Kvalitet och utveckling – om att göra rätt saker på rätt sätt

Vård- och omsorgsförvaltningen är en stor förvaltning med nästan 90 enheter och cirka 3600 medarbetare. Att veta vad alla gör är nästan omöjligt. Men vi gör ett försök. Vi kommer framöver att berätta om våra stödfunktioner och deras roller i verksamheternas vardagsarbete då vi vill sprida kunskapen om vad stödfunktionerna bidrar med i vårt gemensamma arbete för våra kunder, hyresgäster och patienter.

Vi börjar med avdelningen för kvalitet och utveckling. Deras uppgift är att stötta oss andra på en övergripande nivå så att vi gör rätt saker och gör dem på rätt sätt.

– Vi är skyldiga att följa lagar och förordningar som beskriver vad vi ska göra. Medarbetarna på avdelningen för kvalitet och utveckling ser till så att det finns stöd för att kunna göra det på ett kvalitetssäkert sätt, säger Ingrid Nyman, avdelningschef för kvalitet och utveckling.

Avdelningens uppdrag rör sig inom tre områden; patientsäkerhet, utredning och uppföljning samt utveckling och innovation. Avdelningen har vuxit de senaste åren och har idag 22 medarbetare med en rad olika kompetenser och uppdrag.

– Områdena går in i och påverkar varandra, de är verkligen inte fristående delar, säger Ingrid Nyman. Vi jobbar därför nära varandra.

Systematiskt kvalitetsarbete

Bilden visar kvalitetshjulet som är grunden i uppbygganden av ledningssystemet samt det systematiska förbättringsarbetet. De inre pilarna visar på fasernas tidsordning och att kvalitetsarbetet alltid pågår De långa pilarna visar på att underlag till att utveckla och förbättra verksamhetens processer och rutiner kan komma fram direkt under varje fas (planering, genomförande och utvärdering). Eftersom kvaliteten ständigt ska utvecklas och säkras blir ett ledningssystem aldrig färdigt.

Ledningssystemet – ett ställe för allt

Vård- och omsorgsförvaltningen använder sig utav Socialstyrelsens definitioner som finns i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd gällande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Vård- och omsorgsnämndens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbetet är ett bra verktyg för att leda och styra verksamheten åt rätt håll samt att följa upp och utvärdera. Hos oss är det Negar Sohrabi Åström som håller ihop de delar som ingår i ledningssystemet, till exempel arbetet med egenkontroller, kvalitetsuppföljningar, rapporter till nämnd samt nationella och interna undersökningar.

I vårt ledningssystem hittar du alla rutiner, riktlinjer och andra stödjande dokument. Dessa ska vara uppdaterade och lätta att hitta. I vårt ledningssystem finns även våra processer beskrivna, till exempel hur vi ska hantera en ansökan som kommer in.

I dagsläget hittar vi dokumenten under KUL (kvalitet, utveckling, ledning) på intranätet. Men sedan ett år tillbaka pågår det ett utvecklingsarbete med ett nytt ledningssystem, Canea, som kommer att underlätta för våra medarbetare att hitta bland våra stödjande dokument. Målet är Canea ska lanseras för förvaltningens medarbetare under våren 2023.

– Det dagliga arbetet i våra verksamheter och kvalitetsarbetet går hand i hand. Det går inte att driva en verksamhet utan kvalitetsuppföljning för då riskeras patientsäkerheten. Att arbeta med kvalitet och utveckling i vardagen är att se till att vi gör rätt saker på rätt sätt, för de vi finns till för, säger Ingrid Nyman.

Några delar av det systematiska kvalitetsarbetet är:

Patientsäkerhet inom hälso- och sjukvårdslagen (HSL)

Patientsäkerhetsarbetet är grunden för vårt arbete. Vi måste se till så att de vi är till för får det som de har rätt till. Det är främst våra medicinskt ansvariga sjuksköterskor (MAS) Aziza Munke och Gith Nordqvist, samt medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR) Andreas Wahlgren, som börjar hos oss i november, som arbetar med dessa frågor på avdelningen.

MAS och MAR utgår från de lagar och förordningar som vi ska följa. Utifrån dem tar de fram rutiner och andra stödjande dokument som ska användas av personal ute i verksamheterna. Allt för att våra patienter ska få likvärdig vård och omsorg och för att de ska känna sig trygga och säkra i den vård och omsorg vi ger.

Det yttersta ansvaret för att hälso- och sjukvården utförs på rätt sätt har verksamhetscheferna genom sina enhetschefer. MAS och MAR följer sedan upp arbetet, bland annat gör de utredningar om vårdskador inom HSL för att se om de ska anmälas enligt lex Maria till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Resultaten av de utredningar som MAS och MAR gör leder till utveckling och förbättringar för våra patienter.

Avvikelser och hantering av dem

Avvikelsehantering är grunden i det systematiska kvalitetsarbetet och ett av våra viktigaste verktyg i förbättringsarbetet. Vi har en skyldighet att rapportera avvikelser utifrån socialtjänstlagen, det vi dagligen kallar lex Sarah. När vi uppmärksammar avvikelser och gör åtgärder i ett tidigt skede kan vi förhindra att en liknande avvikelse händer igen. Chefen har alltid haft ansvar för att hantera sina avvikelser och framöver ska cheferna också utreda den i Lifecare, vilket är en förutsättning för att kunna följa upp avvikelserna systematiskt.

Våra utredare Anneli Engstam och Fredrika Weberg tar emot och utreder lex Sarah-rapporter och bedömer därefter hur allvarliga de är. Alla händelser utreds och när de bedöms vara allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för allvarligt missförhållande gör vi en anmälan enligt lex Sarah till IVO.

Kvalitetsuppföljning

I vårt ledningssystem ingår det att arbeta med kvalitetsuppföljning. Syftet med dessa är att säkerställa kvaliteten för invånarna i förvaltningens verksamheter. Kvalitetsuppföljningarna ska också fungera som ett stöd och vara till verksamhetens hjälp för att utveckla och förbättra kvaliteten i verksamheten.

Uppföljningar görs bland annat genom ett frågeformulär, möte och dialog ute i verksamheten samt journalgranskning. Avdelningen har under hösten utökats med två kvalitetsuppföljare, Emmy Johansson och Sandra Bingström. De kommer att ansvara för att utveckla arbetet och öka takten på de interna kvalitetsuppföljningarna.

– Nämnden beslutade i slutet av förra året att det ska göras fler kvalitetsuppföljningar och har därför avsatt resurser för att vi ska kunna utveckla arbetet, säger Ingrid Nyman. För i takt med att förvaltningen växer behöver även stödfunktionerna växa för att kunna vara stöd till alla. En uppföljning är inte en engångshändelse, beroende på bedömning kan det leda till en åtgärdsplan som också behöver följas upp efter 3-12 månader.

Administration, utveckling och support av verksamhetssystem

Inom förvaltningen använder vi flera verksamhetssystem, till exempel Procapita, Lifecare samt Alfa Omega. På avdelningen för kvalitet och utveckling finns systemförvaltarna för systemen.
Systemförvaltarna My Persson, Susan Öhrstedt, Hedvig Klippenbock och systemadministratör Jessica Wredström ser till så att systemen fungerar som de ska. De underlättar också för våra användare genom att ta fram till exempel utbildningsfilmer i HbgLearns. Det är viktigt att den information vi matar in i systemet görs på samma sätt i verksamheterna, annars blir statistiken vi får ut fel och blir inte användbar.

– Att systemförvalta är ett viktigt och ansvarsfullt uppdrag. Mycket görs manuellt direkt i systemen. De hämtar dessutom ut och levererar statistik till olika mottagare. Ute i verksamheterna finns det ofta önskemål om olika förändringar i systemen men de passar inte alltid ihop med hur systemen hanterar innehållet, säger Ingrid Nyman. Det är därför viktigt att systemförvaltarna får vara med i utvecklingsinitiativ på ett tidigt stadium, även om det slutar med att de inte behövs. Men då är de informerade och eventuella problem längre fram kan undvikas.

Tillsammans blir vi bättre

För att lyckas med det systematiska kvalitetsarbetet är det viktigt att vi arbetar bra tillsammans över hela förvaltningen och kan se både helheten och dess delar. Avvikelser bidrar till att hitta systemfel som sedan kan åtgärdas genom ständiga förbättringar, utvecklingsprojekt eller kanske är det en innovation som är lösningen. Genom att till exempel bidra med att göra avvikelser, bidra med efterfrågade underlag till utredningar och rapportera egenkontroller bidrar du till vårt systematiska kvalitetsarbete och vi kan bli bättre.

Utveckling och innovation

På avdelningen finns också förvaltningens tre utvecklingsledare Ricard Agegård, Eva Fallgren och Karin Linde. Utvecklingsledarna bidrar på olika sätt till sina respektive verksamhetsområden, tillexempel stöd, råd och information om kommande och rådande lagstiftning och hur nya arbetssätt kan implementeras.

Från och med oktober ingår även Niels Bergsten, Malin Remmerfors, Fabian Lundmark Svensson, Robert Skans och Gentijana ”Gente” Nygren Dobraj i avdelningen och arbetar med innovation. Ett viktigt fokusområde just nu är, utöver att ge stöd till pågående verksamhetsutvecklings- och innovationsinitiativ, att skapa en bra struktur för innovationsarbetet. Framöver kommer det finnas en strategi för innovationsarbetet som grundar sig på lärdomar vi gjort hittills.

Andra uppdrag

Avdelningen hanterar även uppdrag som innebär rapportering i olika sakfrågor till bland annat kommunfullmäktige, socialdepartementet samt Sveriges kommuner och regioner (SKR). Simon Classon är en av medarbetarna som tar sig an den typen av uppdrag.  På enheten finns också Fredrik Andersson som är utvecklare och just nu arbetar intensivt i rollen som systemförvaltare för ledningssystemet Canea tillsammans med Karin Linde.  Tillhör avdelningen gör även Maria Rosendahl som är uppdragsinriktad projektledare för större uppdrag, bland annat satsningen på Demensvänligt Helsingborg.

En lång beskrivning av en viktig avdelning. Hoppas du har lärt dig något nytt och sprid gärna kunskapen vidare till dina kollegor.

Om du har frågor till avdelningen för kvalitet och utveckling kan du kontakta negar.sohrabijahromi@helsingborg.se eller maria.rosendahl@helsingborg.se.