatiska, säger Jeccica Linde. Maria håller dessutom i trådarna för det digitala visningsrummet, ett samlingsställe för all digital välfärdsteknik som vi kan erbjuda verksamheterna. Det digitala visningsrummet kan också användas av våra kunder för att få mer kunskap om de olika alternativen som kan vara ett stöd i deras vardag. Förhoppningsvis kan vi kombinera det digitala rummet med ett fysiskt prylrum för de som vill klämma känna pilla på sakerna.

Förvaltningens digitaliseringsarbete framöver

Men det är fler avdelningar som på olika sätt jobbar med utveckling och att hitta nya lösningar.

– Framöver behöver vi se över hur vi ska arbeta mer tillsammans med den här stora frågan, jag tycker inte det är optimalt med tre olika ben i en fråga som rör hela förvaltningen, säger Jeccica Linde. Vi behöver få ihop digitalisering med utveckling och innovation. Vi har saker att ta tag i nu när H22 är över men delarna finns kvar.

Om du vill veta mer om avdelningen för digitalisering och välfärdsteknik kan du kontakta Jeccica via mejl jeccica.linde@helsingborg.se eller Teams.