Från analog till digital handläggning – så gjorde ”BAB”

Elisabeth, Anna, Noor, Naba och Anna-Karin tar hand om ansökningar om bostadsanpassningsbidrag som kommer in från helsingborgare. Under de senaste åren har de digitaliserat handläggningen i flera steg. Idag är processen att ansöka smidigare för alla.

Kollegorna på enheten BAB på vård- och omsorgsförvaltningen.

I vardagen jobbar de fem kollegorna med att handlägga ansökningar och fatta beslut om invånaren har rätt att få bidraget. De stöttar även invånare som behöver hjälp på vägen med att exempelvis fylla i en ansökan eller se till att rätt underlag skickas in.

En ny lag 2018 blev startskottet för en digital resa där gruppen utvecklat flera nya arbetssätt.

Från papper till digitala handlingar

Alla handlingar i ett ärende ska arkiveras enligt lag. Mejlväxlingar med invånare är ett exempel på handlingar som ska sparas. Från februari i år arkiveras alla handlingar digitalt.

– Jag tänker ibland på hur mycket papper som har gått åt genom åren. Numera har vi inga handlingar på papper längre. Det är jätteskönt. Allt är digitalt. Det är inte bara rättssäkert, enkelt och snabbt, det är också miljövänligt, säger Anna Linde, handläggare.

Går det att göra digitalt? Då gör vi det!

Förutom att spara handlingar digitalt har gruppen sett över de flesta av sina arbetsprocesser och utforskat möjligheten att göra dem digitala. Målet är att kunden ska ha tillgång till all information i sitt ärende och lättare kunna kommunicera med sin handläggare.

Några genomförda förändringar är att

• alla invånare med BankID kan ansöka digitalt. Det har lett till att tiden från att invånaren skickar ansökan till att hen får beslut och pengar har kortats.
• alla ansökningar som görs digitalt registreras rätt in i verksamhetssystemet. Kunden får en bekräftelse direkt om att ansökan har registrerats och får samtidigt veta om hen behöver komplettera sin ansökan. Det kortar tiden både för administration och för handläggning.
• en e-tjänstplattform gör det möjligt för sökande att kommunicera med sin handläggare digitalt, komplettera sitt ärende och få tillgång till sina handlingar snabbare genom att hämta dem på ”Mina sidor”.
• anhöriga, som ibland bor långt borta, kan genom fullmakt hjälpa till att göra en ansökan via BankID. På så vis får även den anhöriga insyn i handläggningen. Det gör att fler anhöriga kan hjälpa till att stötta längs vägen.
• hembesöken kan ske digitalt i form av digitala möten eller genom foton och film. Det är smidigare och går enkelt att se vilka problem som finns i bostaden, vilket gör handläggningen snabbare.

Nu testar vi att…

Just nu är kollegorna inne i en process att automatisera vissa beslut. Målet är att bli färdiga i början av 2024.

– Om du redan har en trapphiss så har du rätt till service- och besiktningsbidrag. Sådana ansökningar beviljar vi i stort sett alltid. När processen blir automatisk kommer det att gå snabbt att få beslut och pengar, berättar Elisabeth Arvidsson, handläggare.

– Planen framåt är att vi ska kunna fatta ännu fler automatiska beslut för exempelvis spisvakter som kan förhindra brand och reparationsbidrag för dörrautomatik och hissar. Då kan roboten se om du är berättigad bidraget och därefter bevilja, säger Elisabeth.

Framåt vill vi även…

I framtiden ser kollegorna fler möjligheter med teknikens hjälp, till exempel att en chattrobot kan hjälpa invånare en lång bit på vägen med att svara på frågor och ansökan om bidraget.

– Vi vill att roboten ska fråga om man vill söka bidrag nu, så att den kan lägga in en ansökan direkt. Då pratar i sin tur roboten med verksamhetssystemet, säger Elisabeth.

– Har man frågor om sitt ärende så ska man också kunna chatta och vara inloggad för att se var i processen som ens ärende ligger. Man kanske undrar varför det inte händer något. Då kan roboten se och svara att det till exempel saknas handlingar som invånaren måste komplettera med, berättar Anna-Karin Lagerholm, handläggare.

– Vi vill ju underlätta för invånarna så mycket som möjligt. En robot skulle kunna ge invånarna möjlighet att söka insatser dygnet runt. Givetvis med möjligheten att alltid få återkoppling från en handläggare om man önskar det, säger Noor Awde, handläggare.

Resan handlar även om nästa generation

– Det kommer inte att finnas personal för att ta hand om allt och alla, och det här är ett sätt att ta hand om det administrativa för oss, säger Anna-Karin.

– Vi guidar mycket per telefon. Och även om alla inte är digitala vet vi att över åttio procent har tillgång till BankID. Så vi får försöka ta ett steg i taget, säger Naba Al-Temeemi, handläggare.

– Resan handlar inte bara om dem som vi stöttar just nu. Vi gör det här även för framtiden och nästa generation. De kommer att vara mer digitalt mogna, och då vill vi vara redo, avslutar Naba.

Vad är bostadsanpassningsbidrag?

Du som har en varaktig funktionsnedsättning kan komma att beviljas ett kontantbidrag till bostadsanpassning för att anpassa ditt hem. Bidraget är till för att du ska kunna bo kvar i din bostad och leva ett så självständigt liv som möjligt. Läs mer om bostadsanpassningsbidrag på helsingborg.se