Journalkoll testas – Lundhagens vårdboende först ut
Under veckan börjar en ny kollega på Lundhagens vårdboende. Den som är ny på jobbet är en robot som ska hjälpa oss att få bättre koll på att våra hälso- och sjukvårdsjournaler innehåller den dokumentation som krävs.
Kvalitetsgranskning av journaler är en tidskrävande men viktig process för att säkerställa att dokumentationen i journalerna håller måttet i förhållande till patientsäkerhet och gällande krav. Det är MAS, medicinskt ansvarig sjuksköterska och MAR, medicinskt ansvarig för rehabilitering som ansvarar för kvalitetsgranskning av HSL-journaler.
– Förhoppningen är att vår nya medarbetare ska hjälpa oss få fler fullständiga HSL-journaler vilket också skulle bidra till patientsäkerheten. En robot kan inte granska innehållets kvalitet, men kan hitta journaler där dokumentation saknas under vissa rubriker och uppmärksamma ansvariga om att journalens innehåll behöver kompletteras. Dokumentationshandledarna har varit involverade i processen och är positiva till journalkoll med hjälp av en robot, säger Aziza Munke, medicinskt ansvarig sjuksköterska och den som ligger bakom idén till roboten.
Lundhagen testar roboten
Sjuksköterskorna Gunilla Andersson och Ida Willrin på vårdboendet Lundhagen är först ut med att testa roboten. Under testperioden kommer de att ha regelbundna avstämningar med MAS och projektledaren för att utvärdera vad som fungerar bra, vad som behöver förändras och reflektera över vilka lärdomar vi kan ha nytta av.
– Det ska bli spännande att testa. Att vi tar hjälp av roboten innebär inte att vi slutar kvalitetsgranska journaler manuellt, utan roboten är ett stöd som hjälper oss att få koll på vilka journaler som vi behöver komplettera, säger Gunilla.
Hur fungerar roboten?
Roboten är en så kallad RPA-lösning. RPA står för Robotic Process Automation och kallas ibland även för digital medarbetare. Roboten utför arbetsuppgifter som är helt regelstyrda. Det innebär att roboten inte ka ta några egna initiativ eller granska något som den inte är programmerad till. När det gäller HSL-journalerna kommer roboten att kolla upp så att minimikravet på antalet texter kopplade till vissa rubriker i journalen uppfylls och att texterna är signerade. Om journalen klarar de krav som roboten ställer får berörd HSL-personal och enhetschef en bevakning i Procapita om att journalen är godkänd. Om det är något som saknas, får de en bevakning om vad som behöver kompletteras.
– Just nu utforskar vi denna lösning som, om den fungerar som vi hoppas, går att använda till nästan 3 500 HSL-journaler. Vi börjar med att testa i liten skala med fyra journaler i veckan över tio veckor där resultaten följs över tid. Roboten kommer att börja arbeta med de delar av journalen som sjuksköterskorna ansvarar för, säger Maria Rosendahl, projektledare.
Det finns en stor utvecklingspotential i RPA-lösningen och förhoppningen är att roboten kan utvecklas med fler arbetsuppgifter framöver.