Myndigheten – deras beslut blir uppdrag till verksamheterna

Dags att fylla på kunskap om våra avdelningar igen. Den här gången är det myndighetens tur. Även om myndigheten inte är en stödfunktion så är deras arbete och beslut grunden för de insatser vi gör i våra verksamheter.

Alla kan ansöka om insatser inom ramen för både lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), socialtjänstlagen (SoL) och bostadsanpassningsbidragslagen (BAB). När en ansökan kommer till vård- och omsorgsförvaltningen hamnar den hos en handläggare på myndigheten. Först efter en utredning kommer det ett beslut om den sökande har rätt till stöd eller inte.

Så här går det till

Ansökan

För att få stöd behöver alla sökande uppfylla de krav som de olika lagrummen ställer. Genom att skicka in olika typer av underlag, som till exempel läkarintyg, är det den sökande som ska visa på vilket behov hen har.

– De ansökningar som kommer in fördelas på våra handläggare beroende på vilken lag man söker utifrån. Vi har elva handläggare som utreder insatsbehov inom LSS, ca 35 handläggare inom SoL samt fyra handläggare inom BAB, säger Mikael Håkansson Mannsdorff, myndighetschef.

Utredning

Handläggarna går därefter igenom ansökan och gör en utredning. De tittar på underlagen men gör också hembesök hos den sökanden om det behövs samt pratar med anhöriga eller företrädare (till exempel god man eller förvaltare) samt andra yrkesgrupper för att få en så tydlig helhetsbild som möjligt.

Beslut

När en utredning är klar fattar handläggaren beslut. Ett beslut kan innehålla rätt till en eller flera insatser. För att få en gemensam syn på hur de olika behoven ska bedömas har handläggarna gemensamma ärendedragningar där de diskuterar utifrån lagarna och hur de ska tolkas. Det ska inte bero på vilken handläggare du har om det blir ja eller nej. Alla har rätt till en rättssäker bedömning utifrån lagar, rutiner, riktlinjer med mera.

Myndigheten fattar mängder av beslut per dag och det är många människor som vi försöker hjälpa på bästa sätt. När beslut om insatser är fattat från myndigheten går ansvaret för kunden och att insatserna utförs över till verksamheten. Majoriteten av insatserna går som planerat men ibland brister vi. Dessa händelser kan bli reportage i media.

– Här behöver vi nyansera bilden då det är undantagsfallen som uppmärksammas. Majoriteten av besluten är rätt utifrån lagstiftningen och vi har bra verksamheter som utför insatserna, säger Mikael Håkansson Mannsdorff.

Uppföljning och omprövning

Alla beslut ska regelbundet följas upp. En gång per år är målsättningen. Men det kan också komma löpande signaler från utförarna om hur individens behov ser ut, om insatserna fungerar och om något behöver justeras. Signalerna kan då leda till att det blir en uppföljning som i sin tur leder till en omprövning. Omprövningen kan leda till att en insats ändras eller att det blir fler/färre insatser. Det är alltid individens behov vid uppföljningen som styr insatserna.

Utmanande och påfrestande att arbeta med myndighetsutövning

Som handläggare behöver du ha en helhetssyn på hur saker och ting hänger ihop, vara lite av en spindel i nätet, ha koll på omvärlden och vara beredd på förändringar. För det som händer i samhället påverkar också vår förvaltning och särskilt myndighetsutövandet. Två konkreta exempel är dels att kriget i Ukraina gjort att vi suttit i flertalet möten om massflyktsdirektivet och dels att det hårdare klimatet i samhället gör att vi behöver samverka mer med polisen och andra myndigheter.

Som handläggare möter man också människor i utsatta situationer och som kan ha både psykisk sjukdom, funktionsvariation och hög ålder att ta hänsyn till.

– De flesta som arbetar med människor gör nog det för att man vill finnas till och hjälpa andra, så också våra handläggare. Men i grund och botten handlar handläggning om att tolka lagarna och ge den hjälp individen har rätt till, varken mer eller mindre. Självklart är det tufft att fatta ett avslagsbeslut men om vi inte följer lagarna får vi beslut som är rättsosäkra och godtyckliga, säger Mikael Håkansson Mannsdorff.

Samarbetar med många

Det beslut som biståndshandläggarna fattar bestämmer att någon ska ha en viss insats. Sen är det verksamheterna som omsätter besluten i praktiken och hur insatsen ska göras. För att våra kunder ska känna sig trygga samarbetar myndigheten med både våra egna verksamheter men även med andra, som till exempel socialförvaltningen, arbetsmarknadsförvaltningen, Helsingborgs lasarett samt flera privata leverantörer av hemvård, LSS-insatser och personlig assistans. Mellan dessa olika utförare behöver det finnas en förståelse både för de olika uppdragen och för varandras processer och förutsättningar.

Genom att ha tydliga samarbeten, ansvarsfördelningar samt överenskomna rutiner och processer för de olika delarna ökar möjligheterna till bra övergångar från beslut till faktisk insats. Då minskar även risken för att skav uppstår och att människor hamnar i kläm.

– Överlag fungerar det bra, men det är klart att vi ibland måste bli bättre tillsammans, säger Mikael Håkansson Mannsdorff. Vi behöver tillsammans prata om var bristerna finns, annars kommer vi inte framåt. Ofta handlar det om olika syn på vem som ansvarar för vad och hur det ska göras.

Processen mellan sjukhusvård och hemsjukvård

Ett prioriterat område framöver är att komma längre i processen när utskrivna patienter på sjukhuset ska hem och då har behov av att får stöd från kommunen.

– Min uppfattning är att vi måste arbeta mycket mer förebyggande och över yrkes- och organisationsgränser. Redan nu pågår det olika mötesformer med både Region Skåne, sjukhuset och primärvården då vi är så starkt beroende av varandra. Mycket är bra men min absoluta övertygelse är att vi kan göra mer och bättre saker tillsammans där vi har fokus på kunden och hens behov, säger Mikael Mannsdorff Håkansson.

Individuella beslut kräver individuella lösningar

– De beslut som myndigheten fattar är individuella och det betyder att verksamheten ska ordna en individuell lösning. Istället för att placera personer utanför vår organisation behöver vi tillsammans hitta lösningar inom staden. Vi har ett ansvar att behålla så mycket som möjligt av helsingborgarnas skattemedel inom kommunen, säger Mikael Håkansson Mannsdorff.

Det finns stora utmaningar i framtiden, främst inom LSS. Något handläggarna har märkt är att de som ansöker oftare är har andra och större behov av hjälp jämfört med för bara några år sedan. Det ställer nya krav på de insatser vi ska utföra och när.

– Här behöver vi börja göra saker, inte bara prata om att det finns ändrade behov. Vi behöver se över vilka boendeformer som framtidens kunder vill ha. Det tar tid att planera och bygga hus. Vi har kommit en bit på vägen både internt och externt men vi behöver redan nu jobba med hur vi kan stötta upp tidigare med insatser för barn och ungdomar. För om vi inte fångar upp dem i tid kan de ha ännu större behov när de blir äldre, säger Mikael Håkansson Mannsdorff.

Kontrollerar så att pengarna hamnar hos rätt mottagare

Varje år gör förvaltningen utbetalningar om totalt cirka 271 miljoner kronor till företag och privatpersoner för insatser de utför. En nationell undersökning har kommit fram till att cirka fyra procent av alla utbetalningar för insatser är felaktiga. För vård och omsorgsförvaltningen blir då motsvarande belopp cirka 10,8 miljoner kronor per år.

Sedan i våras har avdelningen en ny enhet; myndighetens gemensamma resurser. Där jobbar medarbetarna bland annat med felaktiga utbetalningar, så kallade brott mot välfärden. Hittills har enheten stoppat/återkrävt utbetalningar på drygt 6 miljoner kronor. Pengar som istället kan göra nytta för någon annan som har ett verkligt behov.

– Det var helt obruten mark när vi började och vi har gjort stora framsteg på kort tid, säger Mikael Håkansson Mannsdorff. Men det här är bara ett område där vi behövde tänka framåt då vi lever i en föränderlig värld. Jag brukar sticka ut hakan och säga att vi kanske lägger tid på fel saker? Vi behöver kanske tänka annorlunda inom fler områden?

En verksamhet i ständig utveckling

Mikael Håkansson Mannsdorff har varit myndighetschef sedan 2017. Sedan dess har avdelningen växt och utvecklats på flera plan. Fler handläggare, tydligare processer och utökade samarbeten.

– Jag vill att vi ska vara en modern, effektiv myndighet som vill bli ännu bättre. Vi ska vara kompetenta men samtidigt orädda och komma med förslag till förändringar. Genom att vi hela tiden tittar framåt och förstår vår del i välfärdssamhället kan vi löpande göra små justeringar för att dels göra ett bättre jobb men också för att medarbetarna ska trivas, säger Mikael Mannsdorff Håkansson.

Återstår att se hur framtiden påverkar myndighetens arbete framöver. Säkert är att avdelningen kommer att ta sig an utmaningarna med nyfikenhet och engagemang.

Om du vill veta mer om myndighetens arbete kan du kontakta mikael.hakanssonmannsdorff@helsingborg.se eller nicolas.ferreira@helsingborg.se.