Inte bara pengar – ekonomi är så mycket mer

Våra verksamheter kostar pengar. Mycket pengar och pengarna ska räcka till mycket. Till sin hjälp har verksamheterna bland annat avdelningen för ekonomi och styrning. Avdelningens tre enheter med sina snart 20 medarbetare stöttar verksamheterna på olika sätt.

– Det mesta av ekonomiarbetet är ganska inrutat, vi har rutiner och uppgifter som alltid behöver göras. Jag är rätt ny som chef för avdelningen, började i höstas, men jag har en plan för flera saker som vi kommer att förbättra framöver, säger Rickard Nilsson, ekonomichef.

Budgetsamordning

Förvaltningen har en budget för 2023 på nästan 2,4 miljarder kronor. Det är kommunfullmäktige som bestämmer nämndens budget. Vård- och omsorgsnämnden fördelar sedan pengarnara på våra olika verksamheter. Fördelningen hamnar i förvaltningens budgetarbete.

Förvaltningens controllers stöttar verksamheterna med både planering och uppföljning av budgeten. Ett jobb som påbörjas på hösten med budgetplanering, fortsätter under året med budgetuppföljningar i verksamhetsdialogerna och avslutas ett drygt år senare med bokslut.

Verksamhetsplaner och beslutsstöd

I budgeten finns verksamheternas resurser som ska räcka för att genomföra årets uppdrag och göra rätt prioriteringar. Till budgeten kopplas det en verksamhetsplan där det i ord beskrivs vad verksamheterna ska uppnå för mål.

För att verksamheterna ska ha kontroll på sin ekonomi finns beslutsstödet QlikSense och för verksamhetsplanen används SharePoint Online. Marie Burhagen är förvaltningens beslutsstödssamordnare och processledare för verksamhetsstyrningen. För det är viktigt att uppgifterna i QlikSense är riktiga och uppdaterade och att SharePoint Online fungerar och används.

– Det är viktigt att vi använder våra system på rätt sätt till rätt saker och att vi blir mer digitala, säger Rickard Nilsson, ekonomichef. Idag är vi väldigt personberoende och det gör oss sårbara. Genom att förändra vissa processer och låta vissa saker bli helt digitala kan vi lägga tid på att utveckla oss och ge ännu mer stöd till verksamheterna.

Matchar lediga lägenheter på vårdboenden

Förutom budgeten, som består av helsingborgarnas skatteinbetalningar, har förvaltningen en del andra inkomster, bland annat i form av avgifter för insatser. Till exempel ska de lägenheter som blir lediga på våra boenden matchas med de beslut om vårdplats som myndigheten fattar. Matchningen och faktureringen sköter beställnings- och avgiftskansliet, eller BAK:en som de säger internt. Det finns idag en kö och det är viktigt att lägenheterna på våra vårdboenden inte står tomma, varken för vår ekonomi eller för de som väntar på att få komma till oss för att få vård och omsorg.

Jenny Lundqvist är vikarierande enhetschef för beställnings- och avgiftskansliet. På enheten arbetar sex ekonomiassistenter som även ser till så att vi har rätt inkomstunderlag för de avgifter som vi tar ut från kunderna, skickar ut fakturorna till kunder samt svarar på många frågor.

Tar hand om alla fakturor

Men vår stora förvaltning köper även en hel del förbrukningsprodukter och annat till verksamheterna. Alla inkommande och utgående fakturor hamnar i våra ekonomisystem och det är ekonomisupporten med sina tre medarbetare som sköter det dagliga arbetet med fakturahanteringen.

– Idag har vi superkoll på detaljerna men vi behöver lyfta blicken och se de stora perspektiven. Att en enhet får några abonnemangsfakturor för många från Telenor ett par månader gör det ingen större skillnad. Samtidigt lägger vi mycket större belopp på hjälpmedel där uppföljningen inte är lika noggrann. Vi behöver göra rätt saker på rätt sätt, säger Rickard Nilsson.

Erbjuda vård och omsorg utifrån kundernas önskemål

En del av våra kunder väljer att få sina insatser från privata utförare enligt lagen om valfrihet (LOV). För att underlätta processen med att skriva avtal med och följa upp våra privata utförare har förvaltningen sedan december 2021 en LOV-samordnare i Hilda Ofi.

– I ett välfungerande vårdsystem finns både kommunala och privata utförare. För oss är det viktigt att vi använder samordningsrollen på rätt sätt, säger Rickard Nilsson. Rollen är ny och vi behöver forma den så vi får det verksamheterna behöver samtidigt som vi inte kommer kunna fylla alla behov.

Strategiskt arbete med förvaltningens fastigheter

I vår stora förvaltning har vi många fastigheter och lokaler runt om i staden som vi behöver ha koll på och använda på bästa sätt. Vi har både egna lokaler och sådana som vi hyr av privata fastighetsägare. Här är det Christina Hammarlund och Göran Svensson som håller i trådarna.

– Sedan i höstas är alla fastighetsfrågor samlade hos avdelningen för ekonomi och styrning. Våra fastigheter och lokaler är strategiska resurser som vi behöver jobba aktivt med, säger Rickard Nilsson.

Samordnade avrop och inköp sparar pengar

Som offentlig förvaltning är vi skyldiga att följa lagen om offentlig upphandling. Alla verksamheter ska ha utbildade personer som kan göra avrop utifrån befintliga avtal. Men för de större inköpen är Else Leide inköpssamordnare och samordnar och stöttar upp i inköpsprocessen.

– Vi är precis i startgroparna för att se över hur vår inköpsprocess kan utvecklas, säger Rickard Nilsson.

Arbetet framåt för avdelningen

Staden har tagit fram en modell, den så kallade effekthemtagningsmodellen, för att bedöma vilken nytta vi får av utvecklingsarbetet. Den modellen kommer nu avdelningen att börja titta på och använda sig av.

– Mitt mål är att ekonomi ska vara en naturlig del i verksamheternas vardag, det ska vara lätt och tryggt att ta kontakt med oss, säger Rickard Nilsson. Och eftersom ekonomin påverkas när en verksamhet utvecklas eller förändras behöver vi vara med tidigt i diskussionerna.

– Om man känner sig behövd och efterfrågad blir jobbet roligare och man får bekräftelse av de man är till för, säger Rickard Nilsson. Det är lika viktigt som att jag uttrycker min uppskattning till mina kompetenta och effektiva medarbetare.

Vill du veta mer om avdelningen för ekonomi och styrning kan du mejla rickard.nilsson@helsingborg.se.