Så här är läget med (Ä)LSKA-projektet
Processkunskap, gemensamma begrepp och termer, behovet av en processorganisation, vikten av uppdaterade rutiner och att vi behöver arbeta på helt nya sätt. Det är lärdomar som projektgruppen för LSKA-projektet har fått till sig under det senaste året. För även om det verkar som att inget har hänt så har projektet rullat på.
Som medarbetare kommer du inte att märka någon större skillnad än så länge. Processer och rutiner finns fortfarande kvar på KUL, men om något behöver uppdateras så kommer det endast att uppdateras i Canea. Länken på intranätet kommer att gå till dokumentet i Canea istället. Hemvårdsappen kommer inte att påverkas.
Nya kunskaper har lett till framflyttad tidplan
Utifrån lärdomarna har tidplanen för att byta system till Canea fått ändras. Projektet skulle egentligen ha levererat ett fungerande system med all dokumentation på plats redan i september 2022 men i maj 2022 beslutade att det sättet inte skulle vara möjligt och flyttade fram leveransdatum först till december 2022 och sedan till mars 2023. Då var målet att systemet skulle vara i drift och dokumenten från KUL skulle vara överflyttade. Därefter skulle sedan projektet utveckla processerna tillsammans med verksamheterna utifrån våra kunders vägar genom förvaltningen.
Under hösten har därför projektgruppen fokuserat på att flytta dokument och processer från KUL på intranätet till Canea. Ett arbete som nu kommer att vila i väntan på nya beslut som ska tas under våren på hur arbetet ska fortsätta. Samtidigt har projektgruppen fått mycket kunskap i vad som krävs för att jobba i processer över verksamhetsgränserna och har insett att vi inte kan lansera Canea som tänkt i mars 2023. I Canea krävs det att vi ritarrvåra processer och kopplar rutiner, checklistor, manualer med mera. Att bara flytta dokumenten utan ordning gör att det blir krånglig för alla att hitta rätt.
Vägen framåt
För att kunna använda systemet fullt ut behöver vi förändra hur vi arbetar med och beskriver våra processer. Dels behöver flera av våra processer bli tydligare och dels behöver de följa kundens väg genom förvaltningen istället för hur vi är organiserade. I vår ska därför förvaltningsledningen tillsammans med projektgruppen se över och besluta om en gemensam karta över våra processer på olika nivåer.
Att jobba efter kundens vägar genom förvaltningen betyder att vi
- tillsammans jobbar med hela arbetsflöden över våra organisatoriska gränser.
- kan se hur olika delar påverkar varandra och hur de bidrar till helheten.
- kan se hur förbättringar kan göras så att kunden får sina behov tillgosedda på bästa sätt.
- blir bättre rustade för att hantera alla de utmaningar vi står inför med snabba förändringar och en verksamhet som är i ständig rörelse.
Men, för att komma dit behöver vi
- utbilda fler i processkunskap
- identifiera de processer vi har
- identifiera och besluta om processägare och andra roller för respektive process
- utse nyckelpersoner i verksamheterna som behöver ingå i att utveckla och sköta våra processer.
Ett första steg är att fler ska få utbildning i processmetodik och göra praktiskt processarbete. Här börjar vi under våren med att ge förvaltningsledningen en rejäl grund att stå på. Därefter kommer det att tas fram en ny tidplan, förändrade leveransmål och en förändrad projektorganisation där fler medarbetare i förvaltningen kommer att tas med i arbetet framåt.
Bakgrund
Läs mer om projektet, bakgrund och arbetssätt på projektsidan om LSKA på intranätet.
Mer information
Kontakta Emmy Sandberg, emmy.sandberg@helsingborg.se om du vill veta mer.