Från flykt till stabilitet på myndigheten

Under de senaste fyra åren har myndigheten genomgått en omfattande förändringsresa. Enheten har mer än halverat sjukfrånvaron och nått stora förbättringar avseende resultaten i medarbetarundersökningen samtidigt som inte en enda biståndshandläggare med inriktning ordinärt boende och vårdboende har sagt upp sig. – Det är ett resultat som jag anser är unikt, säger Mikael Håkansson Mannsdorff, myndighetschef.

Låt oss blicka tillbaka till år 2017. Myndigheten drogs med hög sjukfrånvaro samtidigt som medarbetarnas engagemang och motivation upplevdes som låg. Under denna turbulenta period började Mikael Håkansson Mannsdorff som utvecklingschef – en roll som han egentligen aldrig hann ta sig an.

– Min upplevelse var att många var missnöjda och förtroendet för ledningen var i botten. Kollegorna pratade knappt med varandra och det var långt mellan medarbetare och chef. Stämningen var ganska kall, medarbetarna var inte delaktiga och det fanns en stor rädsla att göra fel, säger han.

Efter ett par månader fick Mikael en ny kollega i Ellen Prütz. Hon tillträdde sin tjänst som enhetschef för biståndshandläggarna som handlägger ärenden enligt socialtjänstlagen. Ungefär samtidigt tog han över som tillförordnad myndighetschef och de insåg båda två att situationen behövde förändras.

– Både jag och Mikael kom från mindre kommuner med god sammanhållning och ett öppet klimat och vi ville dra nytta av den lilla kommunens känsla, fast i det stora, berättar Ellen.

– Det var där och då den outtalade förändringsresan började. Vi funderade på hur vi skulle kunna involvera medarbetarna och bli en attraktiv arbetsgivare där medarbetarna trivdes, kunde utvecklas, vågade misslyckas och ville stanna, berättar Mikael.

En stabil arbetsgrupp med hög trivsel

Myndigheten drogs med en hög personalomsättning och ett flertal chefer hade slutat eller sagts upp.

– När jag arbetat här i ett och ett halvt år fick jag reda på att jag var den chef som stannat på myndigheten längst under de senaste fem åren. Förutom alla chefsbyten hade en stor del av biståndshandläggarna slutat, säger Ellen.

Idag är situationen den omvända. Ellens biståndshandläggare utgör en stabil arbetsgrupp där medarbetare och vikarier trivs. Ellen lyfter fram den goda sammanhållningen i gruppen som en bidragande orsak till att handläggarna väljer att stanna kvar.

– Vi är hjälpsamma och bryr oss om varandra. Och vi trivs tillsammans, berättar hon.

Mikael fortsätter:

– Där är jag och Ellen lika. Jag tycker att man ska ha roligt när läget tillåter det och få lov att skoja med varandra. Jag tror att det är en del av framgångsreceptet, säger han.

Det är inte utan att Ellen och Mikaels arbete har gett resultat. Förutom höga resultat i medarbetarundersökningen har sjukfrånvaron sjunkit drastiskt och biståndshandläggarna har stannat kvar.

– Även om allt fungerar bra nu så vill jag inte sätta mig ner och vara nöjd. Men jag tror att medarbetarna gör ett bättre jobb om de är på en arbetsplats som fungerar och där de trivs. I slutändan tror och hoppas jag att mötet med våra kunder har blivit bättre också, vilket vi kommer att mäta under 2021, säger hon.

Biståndshandläggare som varit med på hela resan

Lis Svensson började arbeta som biståndshandläggare sommaren 2002. Hon handlägger ärenden enligt socialtjänstlagen som till exempel vårdboende och insatser i ordinärt boende.

­­­– Jag upplever att Ellen vill att vi ska vara delaktiga, det är ordning och reda och vi får svar på våra frågor och stöd om vi behöver det. Det har inte alltid varit en självklarhet tidigare, säger hon.

När Mikael och Ellen påbörjade förändringsresan var ett av deras mål att medarbetarna skulle bli mer delaktiga. Något som nu verkar ha slagit igenom.

– Vi är med och formar vårt arbete på ett helt annat sätt än tidigare. Ofta är en biståndshandläggare med i olika sammanhang vilket betyder att vi vet vad som är på gång och är delaktiga. Det är mycket roligare att jobba som biståndshandläggare nu. Även våra socionomkandidater har uttryckt förvåning över att arbetet är så roligt, berättar Lis.

Tid för social samvaro

Caroline Paulsson arbetar som biståndshandläggare sedan sex år tillbaka.

– Grunden i vårt arbete är ju den samma nu som då. Det som förändrats är hur vi arbetar och vilka redskap vi har. Ellen är mycket för att vi ska umgås inom och mellan våra olika team. Vi har aktivitetsdagar tillsammans och digitala fikor så att vi får den sociala biten även om vi inte alltid är på kontoret. Det kan också vara att vi tar lunchpromenader där vi pratar om annat än jobb. Det är positivt att vi får utrymme till detta, säger Caroline.

Både Caroline och Lis var med när cheferna avlöste varandra.

– Vi hann inte lära känna chefen eftersom han eller hon stannade en så kort tid. Och vi fick inte svar på våra frågor. Nu får vi svar på våra frågor och jag vet att jag kan lita på svaret och att det är förankrat, berättar Caroline.

– Vi har det bra här. Stämningen är god och alla hälsar i korridoren, säger Lis.

– Jobbet är roligt och utvecklande och vi får vara delaktiga.  Vi är ett stort gäng med bra gemenskap, säger Caroline.

Får medarbetarna att känna stolthet

Idag har myndigheten som helhet en helt annan kontinuitet både bland chefer och medarbetare och medarbetarna tillåts att vara med och forma verksamheten.

– Vi sitter inte på läktaren och tycker och tänker, utan är delaktiga så att vi kan bidra till enhets och hela förvaltningens utveckling. Det tror jag är viktigt, säger Mikael.

– Jag tror att det handlar mycket om hur vi är som personer. Det är självklart att medarbetarna ska vara med på vår resa, de är våra experter. Vi försöker få våra medarbetare att känna sig stolta över sitt arbete genom att låta dem ta ansvar, involvera och lyfta fram dem, säger Ellen.

Ellen nämner Svenska Demensdagarna 2018 som ett exempel på detta. Under tiden som hon lyssnade på en föreläsning tänkte hon att hennes medarbetare kunde berätta om det goda arbete som bedrivs inom demensvården i Helsingborg. Sagt och gjort, när föreläsningen var slut meddelade hon att hennes medarbetare kunde föreläsa nästa år.

– Jag ville lyfta fram deras kunskap. De fick visa vad de kan, hur de jobbar och att de är stolta över sitt arbete, berättar hon.

Öppenhet och transparens är ledorden

Vägen har inte alltid varit spikrak för Mikael och Ellen som periodvis har stött på motstånd.

– Det är lätt att känna obehag när något är nytt och när något förändras. Men vi har hela tiden försökt att vara öppna och transparenta genom att involvera medarbetarna och kommunicera vad som är på gång eller varför vi behöver förändra ett arbetssätt, säger Mikael.

Deras mål framåt är att bibehålla samma kontinuitet både bland chefer och medarbetare och fortsätta att skapa karriärmöjligheter. Ser man tillbaka på hur situationen var när Mikael och Ellen började och jämför med hur den ser ut idag har de kommit långt.

– Jag tror att framgången till stor del handlar om hur vi chefer är som personer. Jag bryr mig om mina medarbetare och vill att de ska trivas. Jag tror och hoppas att den människosynen återspeglar sig i mitt ledarskap, säger Ellen.

– Även om vi bara har börjat våra resa blir jag väldigt stolt över alla inblandade när jag tänker tillbaka på allt som vi har gjort tillsammans och det förändringsarbete som har skett, särskilt med tanke på storleken på avdelningen och hur arbetsmarknaden för bland annat socionomer ser ut, avslutar Mikael och ler.