HR – stödjer och utmanar oss

Arbetsrätt, rehabilitering, rekrytering, bemanning, kompetensutveckling, praktiksamordning med mera. Listan över vad HR-avdelningen och dess enheter arbetar med kan göras lång. Allt handlar om att stötta förvaltningens chefer i att deras arbetsgivarroll. Oavsett om det är på förvaltnings-, verksamhets- eller enhetsnivå.

– Alla HR-avdelningar inom staden har en och samma uppgift: att stödja och utmana alla chefer och hela organisationen att lyckas bättre varje dag, säger Martina Elofsson, HR-chef. För oss inom HR på vård- och omsorgsförvaltningen betyder det att vi lotsar och hjälper våra chefer att hitta rätt mellan det som gäller inom HR övergripande för staden och det som gäller inom vår förvaltning.

Hela avdelningen vill skapa så bra förutsättningar som möjligt för att rekrytera, attrahera och behålla medarbetare med den kompetens som behövs för att möta helsingborgarnas behov av vård och omsorg. På avdelningens tre enheter; HR-enheten, VOF akademi och enheten för bemanning och rekrytering, arbetar totalt cirka 45 personer. Tre HR-strateger arbetar med förvaltningsövergripande uppgifter.

– I år har de fokus på dels att ta fram processen för uppföljning och revidering av kompetens-försörjningsplanen, dels förbereda för skyddad underskötersketitel 1 juli, och implementera våra yrkesresor och vad vi ska ha för kompetensutveckling, säger Martina Elofsson.

Till förvaltningarnas olika befattningar tar avdelningen fram så kallade nivåstrukturer. En nivåstruktur innehåller vilka kompetenser och förmågor en medarbetare behöver ha och vilka utbildningar vi då behöver erbjuda för att man ska kunna gå uppåt från en nivå till nästa.

HR-enheten

Medarbetarna inom HR-enheten bidrar med expertkunskaper inom arbetsrätt, arbetstid, lönebildning, rehabilitering och arbetsmiljö till cheferna så de kan fatta välgrundade beslut för att nå verksamhetens mål.
Enheten stöttar också upp i systemet Medvind samt stödjer i arbetet med den fackliga samverkan. Enhetens 14 medarbetare leds av Kristina Wallin.

– Vi ska stötta, coacha, vägleda och utbilda cheferna i deras arbetsgivaransvar och visar på olika vägval inom lagrummen, säger Martina Elofsson. Men oavsett olika underlag, dialoger och statistik är det alltid chefen som har ansvaret för verksamheten och den som fattar besluten.

VOF akademi

De sex medarbetarna på VOF akademi samordnar förvaltningens arbete med kompetensutveckling, praktikplatser i olika former samt systemstöd för Hbg Learns. Enheten har inga egna lärare utan samordnar utbildningar från olika utbildningsanordnare, bland annat genom samarbetet som förvaltningen har med Vård- och omsorgscollege Skåne, men också genom att anlita kompetensen internt från våra egna verksamheter. Till exempel lyft- och flyttutbildningen, brandskyddsutbildning, utbildningar i verksamhetssystemen Procapita och LifeCare med flera.

– VOF akademi skapades för cirka 2 år sedan utifrån en önskan från verksamheterna att förvaltningen skulle ta ett samlat grepp kring att samordna, processleda och utveckla de insatser som är kopplade till kompetensförsörjning, säger Martina Elofsson. Det är också enheten som utrett och sammanställt den långsiktiga planen för förvaltningens kompetensförsörjning.

Enheten jobbar mycket med verksamheterna om det utbildningsbehov som verksamheterna har för att ha rätt kompetens inför framtiden. De stödjer också uppstart av nya interna och externa utbildningar samt administrerar Hbg learns. Här har utbildningssamordnare Nelly Aspenkrantz och Anna Dahnér ett stor uppdrag.

– Inom förvaltningen har dessutom vi cirka 1000 praktikplatser varje år, säger Martina Elofsson. Hela det samordningsarbetet tar vår praktiksamordnare Jennifer Holgersson hand om.

Bemanning och rekrytering

För att ge alla verksamheter en bra förutsättning i att ha tillräckligt med personal har förvaltningen en helt egen bemanningsenhet som leds av Marion Vetterlöv. Men att bemanna innebär också att ge cheferna stöd i rekryteringsprocessen. Enheten för bemanning och rekrytering har växt snabbt det senaste åren för att möta det ökade behovet av stöd i rekryteringsprocessen. Idag arbetar cirka 20 personer på enheten.

– Vi lägger mycket jobb på att ha tillräckligt många timvikarier i vår vikariebank som verksamheterna sedan beställer från, säger Martina Elofsson. Och inför varje sommarperiod arbetar vi intensivt med att annonsera, intervjua och anställa sommarvikarier. Samtidig behöver vi vara rädda om de som vi anställer så att de blir kvar hos oss. Vi behöver ha bra introduktioner, bra chefer och bra arbetsgrupper där medarbetarna trivs.

Förvaltningen arbetar efter ARUBA-modellen (attrahera, rekrytera, utveckla, behålla, avsluta) och även förvaltningens kompetensförsörjningsplan har aktiviteter som bygger på de fem stegen.

– Vi har ett ständigt pågående arbete med att följa upp dels timanställda och sommarvikarier, och dels intervjuer med nyanställda inom våra kritiska yrkesgrupper, säger Martina Elofsson. Men även fånga upp de som väljer att sluta arbeta hos oss. Alla upplevelser av bemötande, kommunikation, handledning och ledarskap är en viktig faktor i utvecklingsarbetet för både oss och verksamheten. Att jobba med verksamhetsutveckling kopplat till medarbetarundersökningen är viktigt för att vi kontinuerligt ska arbeta systematiskt med vår arbetsmiljö.

Från praktiskt stöd till strategiskt tänk

I en stor förvaltning med nästan 100 chefer på tre nivåer finns det nästan lika många olika behov av stöd. Idag är det mycket ”här och nu” men målet är att bli mer strategiska, långsiktiga och förebyggande.

– Vi ska kunna erbjuda ett stöd som gör att våra chefer är så pass trygga i sin arbetsgivarroll att de inte behöver oss, säger Martina Elofsson. Det ska vara lätt att göra rätt! Och vi har tillsammans börjat en förflyttning både i kunskapsnivå och i hur vi hanterar våra resurser. Ett exempel är inom LSS där man testar en ny planerarroll för att kunna använda resurserna på ett bättre sätt och blir mindre beroende av vikarier, säger Martina Elofsson. Vi har liknande projekt på gång inom äldrevården. Men även om det har hänt mycket de senaste åren finns det fortfarande mycket kvar att göra.

Samverkan ger extra skjuts i arbetet

Även om stödfunktionerna har egna uppdrag är det interna samarbetet mellan dem viktigt för att kunna stötta verksamheternas utveckling och ge dem det stöd de behöver.

– Om vi stödfunktioner dessutom kopplar ihop våra respektive kompetenser kan vi ge ett ännu bättre stöd till verksamheterna, säger Martina Elofsson. Ett praktiskt exempel är vårt samarbete med ekonomiavdelningen där vi tillsammans till exempel kan prata om ”vad kostar sjukfrånvaron jämfört med om ni anställer två medarbetare till?”. Eller när vi tillsammans med marknads- och kommunikationsavdelningen kan öka engagemanget och förståelsen för hur vårt arbetsgivarvarumärke påverkas av hur till exempel introduktionen, bemötandet och den interna kommunikationen fungerar i verksamheterna.

Stödet till förvaltningens chefer ger följdeffekter

Den uppföljning som nyligen gjorts av chefernas organisatoriska och sociala arbetsmiljö visar att det finns ett par saker som behöver bli tydligare. Det handlar dels om vad som ingår i chefens uppdrag och vilket stöd man som chef kan få men också att det ibland behövs tydligare stöd i vad som ska prioriteras av allt som en chef ansvarar för. Kompetensutvecklingsmöjligheter för chefer står också högt på agendan, vi behöver rusta våra chefer för framtiden så att de är trygga i de förändrade förutsättningar som de står inför. Och att de känner att de får det stöd de behöver.

– Vi vill ge cheferna ett värdeskapande stöd. Då bör medarbetarna uppleva att vi har ett systematiskt och långsiktigt arbetsmiljöarbete, där man som medarbetare kan göra sin röst hörd, där man känner att vi tar hand om deras kompetenser och erbjuder utvecklingsmöjligheter, samt att man är trygga med att deras chef vet hur hen ska hantera olika situationer när det inte riktigt blir som tänkt, säger Martina Elofsson. I förlängningen ger det trygga, kompetenta medarbetare som ger god vård och omsorg till helsingborgarna.

Vill du ha mer information om HR-avdelningen kan du kontakta martina.elofsson@helsingborg.se.